إدارة التواصل  مع الفرق المدارة عن بعد في المشاريع المعقدة

أصبحت الفرق المدارة عن بعد الآن، من أساسيات نجاح الأعمال واستمرارها، وخاصة مع انتشار جائحة (COVID -19)، وضرورة الالتزام بالتباعد الاجتماعي للسيطرة على الوباء.
وقد توصلت دراسات، قامت بها مؤسسة Global Workplace Analytics، إلى أن 80-90٪ من الموظفين أصبحت ترغب في العمل عن بعد.
ومع هذا التغير في بيئة العمل، ظهرت الحاجة لإيجاد أساليب وتطوير مهارات لإدارة الفرق البعيدة والتواصل معها بفعالية.
ويمكن أن يمثل العمل مع فرق بعيدة تحديًا ، ولكن يمكنك اتباع أفضل الممارسات المذكورة أدناه للمساعدة في إدارة المشاريع مع موظفيك عن بُعد بكفاءة وفعالية.

1. تواصل بوضوح (كن واضحاً):

وجدت الأبحاث أن الموظفين غالباً ما يفسرون رسائل البريد الإلكتروني بنبرة سلبية أكثر مما هو مقصود بالفعل.
وهذا بسبب عدم وجود إشارات لفظية وجسدية لمساعدة القارئ على تفسير معنى المرسل.
أيضًا ، يميل الأشخاص إلى الكتابة بصراحة أكبر في رسائل البريد الإلكتروني (بالتواصل كتابةً بشكل عام) مما قد يواجهونه وجهًا لوجه.
ولذا من السهل جدًا أن يحدث سوء الاتصال عندما تتواصل في الغالب مع الموظفين البعيدين عبر البريد الإلكتروني، وبالتالي; تحتاج إلى التأكد من أن كل شيء واضح.
القاعدة الأولى عند العمل مع الفرق البعيدة هي عدم افتراض أن موظفيك يعرفون كل حيثيات المشروع. فمن المحتمل (في أغلب الأحيان) أنهم لا يعرفون كافة التفاصيل اللازمة لإنجاز العمل!
لذا تأكد دائمًا من الإفراط في التواصل ...

وتأكد أنك قمت بتوضيح النقاط التالية:
  • المواعيد النهائية
  • المعلومات المهمة التي تخص المهمة أو المشروع
  • معايير الإنجاز
وحتى إذا كانوا يعرفون الإجابات بالفعل، فمن الأفضل إعادة ذكر المعلومات المهمة.

2. حدد توقعاتك من الفريق:

 يمكن أن يكون من السهل تجاهل التفاصيل الصغيرة ، مثل التوقعات (توقعاتك عن نتائج العمل، توقعاتك عن تاريخ التسليم المتوقع، توقعاتك عن جودة المخرجات،...) ، مع الموظفين البعيدين.
وغالبًا ما يضع المديرون توقعات واضحة مع موظفيهم المتواجدين في مقرات الشركة الجغرافية. ولكنهم ينسون ذلك مع الموظفين البعيدين.
يتميز الموظفون الموجودون في الموقع بكونهم معك شخصيًا. لذلك ، فإنهم يتحسسون التوقعات من خلال ثقافة الشركة، الجو الحالي السائد في الشركة، وشبكة الاتصالات الرسمية وغير الرسمية، وممارسات الفريق. أما الفرق البعيدة فتفوتهم هذه المؤشرات.
لذا إطلاع فريقك المدار عن بعد على التوقعات تجعله أكثر نجاحًا،وقم دائمًا بتوصيل توقعاتك للإنتاجية.
أخبر فريقك بالوقت المتوقع للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ومتى تكون الحاجة للتواصل بالرسائل الفورية (برامج المحادثة).
 إذا كانت المهمة مستعجلة، فقم بتوضيح ذلك، وقم بالتواصل في أقرب وقت ممكن، لإتاحة المزيد من الوقت للموظف لإنجاز المهمة.
إذا كنت تعيش في مناطق زمنية مختلفة عن فريقك، فقم بالاتفاق المسبق على مواعيد محددة للتواصل.
كما تساعد اجتماعات الفيديو المنتظمة فرقك البعيدة على البقاء على اطلاع على توقعاتك وتحقيق الأهداف.

3. استفد من التكنولوجيا

هناك المئات من البرامج المصممة لجعل إدارة المشاريع مع الفرق البعيدة سهلة وفعالة.
استفد منها وقم بمتابعة فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من التعاون معًا.

إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك:
  • يمكنك جدولة اجتماعات الفيديو من خلال  منصة Zoom أو Google Hangouts
  • المراسلة الفورية من خلال Skype أو Slack أو Teamwork Chat
  • منصات التعاون ومشاركة الملاحظات واللوحات البيضاء الرقمية باستخدام Miro أو Evernote
  • استخدم برنامجًا لإدارة المشاريع مثل Monday.com أو Teamwork أو Workiom
كل هذه الأدوات توفر الكثير من الوقت ، وتمنحك القدرة على التعاون مع فريقك المستقل بكفاءة.
وهذا يمنحك ، وكل عضو في فريقك ، رؤية للمشروع بأكمله.

في الختام

عندما تعمل مع فرق بعيدة ، من الضروري أن يكون لكل عضو في الفريق وصول كامل ورؤية لكامل تفاصيل المشروع (أو المهام المنوطة به وجميع تفاصيلها).
تتيح لك المنصات والأدوات التكنولوجية الحديثة (كالمذكورة أعلاه) لفريقك مشاهدة جميع التحديثات التي تم إجراؤها على مشروعك فور حدوثها.
وتذكر دائماً أن التواصل الدائم مع الفرق المدارة عن بعد هو مفتاح النجاح الأول


هل ترغب في تعلم المزيد من المهارات؟

تزودك هذه المدونة بالمهارات التي تحتاجها للحصول على مسيرة مهنية ناجحة؛ وهذه مجرد واحدة من العديد من الأدوات والموارد التي ستجدها هنا في Digital Age.
لا تنسى أن تشترك في قائمتنا البريدية المجانية ، ليصلك كل جديد يسهم في تطوير حياتك المهنية!

اترك تعليقاً

أحدث أقدم