المراحل الخمسة في إدارة المشاريع

حجر الأساس لأي مشروع ناجح، هو مدير مشروع (PM) ناجح. 

إلا أن بعض الأشخاص يعتقدون أن المهمة الوحيدة لمدير المشروع هي تذكير الجميع بالمواعيد النهائية وإعداد الاجتماعات، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة.

هناك علم لما يقومون به (علم إدارة المشاريع) ولديهم فهم عميق للمراحل الخمسة  لإدارة المشاريع.

في هذه المقالة، سأقوم بتغطية ما تنطوي عليه كل مرحلة من هذه المراحل الخمس:

• المرحلة 1: بدء المشروع
• المرحلة 2: تخطيط المشروع
• المرحلة 3: تنفيذ المشروع
• المرحلة 4: أداء المشروع / الرصد
• المرحلة 5: إغلاق المشروع

 {tocify} $title={ محتويات المقال }

تم تطوير المراحل الخمسة لإدارة المشروع، بواسطة معهد إدارة المشاريع (PMI)، والذي بدأ عام 1969، حيث تعتبر PMI أكبر جمعية عضوية غير ربحية في العالم لمهنة إدارة المشاريع. ولقد وضعت معايير لإدارة المشاريع والبرامج والمحفوظات، وتقدم برامج تدريب أكاديمية، إضافة إلى شهادات ذات موثوقية عالية، ومن أهم تلك الشهادات، شهادة إدارة المشروعات (PMP) ®.

الدليل المعرفي لإدارة المشروعات (دليل PMBOK®)

في محاولة لتوحيد معلومات وممارسات إدارة المشاريع، قام فريق من أكثر من 80 من أعضاء PMI بكتابة الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (دليل PMBOK®)، حيث يتم تحديث دليل PMBOK® باستمرار من قبل PMI لتغطية أفضل الممارسات التي يتم استخدامها في جميع أنحاء العالم لتحقيق أفضل النتائج.

المراحل الخمسة في إدارة المشاريع

تعرف إدارة المشاريع على أنها:" تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة وجوانب المشروع لتلبية متطلبات المشروع."، وتقسم إلى خمس مراحل:

المرحلة 1: بدء المشروع

هذه هي بداية المشروع أو نقطة الإنطلاق، والهدف من هذه المرحلة هو فهم المشروع بصورة عامة، وإذا كان المشروع ممكنًا أم لا، وإذا كان ينبغي تنفيذه أم لا.

فإذا تم الموافقة على المشروع، فستحتاج إلى إنشاء ميثاق مشروع أو مستند بدء مشروع (PID) يحدد من خلاله الغرض والمتطلبات الخاصة بالمشروع. ويجب أن يتضمن مستند بدء المشروع أيضاً على احتياجات العمل وأصحاب المصلحة وحالة العمل.

لقد أدرجت في مقالة سابقة 10 أسئلة خاصة بهذه المرحلة (10 أسئلة عليك الإجابة عنها قبل البدء بأي مشروع رقمي)

إقرأ أيضاً: ابدأ مشاريعك بشكل صحيح: دليلك الكامل لبدء المشروع

المرحلة 2: تخطيط المشروع

هذه المرحلة هي مفتاح الإدارة الناجحة للمشروع وتركز على تطوير خارطة طريق يتبعها الجميع.

تبدأ هذه المرحلة عادةً بتحديد الأهداف من الطرق الأكثر شيوعًا لتحديد الأهداف (S.M.A.R.T) و (CLEAR)

تحديد الأهداف بطريقة (S.M.A.R.T.)

يجب أن يكون الهدف بناءً على طريقة (S.M.A.R.T.):

• (محدد specific) – أي أن تكون الأهداف واضحة ومحددة، ويمكن تحديد الأهداف من خلال الإجابة عن الأسئلة التالية: من ، ماذا ، أين ، متى ، ماذا ، ولماذا.
• (قابلة للقياس Measurable) – اجعل لأهدافك مؤشرات لإمكانية قياسه
• (يمكن تحقيقه Achievable) – أجعل هدفك قابلاً للتحقق وواقعي
• (ذات صلة Relevant ) – هل لهذا الهدف علاقة بالمشروع؟
• (في الوقت المناسب Time Based) – وذلك من خلال إنشاء إطار زمني لتحقيق الهدف.

تحديد الأهداف بطريقة (C.L.E.A.R)

وهي طريقة أحدث لتحديد الأهداف، والتي تأخذ في الاعتبار بيئة الأعمال السريعة اليوم

• (تعاوني-Collaborative) - يجب أن يشجع الهدف الموظفين على العمل معًا.
• (محدود - Limited) - يجب أن تكون محدودة في النطاق والوقت لإبقائها قابلة للإدارة.
• (عاطفي – Emotional) - يجب أن تستفيد الأهداف من شغف الموظفين وأن تكون شيئًا يمكن أن يشكلوا علاقة عاطفية معه.
• (ممكن إدراكه – appreciable) – يجب أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق ويظهر عنه نتائج واضحة
• (مرن - Refinable) – أجعل من الهدف مرن وقابل للتجديد

وفقاً للمعطيات خلال هذه المرحلة، يتم تحديد نطاق المشروع ووضع خطة لإدارة المشروع. وتحديد كل من التكلفة والجودة والموارد المتاحة، وجدول زمني واقعي.

كما وتتضمن هذه المرحلة أيضًا إنشاء مؤشرات لقياس الأداء(KPI)، كما ويتم تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، بحيث يعرف كل من يشاركون في المشروع ما يتحملون المسؤولية عنه.

إقرأ أيضاً: ما هي خطة المشروع؟ وما هي أهم الخطوات لكتابة خطة ناجحة

مستندات مرحلة تخطيط المشروع

فيما يلي بعض المستندات التي سيقوم المسؤول بإنشائها خلال هذه المرحلة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح:

• (بيان النطاق أو المشروع - Scope Statement): مستند يحدد بوضوح احتياجات العمل وفوائد المشروع والأهداف والتسليمات والمعالم الرئيسية. 
• (جدول تفصيل العمل - Work Breakdown Schedule "WBS"): وهو التمثيل المرئي لنطاق المشروع وتقسيمه وفقاً للإدارات المسؤولة عن المشروع. اطلع على مقال: ما هو هيكل تقسيم العمل WBS في إدارة المشاريع؟
• (المراحل الرئيسية – Milestones):  وهو تحديد الأهداف عالية المستوى التي يجب تحقيقها خلال المشروع وإدراجها في مخطط جانت. 
• (مخطط جانت - Gantt Chart):  جدول زمني مرئي يمكنك استخدامه لتخطيط المهام وتصور المخطط الزمني لمشروعك. 
• (خطة الاتصال – Communication Plan): وهو أمر بالغ الأهمية في حال كان المشروع يتطلب التواصل مع أطراف خارجية.
• (خطة إدارة المخاطر - Risk Management Plan): لتحديد جميع المخاطر المتوقعة.و تشمل المخاطر الشائعة تقديرات الوقت والتكلفة غير الواقعية، ودورة مراجعة العملاء، وخفض الميزانية، والمتطلبات المتغيرة، ونقص الموارد المخصصة.

$ads={1}

المرحلة 3: تنفيذ المشروع

هذه المرحلة هي نواة المشروع والتي يتم تنفيذ الخطوات اللازمة لإنجاز المشروع. وتتضمن هذه المرحلة تقارير الحالة والاجتماعات وتحديثات التطوير وتقارير الأداء وعادة ما يمثل اجتماع "البداية - Kickoff" إنطلاقاً لمرحلة تنفيذ المشروع، حيث يتم إطلاع الفرق المشاركة على مسؤولياتها.

مهام مرحلة التنفيذ

تشمل مرحلة التنفيذ ما يلي:

• تخصيص الموارد
• تنفيذ خطط المشروع
• إدارة المشتريات إذا لزم الأمر
• إعداد أنظمة التتبع
• إدارة المهام
• اجتماعات الحالة
• تحديث جدول المشروع
• تعديل خطط المشروع حسب الحاجة

المرحلة 4: مراقبة / رصد أداء المشروع

في هذه المرحلة يتم قياس تقدم المشروع وأدائه وضمان أن كل شيء يحدث يتوافق مع خطة المشروع. ويتم ذلك من خلال مؤشرات قياس الأداء (KPIs) لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا. وعادة ما يختار مدراء المشاريع من اثنين إلى خمسة من مؤشرات الأداء الرئيسية. منها:

1. أهداف المشروع: يعد قياس ما إذا كان المشروع وفقًا للجدول الزمني والميزانية مؤشرًا على ما إذا كان المشروع سيحقق أهداف أصحاب المصلحة.

2. تسليمات الجودة: هذا يحدد ما إذا كان يتم الوفاء بمخرجات مهمة محددة.

3. تتبع الجهد والتكلفة: سيحسب مديرو البرامج الجهد وتكلفة الموارد لمعرفة ما إذا كانت الميزانية تسير على الطريق الصحيح. يُعلم هذا النوع من التتبع ما إذا كان المشروع سيلبي تاريخ اكتماله بناءً على الأداء الحالي.

4. أداء المشروع: هذا يرصد التغييرات في المشروع. يأخذ في الاعتبار كمية وأنواع القضايا التي تنشأ ومدى سرعة معالجتها. يمكن أن تحدث هذه من عقبات غير متوقعة والتغيرات في النطاق.

خلال هذا الوقت، قد يحتاج مديرو المشاريع إلى تعديل الجداول الزمنية والموارد لضمان أن المشروع يسير على الطريق الصحيح

المرحلة 5: إغلاق المشروع

بمجرد اكتمال المشروع، غالباً ما يعقد مدراء المشاريع اجتماعًا لتقييم ما حدث بشكل جيد في المشروع وتحديد إخفاقات المشروع. وهذا مفيد جداً لاستخلاص الدروس بحيث يمكن إجراء تحسينات للمشاريع المستقبلية.

بمجرد اكتمال المشروع، لا يزال يتعين على مدراء المشاريع تنفيذ بعض المهام. كإنشاء ميزانية المشروع النهائية وإعداد تقرير المشروع النهائي. وأخيرًا، سوف يحتاجون إلى جمع جميع مستندات المشروع والتسليمات وتخزينها في مكان واحد.

ما هي أفضل المنصات والبرامج لإدارة المشاريع المتوافقة مع المراحل الخمسة لإدارة المشاريع؟

هناك العديد من برامج إدارة المشاريع المدفوعة و المجانية (التي يمكنك إنشاء حساب مجاني عليها).

لتستطيع تقييم برنامج إدارة مشاريع ما، فيجب أن يغطي بكفاءة المراحل الخمسة في إدارة المشاريع.

ClickUp: أداة شاملة لجميع مراحل إدارة المشروع 

إدارة المشاريع تحتاج إلى نظام متكامل يغطي كل مرحلة من المراحل الخمس. ClickUp هو الحل المثالي بفضل مرونته وقدرته على التكيف مع جميع مراحل المشروع. من بدء الفكرة، إلى التخطيط التفصيلي، وحتى المراقبة والإغلاق، يمكنك تخصيص المهام، تحديد الأولويات، ومتابعة التقدم باستخدام أدوات ذكية ومتعددة. إن كنت تبحث عن أداة تضمن لك التغطية الشاملة لكل تفاصيل مشروعك، فـ ClickUp هو الخيار الأفضل.  

ابدأ اليوم في استخدام ClickUp وتأكد من إدارة مشروعك بطريقة احترافية وذكية.

Teamwork: لتعزيز التعاون بين الفريق في جميع المراحل 

خلال مراحل إدارة المشروع، لا سيما التخطيط والتنفيذ، يعد التعاون بين أعضاء الفريق أمرًا ضروريًا. Teamwork يقدم أدوات فعالة تتيح لك تقسيم المشاريع إلى مهام فردية، تعيين المسؤوليات، والتواصل بسلاسة بين الأعضاء. سواء كنت في مرحلة البدء أو الإغلاق، Teamwork يوفر لك التحكم الكامل في توزيع الأدوار وتحقيق الأهداف بنجاح.  

انضم إلى فريقك الآن على Teamwork وابدأ في تحسين تعاونكم وتحقيق المزيد من الإنتاجية.

Workiom: تنظيم البيانات لتسهيل التخطيط والمتابعة 

في مراحل التخطيط والمراقبة، يتطلب المشروع تنظيمًا محكمًا للبيانات والمعلومات. Workiom يساعدك في إنشاء أنظمة مخصصة لتتبع بيانات مشروعك بشكل مرن ودقيق. سواء كنت تدير قوائم المهام أو تقوم بتحليل المعلومات، توفر Workiom الأدوات التي تتيح لك السيطرة الكاملة على تنظيم بياناتك بما يساهم في تقدم مشروعك بكفاءة.  

ابدأ اليوم في استكشاف إمكانيات Workiom وحقق أقصى استفادة من تنظيم البيانات في مشروعك.

Todoist: لإدارة المهام اليومية في التنفيذ والمراقبة

عندما تبدأ في تنفيذ المشروع، تعد متابعة المهام اليومية أمرًا حاسمًا لنجاح المشروع. Todoist هو الحل المثالي الذي يساعدك على تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات يومية صغيرة قابلة للتنفيذ. بفضل التنبيهات والتذكيرات الذكية، يمكنك متابعة سير العمل والتأكد من تحقيق الأهداف في الوقت المحدد. Todoist هو الأداة التي تبقيك على المسار الصحيح، سواء في مرحلة التنفيذ أو المراقبة.  

استفد من Todoist الآن لتنظيم يومك وزيادة إنتاجيتك في كل مرحلة من مراحل المشروع.

Airtable: تنظيم البيانات المرنة لمتابعة المشروع بشكل شامل

عندما تحتاج إلى تنظيم البيانات والمعلومات المتعلقة بمشروعك بطريقة مرنة وفعالة، فإن Airtable هو الحل المثالي. بفضل قابليته للتخصيص وتكامله مع أدوات مختلفة، يمكنك استخدامه في جميع مراحل المشروع، من التخطيط إلى الإغلاق، لإنشاء قواعد بيانات مخصصة تلبي احتياجاتك. Airtable يساعدك في تتبع التقدم بشكل ديناميكي ويساهم في نجاح المشروع من خلال تقديم البيانات بطريقة تفاعلية وسهلة.  

ابدأ الآن في استخدام Airtable وانقل تنظيم مشروعك إلى مستوى أعلى من الاحترافية.

ما أهمية المراحل الخمسة لإدارة المشاريع؟

تمر جميع المشاريع بكل مرحلة من المراحل الخمس بغض النظر عن حجمها. يعد قرار تقسيم المشروع رسميًا إلى مراحل طريقة ممتازة لإدارة تركيز الفريق وتخصيص الموارد ومواءمة دورة حياة المشروع بالكامل مع العملاء وأصحاب المصلحة. من خلال التفكير من حيث المراحل، يضمن فريق المشروع أن التسليمات التي يتم إنتاجها في نهاية كل مرحلة تلبي أهداف المشروع.

 إن إدارة المشروع بمرحلة تضمن أيضًا أن الفريق جاهز بشكل صحيح للمرحلة التالية. كما أنها توفر النهج نهجًا منظمًا لتسليم المشروع. الأنشطة والمخرجات والمسؤوليات المحددة تخلق خارطة طريق واضحة ومشتركة لفريق المشروع ليتبعها.

فائدة أخرى لإدارة المشروع حسب المرحلة هي التطور التدريجي للمشروع. يساعد هذا في تحديد المجالات التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام لمرحلة معينة.

بعض التحديات في المراحل الخمسة لإدارة المشاريع

يمكن أن تكون إدارة المشروع عملية معقدة وصعبة، مع مجموعة من العقبات المحتملة التي يمكن أن تنشأ أثناء سير المشروع. تتضمن بعض التحديات الشائعة ما يلي:

تغيير في شكل النطاق

يحدث تغيير في النطاق عندما يتخطى نطاق المشروع حدوده الأصلية، مما يؤدي غالبًا إلى زيادة التكاليف والتأخيرات والفشل في تحقيق أهداف المشروع.

قيود الموارد

الموارد المحدودة، مثل الوقت والمال والموظفين، يمكن أن تجعل من الصعب إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبمعايير الجودة المطلوبة.

ضعف الاتصال

 يمكن أن يؤدي ضعف التواصل بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة وغيرهم من المشاركين في المشروع إلى سوء الفهم والتأخير والأخطاء.

إدارة المخاطر

يعد تحديد المخاطر وإدارتها جزءًا مهمًا من إدارة المشروع، ولكن قد يكون من الصعب توقع جميع المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات فعالة للتخفيف منها.

إدارة الوقت

تعد إدارة الوقت أمرًا بالغ الأهمية لإكمال المشروع في الموعد المحدد، ولكن التأخيرات غير المتوقعة والعقبات غير المتوقعة وعوامل أخرى قد تجعل من الصعب البقاء على المسار الصحيح.

إدارة التغيير

قد يكون من الصعب إدارة التغييرات في نطاق المشروع أو المتطلبات أو الأهداف، وغالبًا ما تتطلب تعديلات على خطة المشروع وموارد إضافية.

مراقبة الجودة

قد يكون ضمان استيفاء المشروع لمعايير الجودة المطلوبة أمرًا صعبًا، لا سيما عند التعامل مع مشاريع معقدة أو العمل مع العديد من أصحاب المصلحة.

القيادة وديناميكيات الفريق

تعتبر القيادة الفعالة وديناميكيات الفريق القوية ضرورية لإدارة المشروع الناجحة، ولكن يمكن أن تنشأ النزاعات والصدامات الشخصية وغيرها من القضايا التي يمكن أن تؤثر سلبًا على المشروع.

$ads={2}

في الختام

توفر المراحل الخمسة لإدارة المشاريع إطارًا لإدارة المشروع من البداية إلى النهاية. من مرحلة البدء، حيث يتم تحديد المشروع وتقييم جدواه، إلى مرحلة الإغلاق، حيث يتم الانتهاء من المشروع وتوثيق نتائجه، تلعب كل مرحلة دورًا مهمًا في ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد، في حدود الميزانية ومعايير الجودة المطلوبة. باتباع نهج منظم لإدارة المشاريع، يمكن للشركات زيادة احتمالية نجاح المشروع وتحقيق أهدافها ضمن النطاق المحدد والميزانية والجدول الزمني. من خلال تطبيق من المراحل الخمسة لإدارة المشاريع، يمكن للشركات التخطيط والتنفيذ والمراقبة بفعالية لمشاريعها، مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق النتائج المرجوة وقيادة النجاح لمنظمتهم.

الأسئلة الشائعة

ما المقصود بمصطلح دورة حياة المشروع؟

بغض النظر عن الحجم أو النطاق، تتبع جميع المشاريع عملية مماثلة. في إدارة المشروع، تسمى هذه العملية دورة حياة المشروع.

تتكون دورة حياة المشروع بشكل عام من أربع مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق. ومع ذلك، يضيف بعض مديري المشاريع مرحلة خامسة تسمى المراقبة والتحكم.

يمكن أن تساعد الخطوة الإضافية المديرين في إبقاء المشروع على المسار الصحيح وتضمن تحديد المشكلات ومعالجتها على الفور.

نتيجة لذلك، تعتبر النماذج ذات الخمس مراحل أكثر مرونة وفعالية في مساعدة المشاريع على النجاح.

ما هي فوائد إدارة المشروع؟

 يمكن أن تساعد إدارة المشروع في ضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبمعايير الجودة المطلوبة. يمكن أن يساعد أيضًا في تحسين الاتصال وتقليل المخاطر وتعزيز العمل الجماعي.

ما هي المهارات المطلوبة لإدارة المشروع بشكل فعال؟

 تتطلب الإدارة الفعالة للمشروع مجموعة من المهارات، بما في ذلك المهارات القيادية والتواصل وحل المشكلات وإدارة الوقت والمهارات التنظيمية.

كيف يمكن لمديري المشاريع إدارة مخاطر المشروع؟

يمكن لمديري المشاريع إدارة مخاطر المشروع من خلال تحديد المخاطر المحتملة، وتقييم تأثيرها واحتمالية حدوثها، وتطوير استراتيجيات التخفيف من المخاطر، ورصد المخاطر في جميع أنحاء المشروع.

ما هو المشروع؟

المشروع هو مسعى مؤقت مصمم لتحقيق هدف محدد. تعتبر المشاريع فريدة من نوعها من حيث أن لها بداية ونهاية محددين، وعادة ما يتم تنفيذها لإنشاء نتيجة أو منتج أو خدمة غير متوفرة حاليًا. غالبًا ما تكون المشاريع معقدة وتتطلب جهدًا منسقًا من عدة أفراد أو فرق لإكمالها. يمكن أن تكون المشاريع صغيرة أو كبيرة في نطاقها، ويمكن أن تتراوح من مهام بسيطة مثل إنشاء موقع ويب إلى مبادرات معقدة مثل إنشاء مبنى جديد أو إطلاق منتج جديد. تعتبر الإدارة الفعالة للمشروع أمرًا ضروريًا لضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، ووفقًا لمعايير الجودة المطلوبة.

المصادر

https://project-management.com/project-management-phases/

https://www.smartsheet.com/blog/demystifying-5-phases-project-management

https://blog.hubspot.com/marketing/project-management-phases