ما هي إدارة المشاريع الرقمية؟

ما هي إدارة المشاريع الرقمية؟

إدارة المشاريع الرقمية مصطلح حديث نسبياً، ولكن قبل أن نتحدث عنه يجب أن نعرف ما هي إدارة المشاريع؟
ربما تكون قد خططت ونفذت مشروعًا من قبل. حتى شيء بسيط مثل مشروع تحسين المنزل سيتطلب منك وضع ميزانية للوقت والنفقات، وتقسيم المهام على مدار عدة ساعات أو أيام، واتباع الخطوات بترتيب معين.
تعرف على المزيد حول العمليات والمنهجيات ومجالات المعرفة لمديري المشاريع الرقمية من خلال هذا المقال.

تعاريف مهمة قبل أن نبدأ (حسب معهد إدراة الأعمال  PMI-Project Management Inistitute)
  • ما هو المشروع:"إنه مسعى مؤقت يتم إجراؤه لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. قبل تحقيق النتيجة، يجب أن يمر كل جانب من جوانب المشروع بمراحل البدء والتخطيط والتنفيذ. تُعرف هذه العملية بدورة حياة إدارة المشروع، وهي شريان الحياة للمشاريع الناجحة."
  • ما هي إدارة المشاريع:" تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة وجوانب المشروع لتلبية متطلبات المشروع."

 {tocify} $title={ محتويات المقال }

ما هي إدارة المشاريع؟

كما ذكرنا سابقاً فإن إدارة المشاريع تعني تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع.
في مجال الأعمال والصناعة، يتم إنشاء مشروع أو تعيينه مع وضع هدف محدد في الاعتبار، وعادة ما يكون مرتبطًا بأهداف المنظمة. قد يتراوح المشروع من إنشاء وإطلاق منتج جديد تمامًا، إلى حملة تسويقية مستهدفة.

تتطلب الإدارة الفعالة للمشروع القدرة على تحقيق التوازن بين الطلبات المتنافسة مثل النطاق والجدول الزمني والموارد والجودة والمخاطر. كما يتضمن أيضًا التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة، بما في ذلك أعضاء الفريق والعملاء والأطراف الأخرى ذات الصلة. الهدف النهائي لإدارة المشروع هو تحقيق النتائج والفوائد المرجوة من المشروع مع ضمان اكتمال المشروع بكفاءة وفعالية.

الصفات المشتركة للمشاريع

بغض النظر عن الحجم أو الغرض، تشترك جميع المشاريع في بعض الصفات المشتركة:
  • كل مشروع فريد ومنفصل
  • المشاريع عابرة أو مؤقتة، وليست أنشطة وظيفية دائمة (يتطلب تحديد بداية ونهاية لكل مشروع)
  • لكل مشروع هدف مخطط له، سواء كان ذلك لإنتاج منتج أو خدمة أو نتيجة محددة
  • يتم قياس نجاح المشروع من حيث الناتج أو النتيجة أو القيمة أو الفوائد
  • تتضمن قيود المشروع عادةً الوقت والنطاق والتكلفة
عادةً ما يقود مدير المشاريع المتمرس وذوي الخبرة فريقًا ويشرف على تخطيط المشروع، والمشتريات، والتنفيذ، والإغلاق. مديرو المشاريع الناجحون منظمون للغاية، مرنون، ماهرون في تحفيز وقيادة الفرق، و حل المشكلات.

ما هي إدارة المشاريع الرقمية؟

مع هذه التطورات التي نشهدها على الصعيد التكنولوجي والإداري ظهر مصطلح جديد يتم طرحه بشكل متزايد وهو "إدارة المشاريع الرقمية Digital Project Management".
في العصر الحالي، أصبح الإنترنت جزءاً لا يتجزأ من عالمنا.
ولقد ظهرت أعمال جديدة لتواكب هذه الثورة الرقمية الهائلة، وتطورت الأعمال التقليدية أيضاً لتواكب هذا التطور.
وولت أيام إدارة العمل وتخزين البيانات باستخدام القلم والأوراق والملاحظات اللاصقة.
بل بات جزءاً من الماضي أيضاً حفظ مستنداتك وجداول بيانات في مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
وأصبحت الشركات الأن، تعتمد في تسيير أعمالها على برمجيات متقدمة لإدارة مختلف جوانب المؤسسة، وظهر أيضاً مفهوم التخزين السحابي والذي يسمح لموظفي الشركة الدخول إلى بياناتهم وتعديلها في أي مكان وفي أي وقت.

تعريف إدارة المشاريع الرقمية

هي عملية إدارة المشاريع الرقمية عبر الإنترنت من الفكرة وحتى الإكمال، وفقاً للميزانية والموراد المتاحة، وضمن الجدول الزمني المتاح. تتضمن إدارة المشاريع الرقمية تخطيط العمليات المنوطة بالمشروع وتفويضها وتتبعها ومراجعتها وقياسها (المراحل الخمسة في إدارة المشاريع)، وعادة ما يتم ذلك كله باستخدام واحدة من منصات إدارة المشاريع الرقمية.


تتطلب إدارة المشاريع الرقمية الفعالة مهارات اتصال قوية إلى جانب المهارات التقنية، حيث يجب على مديري المشاريع العمل بشكل وثيق مع المصممين والمطورين ومنشئي المحتوى وأصحاب المصلحة الآخرين لضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبما يرضي جميع الأطراف المعنية

ماذا يندرج تحت مسمى "المشاريع الرقمية"؟

هناك العديد من المشاريع التي تعتبر مشاريعاً رقمية ومنها على سبيل المثال لا الحصر:
وغيرها الكثير

ما هي مراحل إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع الرقمية


تنقسم إدارة المشاريع إلى خمس مراحل وفقاً للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، وهي:
  • الإعداد أو البدء (Initiating) 
هي المرحلة الأولى من مراحل إدارة المشروع. وتتمثل في تحديد الهدف العام والأهداف الفرعية التي يجب تحقيقها للوصول إلى النتيجة المرجوة. 
  • التخطيط (Planning)
 تبدأ هذه المرحلة بعد تحديد الأهداف ومخرجات المتوقعة للمشروع، ووضع خطة محكمة ومناسبة. تشمل تحديد الموارد والميزانية والجدول الزمني.
  • التنفيذ (Executing) 
تبدأ هذه المرحلة بتنفيذ الخطة الموضوعة مسبقًا. وتشمل توزيع المهام والموارد وإدارة الجدول الزمني والتواصل مع الفريق والعملاء وجميع أصحاب المصلحة.
  • الرصد والمراقبة (Monitoring and Controlling) 
يتم في هذه المرحلة مراقبة تقدم المشروع وسير العميلة ومقارنتها بالخطة الأصلية، واتخاذ التدابير اللازمة للتعامل مع أي مشكلات أو تحديات. وتشمل تعديل الخطة الأصلية إذا لزم الأمر.
  • الإغلاق (Closing) 
  • في المرحلة الأخيرة، يتم إنهاء المشروع بشكل رسمي وكامل. وتسليم العميل أو المستفيد. وتشمل هذه المرحلة تقييم الأداء العام وتحليل النتائج والاستفادة من الأخطاء والنجاحات لتحسين خطط المشاريع المستقبلية.
للتعرف على هذه المراحل بالتفصيل يمكنك الاطلاع على مقالة (المراحل الخمسة لإدارة المشاريع)

ما هي المجالات المعرفية لإدارة المشاريع؟

وفقاً للدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، تتطلب إدارة المشاريع المعرفة بالمجالات التالية:
  • إدارة تكامل المشروع (Integration management)
  • إدارة نطاق المشروع (Scope management)
  • إدارة الجدول الزمني للمشروع (Time management)
  • إدارة تكلفة المشروع (Cost management)
  • إدارة جودة المشروع (Quality management)
  • إدارة موارد المشروع (Resources management)
  • إدارة التواصل للمشروع (Communications management)
  • إدارة مخاطر المشروع (Risk management)
  • إدارة مشتريات المشروع (Procurement management)
  • إدارة المعنيين بالمشروع (Stakeholder management)
لا يمتلك كل مدير مشروع مُعد جيدًا فهمًا قويًا لمجالات معرفة إدارة المشروع التالية فحسب، بل يعرف أيضًا كيفية عمل المناطق معًا. سيضمن الفهم القوي لهذه المجالات من الصناعة والمعرفة الشخصية والتقنية وظائف أكثر سلاسة وأخطاء أقل وفرق أكثر سعادة.

إدارة تكامل المشروع (Integration management)

عندما يتم الانتهاء من مشروعك عبر أقسام مختلفة، لكل منها عملياتها ومنهجياتها الخاصة، يلزم قدر كبير من التنسيق لجعل الإدارات تتعاون مع بعضها البعض، وتتواصل بشكل جيد، وتقدم أي تنازلات ضرورية. قبل تنفيذ ممارسات إدارة التكامل، عليك (كمدير مشاريع) أن تكتسب فهمًا واضحًا للأنظمة والعمليات والمنهجيات الحالية التي يستخدمها كل فريق في المشروع. 

ولضمان تكامل المشروع بالشكل الأمثل، يقوم مدير المشاريع بـ6 خطوات أساسية، هي:
  • ميثاق المشروع (Project Charter) :
    يكتب راعي المشروع أو مدير المشروع هذه الوثيقة، التي تحدد الأدوار والمسؤوليات والأهداف والمخرجات، يتضمن ذلك تحديد رؤية المشروع وأهدافه ونطاقه وأصحاب المصلحة. وتعطي مدير المشروع سلطة تنفيذ المشروع.
  • بيان النطاق (scope statement):
    لتحديد الإطار العام لجميع المهام، والفرق التي تقوم بتنفيذها، والمخرجات من تلك المهام. يساعد بيان النطاق أصحاب المصلحة في المشروع على فهم غرض المشروع وأهدافه، ويوضح حدود المشروع لتجنب أي سوء فهم أو سوء فهم. كما أنها بمثابة نقطة مرجعية في جميع مراحل المشروع لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح وتحقيق أهدافه.
  • خطة إدارة المشروع:
    ويتم إحضار جميع خطط المشروع في هذا المستند الفردي مع الأهداف والميزانية والمخاطر والنطاق وهيكل تنظيم العمل (Work Breakdown Structure WBS) وخطة إدارة أصحاب المصلحة وخطة إدارة التغيير. 
  • إدارة أعمال المشروع:
    وتتضمن إدارة الموارد وتنفيذ وإنشاء التغييرات عند الضرورة ومراجعة الأداء مقابل الأهداف. مدير المشروع مسؤول عن ضمان تنفيذ جميع أنشطة المشروع وفقًا لخطة إدارة المشروع ومعالجة أي مشكلات أو مخاطر في الوقت المناسب.
  • أداء التحكم المتكامل في التغيير:
    وهي توثيق أي تغييرات للحفاظ على نطاق المشروع تحت السيطرة. يتضمن ذلك مراقبة أداء المشروع مقابل خطة إدارة المشروع، وتحديد الفروق، واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. يجب على مدير المشروع مراقبة تقدم المشروع باستمرار وتعديل الخطة حسب الحاجة لضمان تحقيق أهداف المشروع.
  • إغلاق المشروع أو المرحلة:
    وذلك من خلال مراجعة وتقييم وتوثيق النتائج وتسليم المخرجات. يجب أن يتأكد مدير المشروع من اكتمال جميع مكونات المشروع وأن المشروع مغلق رسميًا بطريقة ترضي جميع أصحاب المصلحة.
سيكون دورك كمدير للمشروع هو تشكيل إستراتيجية متماسكة تجمع فرقًا متعددة وتساعدهم على العمل معًا بسلاسة. ستقوم بتنسيق العمليات المختلفة ، ومواءمة الأهداف ، وتحقيق التوازن بين الطلبات المتنافسة ، وإجراء المفاضلات ، والعثور على بدائل مناسبة من أجل إبقاء المشروع.

إدارة نطاق المشروع (Scope management)

يشير نطاق مشروعك إلى الحجم الإجمالي للعمل الذي يجب القيام به من أجل تقديم المنتج أو الخدمة الموعودة أو النتيجة ضمن المواصفات المتفق عليها. ويتضمن ذلك كل ما يجب أن يدخل في المشروع (مدخلات المشروع)، وكذلك ما يحدد نجاحه.

يتطلب تنفيذ عمليات إدارة نطاق المشروع التالية قدرًا من الجهد، على المدى الطويل. فبدون خطة شاملة لإدارة نطاق المشروع، فهناك فرصة عالية لفريقك للقيام بعمل غير ضروري، وربما حتى إضاعة الوقت في التفكير فيما يجب عليهم القيام به بعد ذلك.
  • خطط لنطاقك:
    اجمع المدخلات من جميع أصحاب المصلحة، ثم قم بتوثيق كيفية تحديد نطاق المشروع وإدارته والتحقق منه والتحكم فيه. تعني هذه الخطوة تحديد متطلبات المشروع وتحديد مدى تغطيتها ضمن نطاق المشروع.
  • جمع المتطلبات:
    وثق بالضبط ما يريده أصحاب المصلحة وكيف ستدير توقعاتهم. يمكن الحصول على هذه المتطلبات من خلال إجراء مقابلات أو استطلاعات الرأي أو حتى إجراء ورش عمل مع أصحاب المصلحة.
  • حدد نطاقك:
    قم بإنشاء بيان بالمهام المحددة التي لم يتم تضمينها في المشروع. ويتم ذلك بعد تحديد متطلبات المشروع وتحديد مدى تغطيتها ضمن نطاق المشروع. وتهدف هذه الخطوة إلى تأكيد عدم وجود أي مهام يتم إجراؤها خارج نطاق المشروع الأساسي.
  • اكتب نطاق المشروع :
    اشرح بالضبط ما سيتم تسليمه في نهاية المشروع، وحدد معالم العمل الذي يتعين القيام به. ويتضمن هذا البيان وصفًا دقيقًا للتسليمات المنتجة والمخرجات المطلوبة والأهداف المحددة. وتعد هذه الخطوة مهمة جدًا لضمان وجود تفاهم واضح بين جميع أعضاء فريق المشروع حول محتوى المشروع ونطاقه
  • إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS) :
    قسّم المشروع بأكمله إلى مهام فردية أصغر مع تسليمات محددة بوضوح. ويتم تنفيذ هذه الخطوة باستخدام هيكل تقسيم العمل WBS والذي يتمثل في عرض المشروع كشجرة، حيث يظهر الهدف الرئيسي في أعلى الشجرة، وتنقسم المهام الفرعية إلى أقسام فرعية أصغر، وهكذا.
  • تحقق من صحة نطاقك:
    احصل على مراجعة كاملة وموافقة من الطرف/ الأطراف المناسبة على نطاق المشروع. ويتم ذلك عن طريق عرض الوثائق والبيانات المختلفة التي تم إعدادها مسبقًا. والتأكد من أنها تمثل متطلبات جميع أصحاب المصلحة وتلبي متطلبات المشروع بشكل كامل. 
  • تحكم في نطاقك:
    راقب حالة المشروع من البداية إلى النهاية، مع ضمان التنفيذ الصحيح والتعديل حسب الحاجة. وتشمل هذه الخطوة أيضًا التحقق من أن العمل المنجز يتناسب مع نطاق المشروع وأنه يتم إدارته بشكل صحيح.
تتضمن خطة إدارة النطاق الجيدة اتصالًا مفتوحًا بين جميع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق المشاركين في المشروع ، مما يؤدي إلى عدد أقل من المفاجآت أو سوء التواصل طوال الوقت. عندما يعرف الجميع ويفهم بالضبط ما هو العمل المطلوب ، يمكنهم بسهولة التركيز على الإنجازات الصحيحة.

إدارة الجدول الزمني للمشروع (Time management)

إن إدارة وقت المشروع هي عملية مستمرة تؤثر بشكل مباشر على جودة المشروع ونطاقه وتكلفته. حيث توفر عمليات إدارة الوقت إطارًا لتطوير سلسلة من الأنشطة، وتقديرات الموارد ، بالإضافة إلى تحديد مدى ملاءمتها لخطة إدارة المشروع الشاملة.

بالإضافة إلى الالتزام بالمواعيد النهائية الحاسمة ، فإن الإدارة الاستراتيجية للوقت لها تأثير شخصي إيجابي على فريقك ، وتحديداً تعزيز:
  • ضغط اقل
  • زيادة الإنتاجية
  • أخطاء أقل
  • إتقان محسّن
  • المزيد من الفرص للمشاريع المستقبلية
  • تلبية أهداف الميزانية
  • زيادة الرضا

إدارة تكلفة المشروع (Cost management)

إدارة المشاريع الرقمية


لضمان الحفاظ على مشروعك في حدود الميزانية، عليك إدارة عملية التكلفة من أربعة أجزاء لمساعدتك في تحديد الميزانية ومراقبة التكاليف والتنبؤ بها.

تخطيط الموارد

ينظر تخطيط الموارد بشكل خاص إلى التكاليف المرتبطة بتخصيص وجدولة كل مورد. نظرًا لتعقيد هذه العملية ، يمكن أن يساعد هيكل تنظيم العمل (WBS) في التبسيط وتوفير الوضوح. حدد الموارد التي سيتم استخدامها لإكمال كل عنصر في WBS وتحديد التكاليف المرتبطة.

تقدير التكاليف

تقدير التكلفة هو العملية الجارية لتقريب التكاليف المرتبطة بكل من الموارد المطلوبة لجميع الأنشطة المجدولة. يجب على مديري المشاريع تكرار تقديرات التكلفة كلما تغير نطاق المشروع أو تمت الموافقة على طلبات التغيير. توفر هذه التقديرات ملخصًا لجميع التكاليف التي ينطوي عليها إنهاء المشروع بنجاح ، من البداية إلى النهاية.

ميزانية التكلفة

في ميزانية التكلفة الخاصة بك ، تقوم بدمج تقديرات التكلفة للأنشطة الفردية في التكلفة الإجمالية للمشروع ، وتحديد توقيت التكاليف ، ثم قياس تقدم المشروع مقابل تكاليف الأساس التقريبية. يجب أن تأخذ هذه الميزانيات في الاعتبار كل شيء من تكاليف العمالة المباشرة إلى تكاليف المواد وتكاليف المصنع وتكاليف المعدات والتكاليف الإدارية وتكاليف البرامج.

مراقبة الكلفة

يتطلب التحكم في تكاليف المشروع أن تكون على دراية بالميزانية الأصلية والتكاليف المعتمدة والتكاليف المتوقعة والتكاليف الفعلية والتكاليف الملتزم بها. في حالات التغييرات في النطاق أو المخاطر غير المتوقعة ، سيحتاج مدير المشروع إلى مراجعة مستوى التأثير واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.

إدارة جودة المشروع (Quality management)

الجودة ليست شيئًا يُقاس فقط في نهاية المشروع. إن التقييم المستمر لجودة جميع الأنشطة يعني أن مدير المشروع يمكنه اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة لضمان تحقيق الجودة المطلوبة.

تساعد عملية إدارة الجودة في التحكم في تكلفة المشروع ، ووضع المعايير ، وتحديد خطوات تحقيق تلك المعايير وتأكيدها. كما أنه يقلل من مخاطر فشل المنتج أو العملاء غير الراضين.

تخطيط الجودة

تبدأ خطة إدارة الجودة الجيدة بتعريف واضح لهدف المشروع. ما هو المنتج أو المخرج النهائي الذي من المفترض أن يحققه؟ كيف يبدو؟ ماذا يفترض ان يفعل؟ كيف تقيس رضا العملاء؟ كيف تحدد ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا؟

ستساعدك الإجابة عن هذه الأسئلة وغيرها في تحديد متطلبات الجودة وتعريفها ، مما يسمح لك بمناقشة النهج والخطط اللازمة لتحقيق تلك الأهداف. ويشمل ذلك تقييم مخاطر النجاح ، ووضع معايير عالية ، وتوثيق كل شيء ، وتحديد الأساليب والاختبارات لتحقيق النجاح والتحكم فيه والتنبؤ به والتحقق منه.
تأكد من تضمين مهام إدارة الجودة في خطة المشروع وتفويض هذه المهام لمجموعات العمل و / أو الأفراد الذين سيقومون بالإبلاغ عن مقاييس الجودة وتتبعها.

تاكيد الجودة

تستخدم اختبارات ضمان الجودة نظامًا من المقاييس لتحديد ما إذا كانت خطة الجودة تسير بطريقة مقبولة أم لا. باستخدام كل من المقاييس النوعية والكمية ، يمكنك قياس جودة المشروع بشكل فعال مع رضا العملاء. ستساعدك هذه الاختبارات ، أو عمليات تدقيق الجودة ، على التنبؤ والتحقق من الوصول إلى الأهداف.

رقابة الجودة

بينما يحدث ضمان الجودة قبل تحديد المشكلة ، فإن مراقبة الجودة تستجيب لمشكلة قائمة. تراقب مراقبة الجودة مخرجات المشروع المحددة وتحدد الامتثال للمعايير المعمول بها. كما تحدد عوامل الخطر للمشروع والتخفيف من حدتها ، مع البحث عن طرق لمنع الأداء غير المرضي والقضاء عليه.

إدارة موارد المشروع (Resources management)

إدارة الموارد هي الجهد المشترك لإدارة وتعيين موارد مؤسستك مثل أعضاء الفريق والميزانيات والقدرة التشغيلية. تعتمد الإدارة الناجحة للموارد على ثلاث إمكانيات رئيسية:

  • الرؤية: رؤى دقيقة حول ما يعمل عليه الأشخاص والمدة التي تستغرقها كل مهمة.
  • تحديد الأولويات: أولويات واضحة وتوقعات المشروع المشتركة عبر المنظمة.
  • التتبع: تتبع في الوقت الحقيقي وتحديثات الحالة طوال دورة حياة المشروع بأكملها.
تمكن إدارة الموارد بفعالية فريقك من التركيز على العمل المناسب في الوقت المناسب. تحدث هذه العملية في مرحلتين أساسيتين: 


تخطيط الموارد

يعد تخطيط الموارد هي إحدى خطوات مخطط المشروع (project outline)، حيث تحدد جميع الموارد التي ستكون ضرورية لإكمال مشروع معين.

حيث يساعدك تخطيط الموارد على تجنب الميزانيات الضخمة والفرص الضائعة وسوء التواصل بين المهام والفرق.


جدولة الموارد

من المهم أن تتذكر أن الأشخاص المختلفين لديهم مهارات مختلفة. تساعد جدولة المهام بناءً على نقاط القوة الفردية في تحسين معدلات إنجاز المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، عندما يقوم الأشخاص بعمل يجيدون القيام به ، فإنهم عادة ما يكونون أكثر سعادة وانخراطًا.

توفر لك الإدارة الجيدة للموارد، في تعظيم كفاءة فريقك، تحسين معنوياتهم، وأيضاً ستحصل على تقارير ورؤى دقيقة

بصفتك مدير المشروع ، فأنت الشخص الرئيسي للعديد من الفرق، حيث تتعامل مع مختلف العمليات والاحتياجات والصراعات والأفراد. لكن كونك قائد المشروع لا يعني العمل بمفردك. يعني أسلوب القيادة التعاوني أنك تعمل مع قادة آخرين عبر مجالات: التسويق ، والمبيعات ، والهندسة ، وتكنولوجيا المعلومات ، والعمليات ، وما إلى ذلك ، وتشكيل فريق متعدد الأقسام من القادة.

إذا كنت تريد أن تعمل فرقك بشكل جيد معًا ، فمن المهم بشكل خاص أن تكون قدوة يحتذى بها. كن لاعبًا جيدًا في الفريق ، واطلب التعليقات من المجالات الأخرى واستقبلها ، وساهم بشكل منتج في مشاريع الآخرين، وشارك خبراتك، وكن صريحًا وشفافًا، واستخدم برنامجًا تعاونيًا لإبقاء الجميع في نفس الصفحة. عندما تستفيد من خبرة زملائك القادة ، فلا بد أن تتحسن قيادتك.

إدارة التواصل للمشروع (Communications management)

إن ضمان إيصال المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع لا ينطوي فقط على معرفة ما يجب قوله ، ولكن متى وكم مرة. ومعرفة متى تتكلم ومتى تستمع.

خطة الاتصالات

حدد التوقعات والإجراءات من البداية حتى يعرف فريقك بالكامل كيف يجب أن يتلقوا المعلومات ويرسلوها. يجب أن تضمن خطة الاتصالات على توثيق متطلبات الاتصالات طوال عمر المشروع بحيث يكون جميع أصحاب المصلحة على علم بذلك . بعض هذه المتطلبات تشمل:

  • الإيقاع: كم مرة سيتم إرسال التحديثات؟
  • الجمهور: من الذي سيتم إرسال اتصالات المشروع إليه؟ هل توجد مجموعات مختلفة لأنواع مختلفة من الاتصالات؟
  • الغرض: هل سيتم إرسال تقارير التقدم في كل معلم رئيسي؟ هل ستتم مشاركة طلبات التغيير مع جميع أصحاب المصلحة؟
  • القناة: ما هي القنوات (البريد الإلكتروني ، Slack ، مؤتمر الفيديو ، إلخ) التي سيتم استخدامها لأي اتصالات؟

إدارة الاتصالات

بمجرد موافقة جميع أصحاب المصلحة على خطة الاتصالات ، يحتاج مدير المشروع إلى التأكد من أن الاتصالات تتبع تلك الإرشادات. يجب النظر إلى الخطة على أنها وثيقة حية طوال حياة المشروع ، و يجب إبلاغ فريق المشروع بأي تغييرات.

التحكم بالاتصالات

لا يجد جميع أصحاب المصلحة أهمية في كل تفاصيل المشروع ، لذلك قم فقط بتضمين أصحاب المصلحة في الاتصالات عند الضرورة. أنشئ مجموعات فرعية من أصحاب المصلحة وحدد أنواع الاتصالات التي يحتاج كل منهم إلى تلقيها - حالة المشروع ، وأداء المشروع ، والمخاطر ، والتكاليف ، وغيرها. تعمل السيطرة الفعالة على الاتصال على تبسيط إدارة المشروع وحفظ قادة المشروع وأعضاء الفريق من تشتيت الانتباه والمعلومات غير ذات الصلة.

إدارة مخاطر المشروع (Risk management)

تعتبر المخاطر جزءًا لا مفر منه في كل مشروع ويجب احتسابها في جميع مراحل إدارة المشروع. سيفهم مدير المشروع الماهر مخاطر المشروع المحتملة وتأثيراتها ويديرها لتحسين احتمالات نجاح المشروع في نهاية المطاف.

إدارة المخاطر هي العملية التي تتخذها للتخفيف من التأثير السلبي المحتمل الذي يمكن أن تحدثه الأحداث غير المتوقعة على تكلفة المشروع أو الجدول الزمني أو الموارد الأخرى. 

تتم إدارة المخاطر عادةً في 5 خطوات:
  • تخطيط المخاطر: قم بتوثيق خطة إدارة المخاطر بنهج محدد ، بما في ذلك كيفية تحديد المخاطر وتسجيلها وكيفية تحديد حالات الطوارئ ومالكيها وتعيينهم.
  • تحديد المخاطر: ابحث عن المخاطر المحتملة للمشروع.
  • تحليل المخاطر : قم بإجراء تحليل نوعي وكمي للمخاطر ، ثم أدخل بياناتك في سجل المخاطر.
  • خطة الاستجابة للمخاطر: قم بتشكيل استجابة لكل تهديد وفرصة تم تحديدها ضمن نطاق عتبة تحمل المخاطر الخاصة بك.  
  • مراقبة المخاطر: مراقبة المخاطر وتنفيذ خطط الاستجابة وتوثيق التهديدات والفرص اللاحقة التي تظهر خلال دورة حياة المشروع.

إدارة مشتريات المشروع (Procurement management)

عندما يتطلب مشروعك دمج المنتجات أو الخدمات المشتراة في العمل ، سواء في شكل سلع أو خدمات مخصصة ، أو استشارات مهنية. فعلى سبيل المثال ، قد يتطلب منك مشروعك تأمين خدمات قانونية أو استشارية أو تصميمة مثلاً.

قد يكون لديك فريق مشتريات (في الشركات الكبيرة) لمساعدتك في التعامل مع المشتريات والأعمال الورقية، لكن وظيفتك ستظل تتضمن إدارة المشتريات اللازمة والإشراف عليها ودمجها كمكونات للمشروع.

عند الشراء أو التعاقد، ستحتاج إلى مراعاة ما يلي والتخطيط للشراء ضمن نطاق مشروعك:
  • تكلفة / فائدة شراء ما تحتاجه بدلاً من الحصول عليه داخليًا
  • من هو الجهة المانحة الموافقة لكل صفقة شراء؟
  • كيف تتناسب كل عملية شراء مع ميزانيتك الإجمالية؟
  • كيف ستؤثر مواعيد تسليم البضائع أو الخدمات أو الاستشارات على الجدول الزمني الإجمالي الخاص بك؟
  • كيف ستقيس جودة السلع أو الخدمات المستلمة؟
  • ما هي متطلبات العقد للمشتريات الخارجية؟
  • كيف ستحدد الموردين المحتملين وتختار واحدًا؟
  • هل ستكون هناك عملية مناقصة تنافسية؟

إدارة المعنيين بالمشروع (Stakeholder management)

تهدف إدارة المعنيين بالمشروع إلى تحسين العلاقات بين جميع أصحاب المصلحة وتحسين تفاعلاتهم وتأثيرهم على المشروع. وتساعد إدارة المعنيين بالمشروع على تقليل المخاطر وزيادة فرص النجاح للمشروع، بناء علاقات جيدة مع جميع أصحاب المصلحة، وتحسين الإنجازات والأداء العام للمشروع. وبهذه الطريقة، يمكن أن تكون إدارة المعنيين بالمشروع عاملاً مهماً في نجاح المشروع وتحقيق أهدافه بشكل فعال.

تتمثل الخطوة الأولى في إدارة أصحاب المصلحة في إجراء تحليل لأصحاب المصلحة ، مما يساعدك على تحديد الأفراد أو المجموعات المناسبة قبل بدء مشروعك. وهناك ثلاثة مكونات أساسية لتحليل أصحاب المصلحة:

تحديد أصحاب المصلحة

من سيتأثر بمشروعك أكثر من غيره؟ قم بعصف ذهني لقائمة أصحاب المصلحة المحتملين مع فريق المنتج. مثل العملاء والموردين والمستخدمين والشركاء والموظفين والمجتمع المحلي والحكومة والمستثمرين. ويتم تحديد هذه الأطراف الفاعلة بواسطة فريق المشروع في مرحلة مبكرة من إعداد المشروع.


إعطاء الأولوية لأصحاب المصلحة

تقييم اهتمام أصحاب المصلحة وتأثيرهم ومستوى مشاركتهم في المشروع. وهناك طريقة مفيدة لتصور ذلك وهي إنشاء شبكة Power Interest. (انظر المراجع.) والتي تساعد على تحديد مستوى القوة والاهتمام لكل أصحاب المصلحة وتحديد الأولويات في التعامل معهم.

فهم أصحاب المصلحة

ستحتاج إلى تحديد أفضل طريقة لإشراك كل من أصحاب المصلحة والتواصل معهم لكسب تأييدهم ودعمهم. 
تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في إنشاء ملف تعريف لأصحاب المصلحة يطرح ثلاثة أسئلة:
  • ما الذي يحفزهم؟
  • كيف يتوافق هذا المشروع مع أولوياتهم؟
  • هل لديهم نظرة سلبية للمشروع؟
بمجرد أن يكون لديك فكرة واضحة عن من هم أصحاب المصلحة وما يحتاجه كل منهم، فإن الخطوة التالية هي تطوير استراتيجية اتصال لتوجيه المشاركة خلال العملية.

$ads={1}

ما المقصود بمنهجيات إدارة المشاريع؟

إدارة المشاريع الرقمية


نظرًا لأن كل صناعة مختلفة وكل مشروع فريد من نوعه، فقد طور خبراء إدارة المشاريع سلسلة من الأساليب المحددة لإدارة العمل. تركز كل من هذه المنهجيات بشكل خاص على أفضل طريقة لبدء المشاريع وتخطيطها وتنفيذها. يناءً على أهداف المشروع وقيمه، ومدى تعقيد العمل، وغيرها من العوامل.
 حيث توفر منهجيات إدارة المشروع بنية تحتية لإنجاز المشاريع. فهي تحدد الآلية و الأسلوب المتبع لكيفية إدارة المهام والمشاريع وتنفيذها، من البداية إلى النهاية.

فيما يلي نظرة عامة على منهجيات إدارة المشاريع الأكثر شيوعًا :

ما هي أكثر منهجيات إدارة المشاريع استخدامًا؟

منهجية Agile (المنهجية الرشيقة):

يتجه Agile نحو الشعبية المتزايدة يوماً بعد يوم باعتباره نهجًا أكثر مرونة و مدفوعًا بالتغيير في إدارة المشاريع، وخاصة المشاريع الرقمية.
كما يوحي الاسم (المنهجية الرشيقة)، يضع Agile نفسه كنظام يفسح المجال لتحقيق تحول أسرع والقدرة الديناميكية على التكيف بسرعة مع التغييرات المطلوبة أو تصحيحات المسار. يميل نهج Agile إلى اتخاذ منظور أكثر تمحورًا حول الأشخاص ، وتنفيذ مراحل قصيرة ومتكررة تسمى سباقات السرعة التي تعتمد على التعليقات المستمرة التي تعيد تشكيل مسار المشروع وتنقيحه باستمرار.
أدى نجاح Agile في مجال تطوير البرمجيات إلى ارتفاعها السريع في اعتمادها في مجال التسويق. تشير فرق التسويق والإبداع المدفوعة بالرشاقة إلى أنها تحررهم من دورات التطوير اللانهائية التي تحدث غالبًا مع منهجيات إدارة المهام التقليدية مع إعطاء دفعة لإبداعهم.

منهجية الشلال Waterfall:

تعد منهجية Waterfall إحدى أهم منهجيات إدارة المشاريع التقليدية، حيث تعتم على استخدام نهج متسلسل من أعلى إلى أسفل لإدارة المشروع.
باستخدام Waterfall، يسعى مديرو المشاربع إلى القضاء على المخاطر وعدم اليقين من خلال تحديد جميع الخطوات في المشروع وتحديد نطاقه وميزانيته وجدوله الزمني مقدمًا.
تتمثل إحدى أسس Waterfall في أن استثمار الوقت في المراحل الأولى من المشروع في التصميم والمتطلبات المناسبة سيؤدي في النهاية إلى تقليل الوقت والجهد والمشاكل المستقبلية.
ويتم تحقيق ذلك بشكل أساسي من خلال ضمان اكتمال مرحلة واحدة من المشروع بنسبة 100 في المائة بنجاح قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.

منهجية سكرم Scrum:

Scrum هو إطار عمل رشيق آخر ينظم المشاريع بما يعرف بسباقات السرعة (Sprints)، أو فترات زمنية محددة للغاية. تنشئ الفرق تراكمًا من المهام التي يجب إكمالها بسرعة وتقوم بالتخطيط لمواعيد نهائية واقعية. خلال السباق، تعقد الفرق اجتماعات يومية للإبلاغ عما أنجزوه في اليوم السابق، وما يخططون للقيام به في ذلك اليوم، وأي حواجز قد تعيقهم. في نهاية السباق ، يتم عقد اجتماع لمراجعة الإنجازات.

    وهذه ليست سوى أمثلة قليلة لمنهجيات إدارة المشاريع.
    لتستطيع تحديد ما هي المنهجية الأنسب للمشروع، عليك الإجابة على بعض الأسئلة
    تتضمن بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل اتخاذ قرار بشأن المنهجية ما يلي: ما هو نهجك المفضل لإدارة المشروع؟ هل يتوافق المشروع مع المنهجية المختارة؟ ما مدى جاهزية فريقك لمنهجيتك المختارة؟ هل لديك الأدوات اللازمة لتطبيق هذه المنهجية؟
    من المهم جداً التأكد من أن مشروعك يتوافق مع قواعد وعمليات المنهجية المختارة.

    ما هي مهام ومسؤوليات مدير المشاريع الرقمية؟

    يتمثل دور مدير المشروع الرقمي في ضمان إكمال جميع المهام والعمليات اللازمة لإتمام المشروع وتسليمه في الوقت المحدد وضمن الميزانية المتاحة.
    وفي الآونة الأخيرة، أصبحوا مدراء المشاريع الرقمية مسؤولون عن التأكد من أن المشروع ينسجم أيضا مع تحقيق أهداف المؤسسة.
    يتأكد مديرو المشروعات الرقمية من أن جميع عناصر اللازمة لإتمام المشروع تتحرك بسلاسة، ويشمل ذلك ما يلي:
    • إنشاء ووضع خطة المشروع والجدول الزمني والميزانية اللازمة
    • تعيين المهام وتوزيعها
    • تحديد المواعيد النهائية لإنجاز المهام
    • إدارة الفريق وتسهيل التواصل بين أعضاء الفريق
    • تذليل العقبات والمصاعب التي قد تواجه الفريق
    • تقديم التقارير عن حالة المشروع إلى المدراء التنفيذيين
    • ضمان الجودة في مختلف مراحل المشروع
    • تقييم نجاح المشروع

    ما المهارات التي يجب أن يمتلكها مدير المشاريع الرقمية؟

     يتم اكتساب العديد من مهارات مدير المشروع الرقمي من خلال الخبرة العملية إضافة للاكتساب العلمي. ومن أهم تلك المهارات إدارة الوقت وإدارة الموارد البشرية وإدارة قنوات التواصل ضمن المشروع.
    فضلاً عن المهارات الأساسية في الإدارة كالتخطيط والتنظيم والتفويض.
    وتختلف المهارات المطلوبة اللازمة لشغل منصب مدير المشروع الرقمي باختلاف طبيعة عمل المؤسسة، ولكن هناك بعض المهارات الأساسية اللازمة، إليك بعض المهارات التي قد تراها مدرجة في متطلبات الوظيفة لمدير مشروع رقمي:
    • التعاون
    • مهارات اتصال قوية
    • القدرة على حل المشاكل
    • الانتباه للتفاصيل
    •  مهارات تنظيمية قوية
    •  القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات
    •  إدارة الفرق متعددة الوظائف
    •  تنسيق وتسهيل الاجتماعات والاستعراضات
    •  تبسيط سير الأعمال المعقدة 

    SEMrush

    ما هي المنصات والأدوات التكنولوجية التي يستخدمها مدير المشاريع الرقمية؟

    تذكر أنه لا بد أن تحدث الحوادث والخطأ البشري وأخطاء الإهمال. كما هو الحال مع تخفيف المخاطر، لا يمكنك منع كل الأشياء من الوقوع في الخطأ، ولكن يمكنك تقليل الاحتمالية. يمكن أن يؤدي الاعتماد على بعض العمليات الآلية أيضًا إلى توفير الوقت ووتبسيط عملك والحفاظ على الاتصالات الحيوية محدثة. بالمقابل هناك العديد من المنصات التي تسهل وتنظم وتؤتمت العمل، وذلك لجعل إدارة المشاريع مع الفريق  سهلة وفعالة.
    استفد منها وقم بمتابعة فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من التعاون معًا.

    إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك:

    منصات التعاون ومشاركة الملاحظات

    هناك العديد من منصات التعاون ومشاركة الملاحظات واللوحات البيضاء الرقمية التي يمكنك استخدامها لمشاركة فريقك، أنصح منها:

    منصات إدارة المشاريع

     توفر منصات إدارة المشاريع حلولاً متكاملة لإدارة فريقك وجميع مهامك من خلال منصة واحدة متكاملة، وتختلف الميزات المتاحة من منصة لأخرى. أهم منصات إدارة المشاريع:
    كل هذه الأدوات توفر الكثير من الوقت، وتمنحك القدرة على التعاون مع فريقك  بكفاءة.
    وهذا يمنحك (وكل عضو في فريقك) رؤية للمشروع بأكمله.

    هل ترغب أن تكون مدير مشاريع رقمية؟

    هناك العديد من المقالات والدورات التدريبية والكتب الرقمية وشهادات إدارة المشاريع التي يمكنك الحصول عليها عبر الإنترنت لمساعدتك في الصمود في وجه المنافسة.

    هل تود تعلم المزيد من المهارات؟

    تزودك هذه المدونة بالمهارات التي تحتاجها للحصول على مسيرة مهنية ناجحة؛ وهذه مجرد واحدة من العديد من الأدوات والموارد التي ستجدها هنا في Digital Age.
    لا تنسى أن تشترك في قائمتنا البريدية المجانية، ليصلك كل جديد يسهم في تطوير حياتك المهنية!




    الأسئلة الشائعة

    ما هي أهمية إدارة المشاريع الرقمية؟

    تعد إدارة المشاريع الرقمية أساسية لتحقيق النجاح في المشاريع الحديثة بسبب العديد من الفوائد التي توفرها، مثل زيادة الإنتاجية وتحسين جودة المنتج وتقليل مخاطر المشروع وتحسين تواصل الفريق وتوفير الوقت والتكاليف. فتواجدك الرقمي يضمن لك انتشار على نطاق واسع وزيادة الوعي بعلامتك التجارية

    كيف يمكن تحسين إدارة المشاريع الرقمية؟

    يمكن تحسين إدارة المشاريع الرقمية عن طريق تحسين استخدام الأدوات والبرامج الإلكترونية، وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء، وتحسين تخطيط الموارات والجداول الزمنية والميزانيات، وتحسين إدارة الموارد والمشتريات والعقود والمخاطر. أيضًا من خلال تحسين الأساليب المستخدمة لتوجيه وتدريب أعضاء الفريق وتحسين العمليات والإجراءات المستخدمة في المشروع. ويمكن تحقيق ذلك من خلال التدريب والتطوير وتحسين العمليات وتحديث الأدوات والبرامج الإلكترونية.

    ما الفرق بين التحول الرقمي والرقمنة؟

    التحول الرقمي هو عملية تطوير نموذج الأعمال وتبني تقنيات رقمية وحلول تقنية الاتصالات في جميع جوانب المؤسسة أو المنظمة، مثل العمليات التشغيلية والتسويق والخدمات والتفاعل مع العملاء وغيرها، بهدف تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقديم تجربة أفضل للعملاء وتحقيق النمو والربحية.
    أما الرقمنة فهي تحويل المعلومات من شكلها الورقي إلى شكل رقمي باستخدام التقنيات الرقمية، مثل المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف والأرقام، وهذا يساعد على تحسين إدارة المعلومات وتسهيل الوصول إلى البيانات وتحليلها ومشاركتها.
    وبالتالي، يمكن القول إن التحول الرقمي يعني تحويل العمليات والأنشطة والخدمات إلى شكل رقمي، بينما الرقمنة تركز على تحويل المعلومات إلى شكل رقمي. ويمثل التحول الرقمي تحدياً كبيراً للمؤسسات والمنظمات في العالم الرقمي الحالي، حيث يتطلب تغييراً شاملاً في طريقة التفكير والعمل لتحقيق النجاح في السوق المنافس.

    كيفية تنفيذ مشروع رقمي؟

    يتضمن تنفيذ مشروع رقمي وضع خطة مفصلة للمشروع، وتحديد الأولويات واختيار الأدوات والتقنيات المناسبة، وتنفيذ المهام والتحقق من تقدم المشروع، واختبار وتقييم النتائج وإطلاق المنتج، ومراقبة وصيانة المنتج بشكل دوري للتأكد من استمرارية عمل المنتج وتحديثه.




    المراجع

    Kotayba Bouzian

    استشاري تسويق بالمحتوى، وتحسين محركات البحث SEO، والتسويق عبر محركات البحث SEM. لدي خبرة بأفضل الوسائل والأساليب لبناء تواجدك الرقمي وتحسين ظهورك في صفحات محركات البحث، وبناء خطة لمحتواك الرقمي لجذب عملائك، وبناء الثقة بعلامتك التجارية.

    5 تعليقات

    1. ما الفرق بين البرنامج و المشروع

      ردحذف
      الردود
      1. أهلاً أخي الكريم
        يشير المشروع إلى النشاط المؤقت، الذي يتم إنشاؤه لإنشاء منتج أو خدمة متميزة، لها أهداف معينة.
        أما البرنامج فينطوي على مجموعة من المشاريع المرتبطة ببعضها البعض، بطريقة متسلسلة لتحقيق الفوائد المشتركة.

        حذف
    2. المشروع هو مجهود محدد له بداية ونهاية للحصول على نتيجة او خدمة وكل نهاية مشروع تحقق هدف محدد اما البرنامج فهو مجموعة مشاريع لها علاقة مع بعضها البعض فهناك فائدة ومنفعة من ادارتها

      ردحذف
    3. كيف يمكن تطبيق منهجية ادارة المشاريع الرقمية بالمكتبات الجامعية

      ردحذف
      الردود
      1. في حال كان المشروع له نهاية وبداية واضحة فيمكن تطبيق كل ما سبق من أدوات ومراحل على المكاتب الجامعية
        أما إن كانت العمليات مستمرة ودورية فعليكم تطبيق مناهج وطرق إدارة العمليات

        حذف
    إرسال تعليق
    أحدث أقدم