أنظمة إدارة المشاريع: Workiom كمنصة لإدارة المشاريع والمهام

أنظمة إدارة المشاريع هي الحل!
فلا يمكن للفرق التي يتعين عليها التعامل مع مشاريع متعددة الاعتماد ببساطة على الذاكرة البشرية للحفاظ على تنظيمها جميعًا.

علاوة على ذلك ، فإن محاولة الاحتفاظ بكل شيء معًا عبر البريد الإلكتروني هو كارثة!!. 

فلتقديم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، يجب على الفرق كتابة كافة المعلومات المتعلقة بالمشروع، وتوزيع المهام على الفرق المختلفة، وتحديد المواعيد النهائية ومشاركة المستندات. يجب أن يكون الأفراد على اتصال دائم مع بعضهم البعض، والحل الأمثل لذلك استخدام برنامج إدارة المشروع.

 {tocify} $title={ محتويات المقال }

ما هي أنظمة إدارة المشاريع؟

تساعد أنظمة إدارة المشاريع مديري المشاريع (PM)، والفرق على التعاون وتحقيق الأهداف في الوقت المحدد أثناء إدارة الموارد والتكلفة.
قد تشمل الوظائف توزيع المهام، وتتبع الوقت، والميزانية، وتخطيط الموارد، وتعاون الفريق، وغيرها الكثير.
وعادة ما يشار لهذه الأنظمة برنامج إدارة المشروع، برنامج إدارة المهام، أو إدارة محفظة المشاريع (PPM).
وفي العصر الحديث، عادة ما تكون هذه البرامج سحابية Cloud، والتي تتيح للمستخدمين الدخول على النظام في أي وقت وأي مكان.

فغالبًا ما يعتمد محترفي الأعمال على نظام إدارة المشروع لمساعدتهم في الإشراف على المساعي المتعددة. وبالمثل ، يمكن للشركات اليوم تخفيف المخاطر بسهولة أكبر عن طريق تحديد الجوانب الفاشلة للمشروع باستخدام برنامج تتبع الوقت الذي يتوقع تواريخ الإنجاز لكل مرحلة من مراحل المشروع.

ففي عالم الأعمال الحديث الذي يعتمد بشكل متزايد على التكنولوجيا، تحتاج الشركات والمنظمات إلى أدوات تسهل إدارة البيانات وسير العمل بشكل فعال. هنا تبرز منصة Workiom كأداة مبتكرة تساهم في تحسين الإنتاجية وتنظيم المعلومات بطريقة مرنة وسهلة الاستخدام. سواء كنت تعمل في مجال إدارة المشاريع، التسويق، أو حتى العمليات اليومية لشركتك، فإن Workiom يقدم لك الحلول التي تحتاجها لتخصيص سير العمل وتنظيم البيانات بطريقة تضمن لك تحقيق الأهداف بكفاءة أكبر.

ما هي منصة Workiom؟

Workiom هي منصة سحابية متخصصة في إدارة البيانات وسير العمل. تقدم المنصة حلولًا متكاملة تسهل على الفرق والشركات تنظيم بياناتهم والتعامل مع مختلف العمليات اليومية بسهولة. تتيح Workiom للمستخدمين إنشاء قواعد بيانات مخصصة، إدارة العمليات والمشاريع، وتتبع التقدم والأداء في مكان واحد، مع توفير إمكانيات واسعة للتكامل مع أدوات أخرى. بفضل واجهتها البسيطة والمرنة، يمكن استخدامها من قبل أي شخص سواء كان مبتدئًا أو محترفًا في إدارة المشاريع.

ميزات منصة وركيوم Workiom

في هذه المقالة، سأسلط الضوء على منصة Workiom، بناءً على الميزات والأدوات الشائعة في أنظمة إدارة المشاريع.
سنناقش أيضًا كيف يمكن لهذا البرنامج أن يساعد عملك على اكتساب ميزة تنافسية، وما هي الميزات الإضافية الموجودة فيه.

ميزات Workiom

إدارة بيانات مرنة

تعتبر القدرة على تخصيص قواعد البيانات من أبرز مميزات Workiom. يتيح لك النظام إنشاء قواعد بيانات تلبي احتياجات عملك الفريدة، سواء كانت متعلقة بمهام معينة أو بإدارة مشاريع كاملة. المرونة التي تقدمها المنصة في إدارة البيانات تتيح لك تخصيص الحقول، تصفية المعلومات، وفرزها بطريقة تجعل الوصول إلى البيانات أسهل وأكثر فعالية.

إدارة سير العمل

Workiom تتيح لك إدارة سير العمل الخاص بك بطريقة مرنة ومنظمة. يمكنك تخصيص الخطوات المختلفة للمهام، تعيين الأدوار لأعضاء الفريق، وتتبع التقدم في كل خطوة. توفر المنصة أدوات لتبسيط العمليات وتحسين التنسيق بين الأعضاء، مما يسهل تنفيذ المشاريع وتحقيق الأهداف ضمن الأطر الزمنية المحددة.

تكامل مع أدوات أخرى

إحدى المزايا التي تميز Workiom عن غيرها من المنصات هي قدرتها على التكامل مع العديد من الأدوات الأخرى التي قد تكون تستخدمها بالفعل. يمكن دمج Workiom مع منصات مثل Slack وGoogle Drive وTrello، مما يجعل تدفق المعلومات بين الأدوات سلسًا وفعالًا. هذه الخاصية تتيح لك العمل بدون انقطاع أو تضارب في المعلومات، مما يزيد من إنتاجية الفريق ويقلل من الوقت الضائع.

واجهة مستخدم سهلة الاستخدام

تصميم Workiom يركز على تقديم واجهة سهلة الاستخدام، حتى للمستخدمين غير التقنيين. سهولة التنقل بين الميزات والخيارات المتاحة، تجعلها أداة مثالية للأفراد والفرق الصغيرة والكبيرة على حد سواء. يمكن الوصول إلى Workiom من أي مكان وفي أي وقت عبر الحاسوب أو الأجهزة الذكية، مما يتيح لك متابعة سير العمل وتنظيم البيانات أثناء التنقل.

إدارة الفريق والتعاون

إذا كنت تعمل ضمن فريق، فإن Workiom توفر أدوات ممتازة لتعزيز التعاون بين الأعضاء. يمكنك تعيين المهام وتتبع التقدم، مع القدرة على إرسال تحديثات وتنبيهات للفريق في الوقت الفعلي. هذه الميزة تعزز التواصل الداخلي وتقلل من الأخطاء التي قد تحدث بسبب نقص المعلومات أو سوء التنسيق.

تحليلات وتقارير دقيقة

Workiom تأتي مزودة بأدوات تحليلات متقدمة تساعدك على تتبع أداء الفريق والمشروع من خلال تقارير مفصلة. يمكنك إنشاء تقارير مخصصة حول الأداء، الإنتاجية، وسير العمل، مما يمنحك نظرة شاملة حول نجاح المشروع أو احتياجاته للتحسين. التحليلات تساعدك أيضًا في اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على البيانات.

الميزات والأدوات الشائعة في أنظمة إدارة المشاريع

يغطي برنامج إدارة المشروع مجموعة من الأنظمة الأساسية، ولكل منها مجموعة مختلفة من الوظائف. من المهم عندما تختار نظام لإدارة مشاريعك أن لا يضيف تعقيدًا غير ضروري. ويجب أن يكون الانتقال من مرحلة إلى أخرى  سلسًا قدر الإمكان.
دعنا نتفحص الركائز الثلاث الرئيسية لبرمجيات إدارة المشروع: التخطيط والتتبع والتعاون. ونستكشف ما يمكن لمنصة Workiom القيام به في هذه الركائز الثلاثة.

أولاً: التخطيط:

الركن الأول لإدارة المشروع هو التخطيط. يتضمن التخطيط العثور على أعضاء الفريق بالمهارات المناسبة وتحديد الموارد التي يتطلبها المشروع.
بمجرد تجميع الفريق وقائمة الموارد ، يمكنك استخدام نظام إدارة المشروع لجدولة المهام، وتوقع تاريخ الإنجاز، وتخصيص الموارد بشكل مناسب.

الجدولة:

تتيح جدولة تواريخ الإنجاز لجميع المهام والمهام الجزئية في للمشروع للمدراء إنشاء جدول زمني للمشروع وتفويض المهام.
تساعد منصة Workiom المدراء وأعضاء الفريق على جدولة المهام من خلال توفير مساحة للكتابة وحفظها كقوائم وتقاويم وغير ذلك.
كما تتيح المنصة إرسال تنبيهات تلقائية لأعضاء الفريق عن تواريخ الاستحقاق ومواعيد التسليم النهائية.

لوحات Kanban:

أصبح تصور الخط الزمني ميزة شائعة في أنظمة إدارة المشاريع، تتيح لك لوحات Kanban عرض المهام أو المشروعات عبر البطاقات على خط مستقيم أو خط عمودي ، والذي يمثل خط الإنتاج. هذا يتيح للمستخدمين رؤية عملهم ونقل مهامهم من مرحلة إلى أخرى.

ثانياً: التتبع:

من الضروي بمكان بعد تحديد وتوزيع المهام، تتبع أداءها، ويتم ذلك من خلال معرفة حالة كل مهمة، وإمكانية فرز المهام حسب المراحل، وهذا ما يوفره Workiom لمستخدميه.
كما وتساعد إضافة ملاحظات إلى مهمة على تتبع التغييرات المحددة للمشروع أو توفير مراجع للاستراتيجية المرتبطة بكل مهمة.

تؤدي إضافة علامات إلى المهام إلى تسهيل عملية التصفية والبحث من خلال وظيفة البحث الأصلية لنظام إدارة المشروع.

التحليل والتقارير:

تتيح وظائف التحليل وإعداد التقارير لمديري المشاريع عرض البيانات في نموذج آخر غير مخططات جانت.
يمكن لأدوات التحليل تقديم مقاييس حول الإنتاجية بطريقة مرئية تسهل فهم المعلومات. هذا النوع من البيانات يمكن أن يكون حاسماً في صنع محاور منتصف المشروع. إذا كانت مهمة معينة تحتاج إلى موارد إضافية أو إذا كانت إدارة معينة تتحرك بشكل أبطأ من غيرها، فإن ميزات التحليل المتعمق ستساعد مدراء المشاريع على تصحيح الموقف.

ثالثاً: التعاون:

بمجرد بدء المشروعات ، يمكن أن يكون الحفاظ على المهام المختلفة متصلة من أكبر التحديات.تساعد أدوات التعاون على توصيل الإدارات المختلفة.

عادةً ما يكون البريد الإلكتروني هو الطريقة الأكثر شيوعًا لمشاركة المستندات بين الفرق. لسوء الحظ ، ينتج عن هذا غالبًا اتصال متكرر حيث يتم إرسال رسائل متعددة حول نفس المشكلة.
الهيكل الأساسي للبريد الإلكتروني يجعل من الصعب العثور على المستندات.

مشاركة المستندات:

يمكن للبرنامج الذي يتيح لأعضاء الفريق مشاركة المستندات تحسين الإنتاجية وزيادة الكفاءة.
تسمح منصة Workiom للمستخدمين بتحميل المستندات إلى مشاريع أو مهام محددة، مما يسهل تحديد الموارد.

$ads={1}

ميزات إضافية أخرى لمنصة Workiom

يدعم اللغة العربية

تعد منصة Workiom من القلائل، إن لم تكن الوحيدة، التي تدعم اللغة العربية من حيث الإدخال والواجهات

نسخة مجانية للاستخدام الفردي

تتيح المنصة إنشاء حساب مجاني للأفراد ولتجربة ميزات المنصة

تطبيق الهواتف الذكية

توفر منصة Workiom تطبيقاً على الهواتف الذكية وذلك لسهولة الوصول للبيانات في أي وقت و أي مكان

ربط البيانات والتطبيقات

تتميز المنصة بقدرتها على ربط البيانات والتطبيقات المختلفة ببعضها البعض، مما يسهل عليك عدم تكرار إدخال البيانات مرة أخرى والوقوع في الخطأ.
فعلى سبيل المثال يمكنك إنشاء تطبيق لإدارة المهام وتطبيق أخر لتتبع التكاليف وربطهم ببعضهم البعض، وتحديد صلاحيات دخول للمستخدمين على كل تطبيق.

مستويات وصلاحيات دخول للمستخدمين

تتيح لك المنصة تخصيص صلاحيات المستخدمين، والتطبيقات التي يمكن أن يدخلوها أو يعدلوها.

قوالب جاهزة

توفر المنصة قوالب جاهزة للبدء بعملك مباشرة، كتطبيق إدارة المهام، وإدارة علاقات العملاء CRM ، وغيرها.

خيارات عرض مختلفة للبيانات

تتيح لك منصة Workiom عرض بياناتك بأشكال مختلفة، منها التقويم والتي تساعد بشكل كبير على تتبع وإدارة المهام.
إضافة إلى لوحة Kanban التي ذكرناها سابقاً. إضافة إلى إمكانية إدخال البيانات عن طريق قالب أو استمارة Form

الربط بالأنظمة والبرمجيات المختلفة

ترتبط منصة Workiom ببرمجية Zapier الشهيرة والتي تتيح ربط Workiom بأي برمجية أو نظام أخر.

كيف تساعد Workiom في إدارة المشاريع؟

منصة Workiom تلعب دورًا رئيسيًا في تحسين إدارة المشاريع، وذلك من خلال تقديم حلول متكاملة لإدارة البيانات وسير العمل بطريقة مرنة وفعالة. دعنا نلقي نظرة على كيف يمكن لهذه المنصة أن تكون جزءًا من مشروعك:

تنظيم المهام وتوزيع الأدوار

من خلال Workiom، يمكنك تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة قابلة للتنفيذ. يمكنك أيضًا تعيين كل مهمة للشخص المناسب في الفريق، مما يضمن توزيع المهام بشكل عادل وفعال. المنصة تقدم أيضًا أدوات لتحديد مواعيد نهائية وتبعيات بين المهام، مما يضمن تنفيذ المشروع وفقًا للجدول الزمني المحدد.

متابعة التقدم في الوقت الفعلي

بفضل واجهتها المبسطة، يمكنك متابعة تقدم المشروع في الوقت الفعلي ومعرفة ما إذا كانت المهام تسير وفقًا للخطة. تساعدك هذه الميزة في تحديد العوائق مبكرًا واتخاذ الإجراءات اللازمة قبل أن تؤثر على سير العمل.

إدارة الموارد بشكل فعال

Workiom تتيح لك أيضًا إدارة الموارد البشرية والمادية الخاصة بالمشروع. يمكنك تخصيص الموارد بناءً على احتياجات كل مهمة، وتتبع استخدامها لضمان الكفاءة وتجنب الإسراف.

تكامل Workiom مع الأدوات الأخرى

كما أشرنا سابقًا، واحدة من أبرز مميزات Workiom هي قدرتها على التكامل مع العديد من الأدوات الأخرى. بعض الأدوات التي يمكن دمجها مع Workiom تشمل:

• Google Drive: لسهولة مشاركة المستندات والملفات.
• Slack: لتحسين التواصل بين أعضاء الفريق.
• Trello: لإدارة المشاريع والمهام بمرونة.
• Zapier: للتكامل مع آلاف التطبيقات الأخرى لربط سير العمل عبر أدوات مختلفة.

لماذا تختار Workiom لمشروعك؟

اختيار Workiom كأداة لإدارة البيانات وسير العمل يعتمد على طبيعة عملك واحتياجات فريقك. إذا كنت تبحث عن أداة مرنة وقابلة للتخصيص لتلبية احتياجات مشروعك الخاصة، فإن Workiom يعد خيارًا قويًا. المنصة تقدم كل ما تحتاجه لتنظيم بياناتك وتتبع سير العمل بطريقة سلسة وفعالة، مع الحفاظ على سهولة الاستخدام. كما أن التكامل السهل مع الأدوات الأخرى يضمن لك بيئة عمل متكاملة ومتناغمة.

لماذا يجب عليك تجربة Workiom؟

تعد منصة Workiom حلاً شاملاً ومتكاملاً لإدارة البيانات وسير العمل، مع التركيز على المرونة وسهولة الاستخدام. إذا كنت تدير مشروعًا صغيرًا أو كبيرًا، فإن Workiom تتيح لك تحسين تنظيم عملك وتحقيق أهدافك بكفاءة أعلى. دعوة لتجربة Workiom الآن ستتيح لك استكشاف كيفية تخصيص الأداة لاحتياجاتك وتحقيق تنظيم أفضل لبياناتك ومهامك.

خاتمة

هذه هي أهم ميزات منصة Workiom باعتبارها منصة لإدارة المشاريع والمهام(بالطبع هناك مميزات أخرى أيضاً)، إلا أن المنصة تدعم إمكانيات أخرى لجمع وعرض البيانات، كنظام إدارة لعلاقات العملاء وغيرها.
تذكر أن هناك نسخة مجانية من المنصة، ما عليك إلا زيارة workiom.com ، وإنشاء حساب.