أنظمة إدارة المشاريع: Workiom كمنصة لإدارة المشاريع والمهام

لا يمكن للفرق التي يتعين عليها التعامل مع مشاريع متعددة الاعتماد ببساطة على الذاكرة البشرية للحفاظ على تنظيمها جميعًا.
علاوة على ذلك ، فإن محاولة الاحتفاظ بكل شيء معًا عبر البريد الإلكتروني هو كارثة!!. 
فلتقديم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، يجب على الفرق كتابة كافة المعلومات المتعلقة بالمشروع، وتوزيع المهام على الفرق المختلفة، وتحديد المواعيد النهائية ومشاركة المستندات. يجب أن يكون الأفراد على اتصال دائم مع بعضهم البعض، والحل الأمثل لذلك استخدام برنامج إدارة المشروع.

ما هو برنامج إدارة المشاريع؟

يساعد برنامج إدارة المشروع مديري المشاريع (PM) والفرق على التعاون وتحقيق الأهداف في الوقت المحدد أثناء إدارة الموارد والتكلفة. قد تشمل الوظائف توزيع المهام، وتتبع الوقت، والميزانية، وتخطيط الموارد، وتعاون الفريق، وغيرها الكثير.
وعادة ما يشار لهذه الأنظمة برنامج إدارة المشروع، برنامج إدارة المهام، أو إدارة محفظة المشاريع (PPM).
وفي العصر الحديث، عادة ما تكون هذه البرامج سحابية Cloud، والتي تتيح للمستخدمين الدخول على النظام في أي وقت وأي مكان.

فغالبًا ما يعتمد محترفي الأعمال على نظام إدارة المشروع لمساعدتهم في الإشراف على المساعي المتعددة. وبالمثل ، يمكن للشركات اليوم تخفيف المخاطر بسهولة أكبر عن طريق تحديد الجوانب الفاشلة للمشروع باستخدام برنامج تتبع الوقت الذي يتوقع تواريخ الإنجاز لكل مرحلة من مراحل المشروع.

في هذه المقالة، سأسلط الضوء على منصة Workiom، بناءً على الميزات والأدوات الشائعة في أنظمة إدارة المشاريع.
سنناقش أيضًا كيف يمكن لهذا البرنامج أن يساعد عملك على اكتساب ميزة تنافسية، وما هي الميزات الإضافية الموجودة فيه.

ميزات وركيوم
ميزات Workiom

الميزات والأدوات الشائعة في أنظمة إدارة المشاريع

يغطي برنامج إدارة المشروع مجموعة من الأنظمة الأساسية، ولكل منها مجموعة مختلفة من الوظائف. من المهم عندما تختار نظام لإدارة مشاريعك أن لا يضيف تعقيدًا غير ضروري. ويجب أن يكون الانتقال من مرحلة إلى أخرى  سلسًا قدر الإمكان.
دعنا نتفحص الركائز الثلاث الرئيسية لبرمجيات إدارة المشروع: التخطيط والتتبع والتعاون. ونستكشف ما يمكن لمنصة Workiom القيام به في هذه الركائز الثلاثة.


أولاً: التخطيط:


الركن الأول لإدارة المشروع هو التخطيط. يتضمن التخطيط العثور على أعضاء الفريق بالمهارات المناسبة وتحديد الموارد التي يتطلبها المشروع.
بمجرد تجميع الفريق وقائمة الموارد ، يمكنك استخدام نظام إدارة المشروع لجدولة المهام، وتوقع تاريخ الإنجاز، وتخصيص الموارد بشكل مناسب.

الجدولة:

تتيح جدولة تواريخ الإنجاز لجميع المهام والمهام الجزئية في للمشروع للمدراء إنشاء جدول زمني للمشروع وتفويض المهام.
تساعد منصة Workiom المدراء وأعضاء الفريق على جدولة المهام من خلال توفير مساحة للكتابة وحفظها كقوائم وتقاويم وغير ذلك.
كما تتيح المنصة إرسال تنبيهات تلقائية لأعضاء الفريق عن تواريخ الاستحقاق ومواعيد التسليم النهائية.

لوحات Kanban:

أصبح تصور الخط الزمني ميزة شائعة في أنظمة إدارة المشاريع، تتيح لك لوحات Kanban عرض المهام أو المشروعات عبر البطاقات على خط مستقيم أو خط عمودي ، والذي يمثل خط الإنتاج. هذا يتيح للمستخدمين رؤية عملهم ونقل مهامهم من مرحلة إلى أخرى.

Kanban Board

ثانياً: التتبع:

من الضروي بمكان بعد تحديد وتوزيع المهام، تتبع أداءها، ويتم ذلك من خلال معرفة حالة كل مهمة، وإمكانية فرز المهام حسب المراحل، وهذا ما يوفره Workiom لمستخدميه.
كما وتساعد إضافة ملاحظات إلى مهمة على تتبع التغييرات المحددة للمشروع أو توفير مراجع للاستراتيجية المرتبطة بكل مهمة.

تؤدي إضافة علامات إلى المهام إلى تسهيل عملية التصفية والبحث من خلال وظيفة البحث الأصلية لنظام إدارة المشروع.

التحليل والتقارير:

تتيح وظائف التحليل وإعداد التقارير لمديري المشاريع عرض البيانات في نموذج آخر غير مخططات جانت.
يمكن لأدوات التحليل تقديم مقاييس حول الإنتاجية بطريقة مرئية تسهل فهم المعلومات. هذا النوع من البيانات يمكن أن يكون حاسماً في صنع محاور منتصف المشروع. إذا كانت مهمة معينة تحتاج إلى موارد إضافية أو إذا كانت إدارة معينة تتحرك بشكل أبطأ من غيرها، فإن ميزات التحليل المتعمق ستساعد مدراء المشاريع على تصحيح الموقف.

Workiom Dashboard


ثالثاً: التعاون:

بمجرد بدء المشروعات ، يمكن أن يكون الحفاظ على المهام المختلفة متصلة من أكبر التحديات.تساعد أدوات التعاون على توصيل الإدارات المختلفة.

عادةً ما يكون البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر شيوعًا لمشاركة المستندات بين الفرق. لسوء الحظ ، ينتج عن هذا غالبًا اتصال متكرر حيث يتم إرسال رسائل متعددة حول نفس المشكلة.
الهيكل الأساسي للبريد الإلكتروني يجعل من الصعب العثور على المستندات.

مشاركة المستندات:

يمكن للبرنامج الذي يتيح لأعضاء الفريق مشاركة المستندات تحسين الإنتاجية وزيادة الكفاءة.
تسمح منصة Workiom للمستخدمين بتحميل المستندات إلى مشاريع أو مهام محددة، مما يسهل تحديد الموارد.


 ميزات إضافية أخرى لمنصة Workiom:

يدعم اللغة العربية

تعد منصة Workiom من القلائل، إن لم تكن الوحيدة، التي تدعم اللغة العربية من حيث الإدخال والواجهات


نسخة مجانية للاستخدام الفردي

تتيح المنصة إنشاء حساب مجاني للأفراد ولتجربة ميزات المنصة

تطبيق الهواتف الذكية

توفر منصة Workiom تطبيقاً على الهواتف الذكية وذلك لسهولة الوصول للبيانات في أي وقت و أي مكان

ربط البيانات والتطبيقات

تتميز المنصة بقدرتها على ربط البيانات والتطبيقات المختلفة ببعضها البعض، مما يسهل عليك عدم تكرار إدخال البيانات مرة أخرى والوقوع في الخطأ.
فعلى سبيل المثال يمكنك إنشاء تطبيق لإدارة المهام وتطبيق أخر لتتبع التكاليف وربطهم ببعضهم البعض، وتحديد صلاحيات دخول للمستخدمين على كل تطبيق.

مستويات وصلاحيات دخول للمستخدمين

تتيح لك المنصة تخصيص صلاحيات المستخدمين، والتطبيقات التي يمكن أن يدخلوها أو يعدلوها.

قوالب جاهزة

توفر المنصة قوالب جاهزة للبدء بعملك مباشرة، كتطبيق إدارة المهام، وإدارة علاقات العملاء CRM ، وغيرها.

خيارات عرض مختلفة للبيانات

تتيح لك منصة Workiom عرض بياناتك بأشكال مختلفة، منها التقويم والتي تساعد بشكل كبير على تتبع وإدارة المهام.
إضافة إلى لوحة Kanban التي ذكرناها سابقاً. إضافة إلى إمكانية إدخال البيانات عن طريق قالب أو استمارة Form

الربط بالأنظمة والبرمجيات المختلفة

ترتبط منصة Workiom ببرمجية Zapier الشهيرة والتي تتيح ربط Workiom بأي برمجية أو نظام أخر.

خاتمة

هذه هي أهم ميزات منصة Workiom باعتبارها منصة لإدارة المشاريع والمهام(بالطبع هناك مميزات أخرى أيضاً)، إلا أن المنصة تدعم إمكانيات أخرى لجمع وعرض البيانات، كنظام إدارة لعلاقات العملاء وغيرها.
تذكر أن هناك نسخة مجانية من المنصة، ما عليك إلا زيارة workiom.com ، وإنشاء حساب.



اترك تعليقاً

أحدث أقدم