المراحل الخمسة في إدارة المشاريع

حجر الأساس لأي مشروع ناجح، هو مدير مشروع (PM) ناجح. 
إلا أن بعض الأشخاص يعتقدون أن المهمة الوحيدة لمدير المشروع هي تذكير الجميع بالمواعيد النهائية وإعداد الاجتماعات، ولكن الأمر ليس بهذه البساطة.
هناك علم لما يقومون به (علم إدارة المشاريع) ولديهم فهم عميق للمراحل الخمس لإدارة المشروع.

في هذه المقالة، سأقوم بتغطية ما تنطوي عليه كل مرحلة من هذه المراحل الخمس:
  • المرحلة 1: بدء المشروع
  • المرحلة 2: تخطيط المشروع
  • المرحلة 3: تنفيذ المشروع
  • المرحلة 4: أداء المشروع / الرصد
  • المرحلة 5: إغلاق المشروع

تم تطوير المراحل الخمس لإدارة المشروع، بواسطة معهد إدارة المشاريع (PMI)، والذي بدأ عام 1969، حيث تعتبر PMI أكبر جمعية عضوية غير ربحية في العالم لمهنة إدارة المشاريع. ولقد وضعت معايير لإدارة المشاريع والبرامج والمحفوظات، وتقدم برامج تدريب أكاديمية، إضافة إلى شهادات ذات موثوقية عالية، ومن أهم تلك الشهادات، شهادة إدارة المشروعات (PMP) ®.

الدليل المعرفي لإدارة المشروعات (دليل PMBOK®):

في محاولة لتوحيد معلومات وممارسات إدارة المشاريع، قام فريق من أكثر من 80 من أعضاء PMI بكتابة الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (دليل PMBOK®)، حيث يتم تحديث دليل PMBOK® باستمرار من قبل PMI لتغطية أفضل الممارسات التي يتم استخدامها في جميع أنحاء العالم لتحقيق أفضل النتائج.

المراحل الخمسة في إدارة المشاريع:

تعرف إدارة المشاريع على أنها:" تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة وجوانب المشروع لتلبية متطلبات المشروع."، وتقسم إلى خمس مراحل:

المرحلة 1: بدء المشروع:

هذه هي بداية المشروع أو نقطة الإنطلاق، والهدف من هذه المرحلة هو فهم المشروع بصورة عامة، وإذا كان المشروع ممكنًا أم لا، وإذا كان ينبغي تنفيذه أم لا.
فإذا تم الموافقة على المشروع، فستحتاج إلى إنشاء ميثاق مشروع أو مستند بدء مشروع (PID) يحدد من خلاله الغرض والمتطلبات الخاصة بالمشروع. ويجب أن يتضمن مستند بدء المشروع أيضاً على احتياجات العمل وأصحاب المصلحة وحالة العمل.

لقد أدرجت في مقالة سابقة 10 أسئلة خاصة بهذه المرحلة (10 أسئلة عليك الإجابة عنها قبل البدء بأي مشروع رقمي)

المرحلة 2: تخطيط المشروع:

هذه المرحلة هي مفتاح الإدارة الناجحة للمشروع وتركز على تطوير خارطة طريق يتبعها الجميع.
تبدأ هذه المرحلة عادةً بتحديد الأهداف من الطرق الأكثر شيوعًا لتحديد الأهداف (S.M.A.R.T) و (CLEAR)

تحديد الأهداف بطريقة (S.M.A.R.T.):

يجب أن يكون الهدف بناءً على طريقة (S.M.A.R.T.):
  • (محدد specific) – أي أن تكون الأهداف واضحة ومحددة، ويمكن تحديد الأهداف من خلال الإجابة عن الأسئلة التالية: من ، ماذا ، أين ، متى ، ماذا ، ولماذا.
  • (قابلة للقياس Measurable) – اجعل لأهدافك مؤشرات لإمكانية قياسه
  • (يمكن تحقيقه Achievable) – أجعل هدفك قابلاً للتحقق وواقعي
  • (ذات صلة Relevant ) – هل لهذا الهدف علاقة بالمشروع؟
  • (في الوقت المناسبTime Based) – وذلك من خلال إنشاء إطار زمني لتحقيق الهدف.


تحديد الأهداف بطريقة (C.L.E.A.R):

وهي طريقة أحدث لتحديد الأهداف، والتي تأخذ في الاعتبار بيئة الأعمال السريعة اليوم
  • (تعاوني-Collaborative) - يجب أن يشجع الهدف الموظفين على العمل معًا.
  • (محدود - Limited) - يجب أن تكون محدودة في النطاق والوقت لإبقائها قابلة للإدارة.
  • (عاطفي – Emotional) - يجب أن تستفيد الأهداف من شغف الموظفين وأن تكون شيئًا يمكن أن يشكلوا علاقة عاطفية معه.
  • (ممكن إدراكه – appreciable) – يجب أن يكون الهدف قابلاً للتحقيق ويظهر عنه نتائج واضحة
  • (مرن - Refinable) – أجعل من الهدف مرن وقابل للتجديد

وفقاً للمعطيات خلال هذه المرحلة، يتم تحديد نطاق المشروع ووضع خطة لإدارة المشروع. وتحديد كل من التكلفة والجودة والموارد المتاحة، وجدول زمني واقعي.
كما وتتضمن هذه المرحلة أيضًا إنشاء مؤشرات لقياس الأداء(KPI)، كما ويتم تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، بحيث يعرف كل من يشاركون في المشروع ما يتحملون المسؤولية عنه.

فيما يلي بعض المستندات التي سيقوم المسؤول بإنشائها خلال هذه المرحلة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح:
  • (بيان النطاق أو المشروع - Scope Statement): مستند يحدد بوضوح احتياجات العمل وفوائد المشروع والأهداف والتسليمات والمعالم الرئيسية. 
  • (جدول تفصيل العمل - Work Breakdown Schedule "WBS"): وهو التمثيل المرئي لنطاق المشروع وتقسيمه وفقاً للإدارات المسؤولة عن المشروع. 
  • (المراحل الرئيسية – Milestones):  وهو تحديد الأهداف عالية المستوى التي يجب تحقيقها خلال المشروع وإدراجها في مخطط جانت. 
  • (مخطط جانت - Gantt Chart):  جدول زمني مرئي يمكنك استخدامه لتخطيط المهام وتصور المخطط الزمني لمشروعك. 
  • (خطة الاتصال – Communication Plan): وهو أمر بالغ الأهمية في حال كان المشروع يتطلب التواصل مع أطراف خارجية.
  • (خطة إدارة المخاطر - Risk Management Plan): لتحديد جميع المخاطر المتوقعة.و تشمل المخاطر الشائعة تقديرات الوقت والتكلفة غير الواقعية، ودورة مراجعة العملاء، وخفض الميزانية، والمتطلبات المتغيرة، ونقص الموارد المخصصة.


المرحلة 3: تنفيذ المشروع:

هذه المرحلة هي نواة المشروع والتي يتم تنفيذ الخطوات اللازمة لإنجاز المشروع. وتتضمن هذه المرحلة تقارير الحالة والاجتماعات وتحديثات التطوير وتقارير الأداء وعادة ما يمثل اجتماع "البداية - Kickoff" إنطلاقاً لمرحلة تنفيذ المشروع، حيث يتم إطلاع الفرق المشاركة على مسؤولياتها.
وتشمل مرحلة التنفيذ ما يلي:
  • تخصيص الموارد
  • تنفيذ خطط المشروع
  • إدارة المشتريات إذا لزم الأمر
  • إعداد أنظمة التتبع
  • إدارة المهام
  • اجتماعات الحالة
  • تحديث جدول المشروع
  • تعديل خطط المشروع حسب الحاجة


المرحلة 4: مراقبة / رصد أداء المشروع:

في هذه المرحلة يتم قياس تقدم المشروع وأدائه وضمان أن كل شيء يحدث يتوافق مع خطة المشروع. ويتم ذلك من خلال مؤشرات قياس الأداء (KPIs) لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا. وعادة ما يختار مدراء المشاريع من اثنين إلى خمسة من مؤشرات الأداء الرئيسية.

المرحلة 5: إغلاق المشروع:

بمجرد اكتمال المشروع، غالباً ما يعقد مدراء المشاريع اجتماعًا لتقييم ما حدث بشكل جيد في المشروع وتحديد إخفاقات المشروع. وهذا مفيد جداً لاستخلاص الدروس بحيث يمكن إجراء تحسينات للمشاريع المستقبلية.
بمجرد اكتمال المشروع، لا يزال يتعين على مدراء المشاريع تنفيذ بعض المهام. كإنشاء ميزانية المشروع النهائية وإعداد تقرير المشروع النهائي. وأخيرًا، سوف يحتاجون إلى جمع جميع مستندات المشروع والتسليمات وتخزينها في مكان واحد.

اترك تعليقاً

أحدث أقدم