أفضل 10 ممارسات لإدارة المشاريع عليك القيام بهم كل شهر

بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه أو منهجية إدارة المشروع التي تطبقها، فهناك بعض أفضل ممارسات إدارة المشاريع التي يمكن لجميع مدراء المشاريع القيام بها كل بضعة أسابيع لتحسين سير العمل ، وتقليل الضغط ، والحفاظ على تشغيل المشاريع بسلاسة ، والتطوير الشخصي والمهني.
فكر في هذه الممارسات في إدارة المشاريع  على أنها عمليات ضبط صغيرة تحافظ على آلية إدارة المشروع (المشاريع) المسؤول عنه.
يجب أن تستغرق كل مهمة من المهام التالية حوالي ساعة ، (وأحيانًا أقل بكثير) ، وإذا قمت بإجراء 2-3 من هذه المهام في الأسبوع، فستتمكن من الوصول إلى جميع المهام العشر تقريبًا كل شهر.
بالطبع ، يمكنك القيام ببعض المهام بشكل متكرر أكثر أو أقل اعتمادًا على تفضيلاتك الشخصية.

أفضل 10 ممارسات في إدارة المشاريع على كل مدير مشاريع القيام بها

1. اطلع على كافة رسائل بريدك الإلكتروني:

هناك الكثير من مدراء المشاريع الذين يحافظون على نظافة صناديق البريد الوارد الخاصة بهم، وبعضهم لديهم مئات (وأحياناً آلاف) الرسائل بحاجة لأرشفة (أو حذف). 
بشكل عام ، إذا تركت رسائل في بريدك الوارد، فهذا يعني أنك بحاجة إلى اتخاذ إجراء أو الرد قبل حذفها أو أرشفتها. 
فإذا كانت المهمة أو الاستجابة المطلوبة ذات أولوية منخفضة ، ستسمح لتلك الرسائل أحيانًا بالجلوس والبقاء في البريد الوارد لأيام أو حتى أسابيع.
إن هذه الممارسة الهامة لمدراء المشاريع، قد تستغرق ببساطة ساعة أو ساعتين لمرة واحدة في الشهر لاتخاذ إجراءات بشأن أكبر عدد ممكن من المحادثات حتى تتمكن من "إغلاق" المحادثات وأرشفتها.

2. راجع المرحلة الحالية والمراحل السابقة لمشروعك أو مجموعة مشاريعك: 

اعتمادًا على حجم مؤسستك ومشاريعك، فقد تعمل على إدارة مشروع واحد كبير  أو على بعض (أو العديد) من المشاريع الصغيرة / المتوسطة الحجم. 
بغض النظر عن العدد، خصص بعض الوقت مرة واحدة على الأقل كل أسبوع لمراجعة كل مراحل المشاريع قيد التنفيذ السابقة والحالية، وتأكد من تنفيذ جميع المهام الفرعية والأساسية للمرحلة. 
وقد يعني هذا مراجعة بيانات النطاق أو مخططات المشروع، للنظر في كيفية سير كل مشروع، والتأكد من أنك على المسار الصحيح.
وقد تساعدك منصات إدارة المشاريع الحديثة في القيام بهذه الممارسة بسهولة وبسرعة كمنصة Monday و Wrike و Paymo و Teamwork.
حيث يمكن أن تلقي نظرة عامة (أو تفصيلية، إذا كان وقتك يسمح لك بذلك) على بيانات المشروع.
بعد ذلك ، دوِّن بعض الملاحظات حول النقاط المزعجة أو الأشياء التي يمكن تبسيطها في كل مشروع ، أو الأسئلة التي تحتاج إلى إجابة عليها قبل البدء بمرحلة ما من مراحل المشروع.
ستتيح لك هذه العملية أيضًا التفكير في جميع مكونات المشروع، وليس فقط العناصر التي تنغمس فيها حاليًا ، لإبقائك على دراية تامة بالمكان الذي كنت فيه والمكان الذي تتجه إليه.

3. التفكير في الدروس المستفادة:

هذه المهمة جيدة للقيام بها خلال المشروع أو بعد انتهاء المشروع مباشرة.
اكتب العديد من التحديات التي واجهتها خلال فترة المشروع. 
ما هو الصعب؟ ما الذي لم ينجح؟ ما كان يمكن أن يكون أفضل؟
انظر ما إذا كان بإمكانك إقران كل مشقة بدرس تعلمته أو استراتيجية قمت بتنفيذها منذ ذلك الحين لتحسين هذا الصراع في المستقبل. 
عند الانتهاء، سيكون لديك سجل من الحلول المقترحة لنفسك في المستقبل. أما بالنسبة لأي تحديات لم تتمكن من التعلم منها أو اقتراح حلول لها - أي شيء لا يزال بعيد المنال - قم بإنشاء قائمة منفصلة بهذه التحديات ... ثم راجع النصيحة رقم 4.

4. تحديد المشاكل المستمرة والعمل على حلها 

لا بد لأي عمل من وجود المشكلات والتحديات أو الأسئلة، والتي تواجهك أثناء إدارة المشاريع.
فعلى سبيل المثال، قد يفتقر فريقك إلى الأدوات المناسب أو الأشخاص المناسبين (أي "يكره الجميع برنامجنا الحالي لتتبع الوقت!" أو "أحتاج إلى مصورين محترفين!")، ويمكن أيضاً أن يكون صراعًا شخصيًا ("أواجه صعوبة في التخطيط لإطلاق المشاريع ").
وقد تحدثت عن أهمية هذه المهارة في مقال سابق: القدرة على حل المشكلات

 5. رتب مكتبك

يتمتع مديرو المشاريع الناجحون بسمعة رائعة في تنظيم الأعمال على عكس مكاتبهم😆، وحواسبيهم أيضًا.
مرة واحدة في الشهر ، اتبع ممارسة إدارة المشاريع هذه، وفرغ من وقتك 20-30 دقيقة لتنظيف مكتبك.
تخلص من الأوراق القديمة الغير مهمة والملاحظات الذاتية التي لم تعد هناك حاجة إليها. 
اعثر على مكان للاحتفاظ بمستلزماتك وأوراقك، قم بتفريغ أي أقلام مكسورة أو أقلام بدون حبر. امسح سطح مكتبك ولوحة المفاتيح والهاتف والشاشة باستخدام منظف مضاد للبكتيريا لصد الجراثيم والفيروسات. (عندما تكون مشغولاً وتعمل بجد ، يحتاج جهازك المناعي إلى كل المساعدة التي يمكنه الحصول عليها! وخاصة خلال الوضع الراهن مع جائحة COVID-19).
 أثناء ثورة الترتيب والتنظيف، لا تنسى إعطاء القليل من الحب لمساحتك الافتراضية أيضًا (حاسوبك، جهازك اللوحي، هاتفك المحمول،...).
نظّم أي ملفات عائمة، واحذف التطبيقات والإشارات المرجعية التي لا تستخدمها. 
تذكر أنّ الجلوس إلى مكان عمل نظيف سوف يجدد شبابك تمامًا.

6. تقرّب من فريقك:

هذه النقطة تعد من أهم الممارسات الرائعة لإدارة المشروع لاتباعها. (تذكر أن إدارة الموارد البشرية هي واحدة من المجالات المعرفية الأساسية لأي مدير مشاريع محترف) 
حدد موعداً لتتقرب مع كل شخص في فريقك. 
إذا كنت تعمل في فريق صغير لإدارة المشروع، فيمكنك تناول الغداء مع كل شخص مرة في الشهر.
أما إذا كنت تعمل مع فريق مدار عن بعد، فقد يكون اجتماع تعارف افتراضي على منصة zoom مثلاً حلاً جيداً.


تذكر أنك لست بحاجة لمعرفة مشاعرهم العميقة وخصوصياتهم، إنما لكسر الجليد وإزالة الحواجز الوهمية التي ممكن أن تكون قد تشكلت لدى الفريق عنك أو عن أحد الزملاء.
بالطبع يمكنك أيضًا أن تكون ودياً أكثر من خلال السؤال عن كتابهم المفضل مثلاً، الفيلم المفضل، وأين يخططون للذهاب في عطلتهم التالية. 
اختر الوقت المناسب لبدء محادثة غير رسمية ثم اترك المحادثة تتطور بشكل طبيعي. فلا تعرف أبدًا متى يمكن أن تؤدي هذه المحادثات إلى اتصالات أو تعاونات أكثر عمقًا ، أو إلى الكشف عن بعض التفاصيل التي ستكون مفيدة في تخطيط مشروعك للمضي قدمًا.

إليك بعض الأسئلة التي يمكنك طرحها:
  • ما الذي كنت تعمل عليه مؤخرًا؟ هل أنت مستمتع بعملك حقًا؟
  • ما رأيك في إدارة هذا المشروع ، ما الذي يمكن تحسينه؟
  • هل لديك الموارد التي تحتاجها؟
  • ما الشئ الذي يحمسك؟

7. قل شكرًا

ممارسة أخرى هامة جداً في إدارة المشاريع تتمحور حول الناس: تذكر أن تُعبِر عن شعورك بالامتنان. مرة واحدة في الشهر على الأقل، خصص 10 دقائق لكتابة مذكرة شكر إلى شخص ما - عضو فريق ، أو مرشد ، أو حتى عميل - قام بعمل مفيد لك مؤخرًا.
هذه الممارسة  ستجعلك أنت والأخرين أيضاً تشعرون بالرضا! إنها طريقة رائعة لجعل يوم شخص ما رائعًا، وأيضًا لتذكير نفسك بالأشياء التي يجب أن تكون ممتنًا لها.
ليس من الضروري أن تكون خياليًا - فالرسالة الإلكترونية البسيطة التي تحتوي على بعض الجمل قد تفي بالغرض.

8. ساعد 

إلى جانب الممارسات رقم 6 ورقم 7 ، يشجعنا رقم 8 على تذكر وتفعيل الجانب البشري لإدارة المشروع مرة واحدة على الأقل شهريًا من خلال معرفة ما إذا كان أي شخص في فريقك بحاجة لبعض المساعدة.
وذلك من خلال تقديم المساعدة لفريقك في حل مشكلة تتعلق بالعمل، والمساعدة في البحث، تقديم المشورة أو التغذية الراجعة أو الاستماع ببساطة.
من السهل جدًا الانغماس في تقارير الموازنة وجداول المواعيد، والتي تنسيك أحيانًا أن مديري المشاريع هم في الغالب نواة فريق عمل، ويمكن أن تؤدي اتصالاتنا الشخصية مع الأشخاص من حولنا إلى رفع جودة العمل والمشروع.

9. تأمل المستقبل

في المهام 2 و 3 و 4 ، ستركز على الماضي والحاضر ، ولكن من المهم أيضًا النظر إلى المستقبل.
خلال هذه الممارسة الشهرية الهامة في إدارة المشاريع، حاول أن تسأل نفسك: ما الذي عليك القيام به للوصول إلى هناك (إدراة المشاريع بطريقة أسهل، بتكاليف أقل، بجودة أعلى،....)؟
من المحتمل أن يكون الجواب مزيجًا من العديد من الأشياء التي ستأخذها في الاعتبار خلال هذه التمارين - المهارات الجديدة والدروس المستفادة ، والعلاقات الشخصية التي تم إجراؤها ، والتغلب على التحديات في العمل - التي ستخلق طريقك إلى الأمام.
ما الذي يجب عليك فعله للبقاء على المسار الصحيح والوصول إلى المكان الذي تريد الذهاب إليه؟
 اقضِ 15 دقيقة في تدوين بعض الأفكار عن المستقبل.
 وستلاحظ كيف تتغير رؤيتك بمرور الوقت ومدى اقترابك من أهدافك.

10. تعامل مع نفسك

غالبًا ما يقوم مدراء المشاريع بمليون وظيفة في كثير من الأحيان في وقت واحد، والإجابة باستمرار على مختلف أصحاب المصلحة، وعلينا أن نبقى هادئين في بيئة دائمة التغير.
لذا ، من المهم حقًا تقدير النجاح والنمو الشخصي، ومكافأة نفسك على ذلك.
ويمكن أن تكون المكافأة مثلاً شيئًا بسيطًا للغاية، مثل بضع ساعات إضافية من النوم في عطلة نهاية الأسبوع أو قالب (كاتو)، أو شيء أخر مثل رحلة أو التسوق.



ماذا تعتقد؟

هل يبدو روتينك الشهري متشابهًا؟
ما هي ممارسات إدارة المشروع الخاصة بك؟
أخبرنا في التعليقات

اترك تعليقاً

أحدث أقدم