هل واجهت هياكل تقسيم العمل وتساءلت كيف يمكن أن تساعد في جهود إدارة المشروع الخاص بك؟ يعد هيكل تقسيم العمل WBS أداة مرئية لتحديد وتتبع تسليم المشروع وجميع العناصر الصغيرة اللازمة لإنشائه. من خلال هيكل تقسيم العمل، يمكنك الاستمرار في التركيز على ما تحتاج إلى إنجازه أثناء تقدمك نحو الموعد النهائي للمشروع.
ستساعدك هذه المقالة على فهم ماهية هيكل تقسيم العمل وما لا يعنيه، ومزايا استخدام هيكل تقسيم العمل، وكيفية إنشائه.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ستساعدك هذه المقالة على فهم ماهية هيكل تقسيم العمل وما لا يعنيه، ومزايا استخدام هيكل تقسيم العمل، وكيفية إنشائه.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هو هيكل تقسيم العمل WBS؟
هيكل تقسيم العمل Work Breakdown Structure هو تفكيك مرئي وهرمي وموجه نحو التسليم للمشروع. يعد تقسيم العمل إلى مهام أصغر أسلوبًا إنتاجيًا شائعًا يستخدم لجعل العمل أكثر قابلية للإدارة ويمكن الوصول إليه بسهولة. بالنسبة للمشاريع، فإن هيكل تقسيم العمل (WBS) هو الأداة التي تستخدم هذه التقنية وهي واحدة من أهم وثائق إدارة المشاريع. إنه يدمج بشكل منفرد النطاق والتكلفة والجدول الزمني لضمان توافق خطط المشروع.يُعرّف كتاب المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK) الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI) هيكل تقسيم العمل بأنه "تحليل هرمي موجه للتسليم للعمل الذي سيتم تنفيذه من قبل فريق المشروع".
إنه رسم تخطيطي مفيد لمديري المشاريع لأنه يسمح لهم بتقسيم نطاق مشروعهم وتصور جميع المهام المطلوبة لإكمال مشاريعهم.
جميع خطوات عمل المشروع موضحة في مخطط هيكل تقسيم العمل، مما يجعله أداة أساسية لتخطيط المشروع. يتم تسليم المشروع النهائي، بالإضافة إلى المهام وحزم العمل المرتبطة به أعلى مخطط WBS، وتقسم مستويات WBS أدناه نطاق المشروع للإشارة إلى المهام والتسليمات وحزم العمل اللازمة لإكمال المشروع من البداية وحتى النهاية.
أنواع هيكل تقسيم العمل WBS
هناك نوعان رئيسيان من WBS: القائم على التسليمات، والمرتكز على المرحلة. إنها تعتمد على ما إذا كنت تريد تقسيم مشروعك من حيث الوقت أو النطاق.1. هيكل تقسيم العمل القائم على التسليمات
يقوم هيكل تقسيم العمل القائم على التسليمات أولاً بتقسيم المشروع إلى جميع المجالات الرئيسية لنطاق المشروع كحسابات مراقبة ثم يقسمها إلى مخرجات المشروع وحزم العمل.2. هيكل تقسيم العمل المرتكز على أساس المرحلة
يعرض هيكل تنظيم العمل المستند إلى المرحلة التسليم النهائي، مع إظهار مستويات هيكل تنظيم العمل المراحل الخمس للمشروع (البدء والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإغلاق). كما هو الحال في هيكل تقسيم العمل القائم على التسليمات، يتم تقسيم مراحل المشروع إلى تسليمات المشروع وحزم العملWBS الجيد هو ببساطة الذي يجعل المشروع أكثر قابلية للإدارة. كل مشروع مختلف. يختلف كل مدير مشروع عن الآخر وكل WBS مختلف. لذا، فإن هيكلWBS الصحيح هو الذي يُجيب بشكل أفضل على السؤال، "ما هو الهيكل الذي يجعل المشروع أكثر قابلية للإدارة؟".
أهمية هيكل تقسيم العمل WBS في إدارة المشاريع
يعد إنشاء WBS الخطوة الأولى في تطوير الجدول الزمني للمشروع. فهو يحدد جميع الأعمال التي يجب إكمالها (وبأي ترتيب) لتحقيق أهداف وغايات المشروع. من خلال تصور مشروعك بهذه الطريقة، يمكنك فهم نطاق مشروعك وتخصيص الموارد لجميع مهام مشروعك.يساعد هيكل تقسيم العمل المصمم جيدًا في مجموعات عمليات إدارة المشروع المهمة ومجالات المعرفة مثل:
- تخطيط المشاريع وجدولة المشاريع وميزانية المشاريع
- إدارة المخاطر وإدارة الموارد وإدارة المهام وإدارة الفريق
- بالإضافة إلى ذلك، يساعد على تجنب مشكلات إدارة المشروع الشائعة مثل المواعيد النهائية المتأخرة وتجاوز التكلفة، وغيرها من الأمور الأخرى.
بمعنى آخر، يعمل هيكل تقسيم العمل بمثابة خريطتك خلال المشاريع المعقدة. قد يتضمن نطاق مشروعك عدة مراحل أو مشاريع فرعية أصغر - وحتى تلك المشاريع الفرعية يمكن تقسيمها إلى مهام وتسليمات وحزم عمل! يمكن أن يساعدك هيكل تنظيم العمل WBS الخاص بك في إدارة هذه العناصر والحصول على وضوح في التفاصيل اللازمة لإنجاز كل جانب من جوانب نطاق مشروعك.
عناصر هيكل تقسيم العمل WBS
يتكون الهيكل النموذجي لتقسيم عمل المشروع من عدة مكونات رئيسية:قاموس WBS: قاموس WBS هو مستند يحدد عناصر WBS المختلفة. إنه عنصر مهم في WBS لأنه يسمح للمشاركين في المشروع وأصحاب المصلحة بفهم مصطلحات هيكل تقسيم العمل بمزيد من الوضوح.
مستويات WBS: مستويات WBS هي التي تحدد التسلسل الهرمي لعنصر WBS. تحتوي معظم هياكل تقسيم العمل على 3 مستويات تمثل التسليمات الرئيسية للمشروع، وحسابات المراقبة، وتسليمات المشروع، وحزم العمل.
حسابات التحكم: تُستخدم حسابات التحكم لتجميع حزم العمل وقياس حالتها. يتم استخدامها للتحكم في مناطق نطاق مشروعك.
تسليمات المشروع: التسليمات هي المخرجات الملموسة أو غير الملموسة التي تنتج عن استكمال مشروع أو مرحلة. وهي تمثل المنتجات أو الخدمات أو النتائج المحددة التي يجب إنتاجها أو تحقيقها.
حزم العمل: كما تم تعريفها من قبل معهد إدارة المشاريع (PMI) في كتاب إدارة المشاريع المعرفي (PMBOK)، فإن حزمة العمل هي "أدنى مستوى في WBS". وذلك لأن حزمة العمل عبارة عن مجموعة من المهام المترابطة الصغيرة بما يكفي لتعيينها لأحد أعضاء الفريق أو القسم. كمدير مشروع، يمكنك تقدير تكاليف ومدة حزم العمل هذه، مما يجعلها عنصرًا أساسيًا في هيكل تنظيم العمل.
المهام: تشكل مهامك حزم العمل الخاصة بك، وبالتالي نطاق مشروعك. سيساعدك WBS على تحديد متطلبات كل مهمة وحالتها ووصفها ومالك المهمة والتبعيات والمدة.
مقال ذو صلة: 7 خطوات لإنشاء مستند بدء المشروع
أنواع مخططات هيكل تقسيم العمل
بمجرد اختيار نوع WBS، يمكنك أيضًا الاختيار من بين أنواع مختلفة من مخططات WBS. دعونا نلقي نظرة على الأنواع الرئيسية للمخططات الهيكلية لتقسيم العمل.
1. قائمة هيكل تقسيم العمل: تُعرف أيضًا باسم عرض المخطط التفصيلي، وهي عبارة عن قائمة بحزم العمل والمهام والتسليمات. ربما تكون هذه هي أبسط طريقة لإنشاء هيكل تنظيم العمل (WBS)، وهو كل ما تحتاجه في بعض الأحيان.
2. مخطط شجرة هيكل العمل: الإصدار الأكثر شيوعًا، تصوير هيكل الشجرة لهيكل تنظيم العمل هو مخطط تنظيمي يحتوي على نفس عناصر هيكل تنظيم العمل في القائمة (المراحل والتسليمات والمهام وحزم العمل) ولكنه يمثل سير العمل أو التقدم كما هو موضح يحددها التمثيل التخطيطي.
3. هيكل تقسيم العمل مخطط جانت: مخطط جانت عبارة عن جدول بيانات وجدول زمني. مخطط جانت عبارة عن WBS يمكنه القيام بأكثر من مجرد قائمة مهام ثابتة أو مخطط شجري. باستخدام مخطط جانت الديناميكي، يمكنك ربط التبعيات، وتعيين المعالم، وحتى تعيين خط الأساس. هذا هو الإصدار الأكثر شيوعًا في برامج إدارة المشاريع.
كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل في ست خطوات
لإنشاء هيكل تقسيم العمل لمشروعك، ستحتاج إلى معلومات من مستندات إدارة المشروع الأخرى. فيما يلي ست خطوات بسيطة لإنشاء هيكل تقسيم العمل.
1. تحديد نطاق المشروع وأهدافه وغاياته
تحدد أهداف وغايات مشروعك القواعد اللازمة لتحديد نطاق مشروعك. يجب توثيق نطاق مشروعك وأعضاء فريقك وأهدافه وغاياته في ميثاق مشروعك.
2. تحديد مراحل المشروع وحسابات المراقبة
المستوى التالي هو مراحل المشروع: قم بتقسيم بيان نطاق المشروع الأكبر إلى سلسلة من المراحل التي ستأخذه من الفكرة إلى الاكتمال. يمكنك أيضًا إنشاء حسابات مراقبة، وهي عبارة عن فئات مهام لمجالات العمل المختلفة التي تريد تتبعها.3. قم بإدراج تسليمات مشروعك
ما هي مخرجات مشروعك؟ قم بإدراجها جميعًا ولاحظ العمل المطلوب لتسليمات المشروع هذه ليتم اعتبارها قد تم تسليمها بنجاح (التسليمات الفرعية، وحزم العمل، والموارد، والمشاركين، وما إلى ذلك)4. ضبط مستويات WBS
مستويات هيكلية العمل هي التي تجعل هيكل تقسيم العمل "تفكيكًا هرميًا لنطاق مشروعك"، كما هو محدد من قبل معهد إدارة المشروع في كتابه المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK). ستحتاج إلى البدء عند التسليم النهائي للمشروع والتفكير في جميع التسليمات وحزم العمل اللازمة للوصول إلى هناك منذ البداية.5. إنشاء حزم العمل
خذ تسليماتك من الأعلى وقم بتقسيمها إلى كل مهمة ومهمة فرعية ضرورية لتسليمها. قم بتجميعها في حزم العمل.6. اختر أصحاب المهام
بعد تحديد المهام الآن، قم بتعيينها لفريق المشروع الخاص بك. امنح كل عضو في الفريق أدوات إدارة العمل والموارد والسلطة التي يحتاجونها لإنجاز المهمة.مقال ذو صلة: 10 أسئلة عليك الإجابة عنها في مرحلة بدء المشروع الرقمي
متى تستخدم هيكل تقسيم العمل WBS؟
هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام هيكل تقسيم العمل لمساعدتك في إدارة العمل. فيما يلي ثلاثة أمثلة شائعة لكيفية استخدام WBS لأغراض مختلفة.نطاق العمل
نطاق العمل هو وثيقة شاملة تشرح نطاق مشروعك، وهو كل العمل الذي يتعين القيام به. يعد WBS الأداة المثالية لتقسيم نطاق المشروع إلى حزم عمل يسهل التحكم فيها. علاوة على ذلك، يسمح لك هيكل تقسيم العمل بتحديد المعالم الرئيسية والتسليمات والمراحل بسهولة.بيان العمل
بيان العمل هو وثيقة ملزمة قانونًا بين العميل والمنظمة المسؤولة عن تنفيذ المشروع. وهو يعرض تفاصيل جوانب إدارة المشروع مثل الجدول الزمني والتسليمات ومتطلبات المشروع.ترتيب العمل
يشبه بيان العمل، ولكن الغرض الرئيسي منه هو إظهار التكاليف المرتبطة بكل مهمة. يعد WBS ضروريًا لتقدير التكلفة بدقة.مستويات هيكل تقسيم العمل WBS
هيكل تقسيم العمل (WBS) يتألف من عدة مستويات تسمح بتفصيل المشروع إلى مكونات أصغر وأكثر إدارة. وتختلف عدد المستويات وعمق التفصيل في هيكل WBS تبعًا لحجم وتعقيد المشروع. ومع ذلك، يمكن التعبير عن مستويات هيكل WBS على النحو التالي:المستوى 1: المشروع الكامل
يمثل المستوى 1 الأعلى في هيكل WBS ويمثل المشروع بشكل عام. يمكن أن يشمل هذا المستوى تعريف المشروع وأهدافه العامة.المستوى 2: المراحل أو الفروع الرئيسية
يقسم المشروع إلى مراحل أو فروع رئيسية. تمثل هذه الفروع المراحل الرئيسية في تنفيذ المشروع وعادة ما تكون مرتبطة بتحقيق أهداف مهمة في المشروع.المستوى 3: الحزم الرئيسية للعمل (Work Packages)
تُعد الحزم الرئيسية للعمل عبارة عن مكونات رئيسية في هيكل WBS. تمثل هذه الحزم الأعمال الرئيسية التي يجب تنفيذها لإكمال كل مرحلة في المشروع. يمكن تعيين الموارد وتقديرات التكلفة لكل حزمة عمل.المستوى 4 وما فوق: تفاصيل إضافية
يمكن تفصيل الحزم الرئيسية للعمل إلى مكونات أصغر في مستويات أعلى. يتم ذلك لتحقيق مستوى أعلى من التفصيل وإدارة العمل بشكل أكثر فعالية. يمكن أن تتضمن هذه التفاصيل إجراءات ومهام محددة وتقسيمات فرعية للعمل.أدوات هيكل تقسيم العمل
هناك العديد من الأدوات والبرامج التي تساعد على تقسيم العمل وهيكلته وحفظه ضمن نطاق واحد، أهمها:Monday.com
منصة لإدارة المشاريع توفر لك مجموعة متنوعة من الجداول التي تتيح لك تقسيم العمل بأشكال مختلفة لعرض البيانات التفصيلية منها مخطط جانت والقوائم وجداول زمنية وملفات. تتيح لك Monday مشاركة المشاريع والمهام مع أعضاء الفريق وتعيين تنبيهات وإشعارات للتأكد من أن الجميع على دراية بالمهام المطلوبة. (راجع مقال: مراجعة شاملة لمنصة monday.com لإدارة المشاريع)
ClickUp
منصة ClickUp تتميز بمرونتها وقدرتها على تخصيص هيكل التقسيم وفقًا لاحتياجات فريقك. يمكنك إنشاء مشاريع وفرض هيكل تنظيمي يتكون من مهام ومجلدات وقوائم ومشاريع فرعية. يمكنك تعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وتعيين الأولويات وتعقب التقدم بسهولة. تتيح ClickUp أيضًا التعاون والتواصل داخل الفريق، حيث يمكنك مناقشة المهام وتبادل الملفات والتعليقات.
Airtable
منصة Airtable توفر هيكلًا مرنًا لتنظيم المشاريع وإدارة البيانات. يمكنك إنشاء قوائم وجداول تحمل البيانات وتعديلها بسهولة. يمكنك تصفية وفرز البيانات وإنشاء تقارير ورسوم بيانية لتحليل المعلومات وتتبع تقدم المشاريع.
أفضل الممارسات المتعلقة بهيكل تقسيم العمل
أثناء عملك على هيكل تنظيم العمل (WBS) الخاص بك، من المفيد الحفاظ على بعض أفضل الممارسات. إليك بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار.قاعدة 100%: هذا هو أهم مبدأ لإدارة العمل لبناء هيكل هيكل العمل. وهو يتألف من تضمين 100% من العمل المحدد في نطاق المشروع، والذي ينقسم إلى مستويات هيكل العمل التي تحتوي على حسابات المراقبة وتسليمات المشروع وحزم العمل والمهام. تنطبق هذه القاعدة على جميع مستويات WBS، لذا يجب أن يساوي مجموع العمل عند مستوى WBS الأدنى 100% من العمل الذي يمثله مستوى WBS أعلاه دون استثناء.
استخدم الأسماء: WBS يدور حول التسليمات والمهام التي ستؤدي إلى التسليم النهائي الخاص بك. لذلك، أنت تتعامل مع ماذا أكثر من كيف. تعتبر الأفعال رائعة للتصرف، ويجب استخدامها في أوصافك، ولكن من أجل الوضوح، التزم بالأسماء في كل خطوة من خطوات هيكل تقسيم العمل الخاص بك.
كن شاملاً: لكي تقوم WBS بعملها، يجب ألا تكون هناك ثغرات. كل شيء مهم إذا كان جزءًا من الدورة التدريبية التي تؤدي إلى نتائجك النهائية. لإدارة هذا الجدول الزمني، تحتاج إلى قائمة كاملة بكل المهام، الكبيرة والصغيرة، التي تأخذك إلى هناك.
إبقاء المهام حصرية بشكل متبادل: هذا يعني ببساطة أنه لا يوجد سبب لتقسيم المهام الفردية للعمل الذي يعد بالفعل جزءًا من مهمة أخرى. إذا كان العمل مغطى بمهمة لأنه يتوافق مع تلك المهمة، فلن تحتاج إلى جعلها مهمة منفصلة.
التعمق بما فيه الكفاية: يمكنك أن تكون دقيقًا وتهتم بأصغر التفاصيل بالمهام الفرعية على WBS الخاص بك. يجب أن يكون WBS مفصلاً، ولكن ليس عميقًا لدرجة أنه يصبح مربكًا. من الناحية المثالية، فكر في ثلاثة أو خمسة على معظم المستويات.
$ads={1}
في الختام
يعد هيكل تقسيم العمل (WBS) أداة قيمة لإدارة المشروع تسمح بالتحليل الهرمي للمشروع إلى مكونات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. فهو يوفر إطارًا منظمًا لتنظيم وفهم العمل المتضمن في المشروع. باستخدام WBS، يمكن لمديري المشاريع تخطيط المشاريع وتنفيذها والتحكم فيها بشكل فعال. فهو يوفر تمثيلاً مرئيًا واضحًا لهيكل المشروع ويسهل التواصل والتنسيق الفعال بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تعديل هيكل تقسيم العمل أثناء تنفيذ المشروع؟
نعم، يمكن تعديل هيكل تقسيم العمل أثناء تنفيذ المشروع. قد يتطلب تغييرات في نطاق المشروع أو استجابة لتحديات جديدة إجراء تغييرات في هيكل WBS. ومع ذلك، يجب أن تكون هذه التعديلات مدروسة ومناقشة مع الفريق وأصحاب المصلحة للتأكد من أن التغييرات لا تؤثر سلبًا على المشروع بشكل عام.ما هي الفوائد الرئيسية لاستخدام هيكل تقسيم العمل؟
من بين الفوائد الرئيسية لاستخدام WBS هي:- توفير نظرة شاملة على نطاق المشروع وتحديد المكونات الفرعية.
- تعزيز التخطيط والتنظيم الفعال للمشروع.
- تمكين تعيين المسؤوليات بوضوح وتحديد الموارد المطلوبة.
- تسهيل التقديرات المالية والزمنية للمشروع.
- تحقيق زيادة في الرؤية والتحكم في تقدم المشروع.