إدارة التواصل هو أحد أهم جوانب نجاح التعامل مع الفرق المدارة عن بعد. تختلف طريقة تواصل الأقسام والفرق عند العمل عن بعد عن التواصل الشخصي في مكان العمل. غالبًا ما تواجه الفرق تحديات اتصال جديدة عند العمل عن بعد، لذلك من المهم التعرف على الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك أنت وزملائك على التواصل بوضوح مع بعضهم البعض. أصبحت الفرق المدارة عن بعد الآن، من أساسيات نجاح الأعمال واستمرارها، وخاصة بعد انتشار جائحة (COVID -19)، وخلال الأزمات.
وقد توصلت دراسات، قامت بها مؤسسة Global Workplace Analytics، إلى أن 80-90٪ من الموظفين أصبحت ترغب في العمل عن بعد.
ومع هذا التغير في بيئة العمل، ظهرت الحاجة لإيجاد أساليب وتطوير مهارات لإدارة الفرق البعيدة والتواصل معها بفعالية.
ويمكن أن يمثل العمل مع فرق بعيدة تحديًا ، ولكن يمكنك اتباع أفضل الممارسات المذكورة أدناه للمساعدة في إدارة المشاريع مع موظفيك عن بُعد بكفاءة وفعالية.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
أهمية إدارة التواصل مع الفرق المدارة عن بعد
يعد التواصل الفعال للفريق عن بعد أمرًا مهمًا لأن الزملاء لا يتفاعلون باستمرار ويتعاونون مع بعضهم البعض أثناء يوم العمل. يعتمدون على الاتصال عن بعد لإعطاء التعليمات والتغذية الراجعة وتقارير التقدم. يجمع الموظفون المعلومات دون أن يكونوا قادرين على قراءة الإشارات غير اللفظية، مثل لغة الجسد. في هذه السيناريوهات، يعتبر الوضوح والدقة عاملين أساسيين لضمان فهم الجميع لواجباتهم الوظيفية والوفاء بها.
تعد إدارة التواصل مع الفريق عن بعد مهمًا أيضًا للحفاظ على الروح المعنوية عالية وتحفيز الموظفين ومشاركتهم. غالبًا ما يكون الجانب التلقائي والاجتماعي للتواصل في مكان العمل بنفس تأثير جزء الأعمال.
استراتيجيات إدارة التواصل مع الفرق المدارة عن بعد
تواصل بوضوح (كن واضحاً)
وجدت الأبحاث أن الموظفين غالباً ما يفسرون رسائل البريد الإلكتروني بنبرة سلبية أكثر مما هو مقصود بالفعل.وهذا بسبب عدم وجود إشارات لفظية وجسدية لمساعدة القارئ على تفسير معنى المرسل.
أيضًا ، يميل الأشخاص إلى الكتابة بصراحة أكبر في رسائل البريد الإلكتروني (بالتواصل كتابةً بشكل عام) مما قد يواجهونه وجهًا لوجه.
ولذا من السهل جدًا أن يحدث سوء الاتصال عندما تتواصل في الغالب مع الموظفين البعيدين عبر البريد الإلكتروني، وبالتالي; تحتاج إلى التأكد من أن كل شيء واضح.
القاعدة الأولى عند العمل مع الفرق البعيدة هي عدم افتراض أن موظفيك يعرفون كل حيثيات المشروع. فمن المحتمل (في أغلب الأحيان) أنهم لا يعرفون كافة التفاصيل اللازمة لإنجاز العمل!
لذا تأكد دائمًا من الإفراط في التواصل ...
وتأكد أنك قمت بتوضيح النقاط التالية:
- المواعيد النهائية
- المعلومات المهمة التي تخص المهمة أو المشروع
- معايير الإنجاز
حدد توقعاتك من الفريق
يمكن أن يكون من السهل تجاهل التفاصيل الصغيرة ، مثل التوقعات (توقعاتك عن نتائج العمل، توقعاتك عن تاريخ التسليم المتوقع، توقعاتك عن جودة المخرجات،...) ، مع الموظفين البعيدين.وغالبًا ما يضع المديرون توقعات واضحة مع موظفيهم المتواجدين في مقرات الشركة الجغرافية. ولكنهم ينسون ذلك مع الموظفين البعيدين.
يتميز الموظفون الموجودون في الموقع بكونهم معك شخصيًا. لذلك ، فإنهم يتحسسون التوقعات من خلال ثقافة الشركة، الجو الحالي السائد في الشركة، وشبكة الاتصالات الرسمية وغير الرسمية، وممارسات الفريق. أما الفرق البعيدة فتفوتهم هذه المؤشرات.
لذا إطلاع فريقك المدار عن بعد على التوقعات تجعله أكثر نجاحًا،وقم دائمًا بتوصيل توقعاتك للإنتاجية.
أخبر فريقك بالوقت المتوقع للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، ومتى تكون الحاجة للتواصل بالرسائل الفورية (برامج المحادثة).
إذا كانت المهمة مستعجلة، فقم بتوضيح ذلك، وقم بالتواصل في أقرب وقت ممكن، لإتاحة المزيد من الوقت للموظف لإنجاز المهمة.
إذا كنت تعيش في مناطق زمنية مختلفة عن فريقك، فقم بالاتفاق المسبق على مواعيد محددة للتواصل.
كما تساعد اجتماعات الفيديو المنتظمة فرقك البعيدة على البقاء على اطلاع على توقعاتك وتحقيق الأهداف.
$ads={1}
استفد من التكنولوجيا
تقليد تجربة المكتب الشخصية من خلال الاستثمار في البرامج التعاونية التي يستخدمها جميع الموظفين. يمكنهم إرسال الرسائل ومشاركة الأفكار والمستندات والعمل على المشاريع في وقت واحد وطلب المساعدة أو الملاحظات. تكون هذه الأدوات أكثر فاعلية إذا ظل الموظفون مسجلين الدخول إليها طوال يوم العمل ويمكنهم الرد على الفور على رسائل زملائهم. تساعد البرامج التعاونية أيضًا في الحفاظ على تنظيم الفرق البعيدة. هناك المئات من البرامج المصممة لجعل إدارة المشاريع مع الفرق البعيدة سهلة وفعالة.استفد منها وقم بمتابعة فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من التعاون معًا.
إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك
- يمكنك جدولة اجتماعات الفيديو من خلال منصة Zoom أو Google Hangouts
- المراسلة الفورية من خلال Skype أو Slack أو Teamwork Chat قم بجدولة اجتماعات الفريق بانتظام، مثل الاجتماعات الأسبوعية والشهرية، لقياس الأداء والتقدم. تمنح الاجتماعات الموظفين فرصة متكررة لمشاركة الأفكار والآراء والاهتمامات مع القسم بأكمله.
- منصات التعاون ومشاركة الملاحظات واللوحات البيضاء الرقمية باستخدام Miro أو Evernote يمكنك عرض المخططات والرسومات، لتوصيل الأفكار أو البيانات المعقدة مع فريقك. يمكنك أيضًا استخدام برامج العروض التقديمية لعرض الأفكار بشكل مرئي، والتي يجد الكثير من الأشخاص أنها أسهل في الفهم والتذكر من الكلمات.
- استخدم برنامجًا لإدارة المشاريع مثل Monday.com أو Teamwork أو Clickup أو Workiom تسمح هذه البرامج بالتخطيط والجدولة والتغذية الراجعة ومشاركة الملفات وتتبع التقدم والدردشة وتسليم المهام ضمن أوقات محددة على منصة واحدة. يمكنهم مساعدة فريقك على استخدام الموارد بكفاءة وتقليل ضغوط إكمال المشاريع الكبيرة عن بعد.
وهذا يمنحك، وكل عضو في فريقك، رؤية للمشروع بأكمله.
تحديات إدارة التواصل مع الفرق المدارة عن بعد
كسر الحواجز التقنية
هل شعرت يومًا أن أهل التكنولوجيا يتحدثون لغة مختلفة؟ مع كل المصطلحات والمختصرات ومصطلحات الكمبيوتر، فإن الأمر يشبه محاولة قراءة دليل بلغة مختلفة. عندما تكون جميعًا في المكتب معًا، يمكنك أن تتكئ وتسأل، "مرحبًا، ماذا يعني ذلك؟" لكن التواصل عن بعد؟ أحيانًا يكون الأمر أشبه بالصراخ في الوادي، على أمل أن يسمعك أحدهم. يمكن أن يؤدي سوء الفهم هذا حقًا إلى إعاقة العمل.معالجة الاتصال غير المتزامن
تخيل للحظة: لديك سؤال مستعجل. لتقم بالاتصال بأحد أعضاء فريقك. ثم انتظر. وانتظر. إنها حقيقة تواصل الفريق عن بعد. مع انتشار أعضاء الفريق عبر مناطق زمنية مختلفة، لا يمكن للجميع الاتصال بالإنترنت والاستجابة في نفس الوقت.يؤدي هذا إلى ما نسميه الاتصال غير المتزامن - حيث تطلق رسالة ولا تنتظر الرد الفوري. يبدو الأمر بسيطًا بدرجة كافية، لكن إدارته بفعالية هي لعبة كرة أخرى تمامًا.
التعاون عبر مناطق زمنية مختلفة
مجرد غروب الشمس في جانبك من العالم لا يعني أن الوقت قد حان للنوم للجميع. هذه هي تفاصيل التعاون عبر مناطق زمنية مختلفة. يمكن أن يبدو كابوسًا لوجستيًا ولكنه فرصة أيضًا. تخيل وجود فريق يعمل فعليًا على مدار الساعة! المفتاح هو إتقان فن موازنة الاستجابة مع احترام الحدود الشخصية. بعد كل شيء، تدرك الفرق الناجحة عن بُعد أن الأمر لا يتعلق بالعمل لفترة أطول، بل يتعلق بالعمل بشكل أكثر ذكاءً.الثقة في العمل الذاتي
قد يشعر بعض أعضاء الفريق المدار عن بعد بالقلق بشأن مدى ثقة الفريق في قدرتهم على العمل بشكل مستقل وتحقيق الأهداف بدون إشراف مباشر. يجب على المديرين تعزيز الثقة في العمل الذاتي وتوفير الدعم اللازم لأعضاء الفريق لتعزيز ثقتهم في قدراتهم وتحقيق النجاح في بيئة العمل عن بعد.ما هو مفهوم إدارة التواصل؟
إدارة التواصل هي عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ والمراقبة للتواصل داخل الفريق أو بين الفِرَق المختلفة في المؤسسة. تهدف إلى تحقيق التواصل الفعال والشفافية بين الأعضاء، وتعزيز التفاهم والتنسيق الجيد. تشمل مهامها تحديد أهداف التواصل، اختيار وسائل التواصل المناسبة، توفير التوجيه والتوضيح، تعزيز التواصل الفعال، إدارة التحديات وحل المشكلات، تقييم وتحسين الأداء. تهدف إلى بناء بيئة تواصل صحية ومثمرة في مكان العمل، وتعزيز الأداء الفردي والجماعي، وتحقيق الأهداف المشتركة.بشكل عام، تهدف إدارة التواصل إلى بناء بيئة تواصل صحية ومثمرة في مكان العمل، حيث يتم تبادل المعلومات والأفكار بشكل فعال، ويتم فهم الرسائل بوضوح، ليعمل الفريق بتناغم وتعاون. يتطلب ذلك القدرة على التواصل الفعال، والاستماع الجيد، وتبني أدوات التواصل المناسبة، وتحفيز الروابط الاجتماعية والثقة بين الأعضاء.
في الختام
عندما تعمل مع فرق بعيدة ، من الضروري أن يكون لكل عضو في الفريق وصول كامل ورؤية لكامل تفاصيل المشروع (أو المهام المنوطة به وجميع تفاصيلها). وباستخدام عملية إدارة التواصل الفعالة، يمكن تعزيز الأداء الفردي والجماعي، وتحقيق الأهداف المشتركة، مما يسهم في نجاح المشروعات والمبادرات التي يعمل عليها الفريق.تتيح لك المنصات والأدوات التكنولوجية الحديثة (كالمذكورة أعلاه) لفريقك مشاهدة جميع التحديثات التي تم إجراؤها على مشروعك فور حدوثها.
وتذكر دائماً أن التواصل الدائم مع الفرق المدارة عن بعد هو مفتاح النجاح الأول
أقرأ أيضاً:
الأسئلة الشائعة
ما هي التحديات الرئيسية في إدارة التواصل مع الفرق المدارة عن بعد؟
تتضمن بعض التحديات الشائعة اختلافات المنطقة الزمنية، وسوء التواصل بسبب نقص الإشارات غير اللفظية، والصعوبات في بناء العلاقات، والفجوات المحتملة في الاتصال الناتجة عن تفضيلات وأنماط الاتصال المختلفة.كيف يمكنني تجنب سوء التواصل في فريق بعيد؟
لتجنب سوء التواصل، اسعَ إلى الوضوح في رسائلك، وانتبه إلى حواجز اللغة، ووفر السياق عند الضرورة. كلما أمكن، استخدم مكالمات الفيديو أو المحادثات الصوتية بدلاً من الاعتماد فقط على الاتصال الكتابي. شجع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة وطلب التوضيح عند الحاجة.كيف يمكن تعزيز الإحساس بالمسؤولية عند الفرق المدارة عن بعد؟
حدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات والمواعيد النهائية لكل عضو في الفريق. شجع تحديثات التقدم المنتظمة وقدم ملاحظات بناءة. استخدم أدوات إدارة المشروع لتتبع المهام وضمان الشفافية. من خلال تحديد توقعات واضحة ومساءلة أعضاء الفريق، يمكنك تعزيز ثقافة المسؤولية.كيف يمكن معالجة النزاعات أو سوء التفاهم في فريق العمل عن بعد؟
تشجيع الحوار المفتوح ومعالجة النزاعات على الفور. إذا نشأت تعارضات، ففكر في تحديد موعد لمكالمة فيديو لمناقشة المشكلة وإيجاد حل لها. أكد على أهمية الاستماع الفعال والتعاطف، وشجع أعضاء الفريق على البحث عن أرضية مشتركة وإيجاد حلول مفيدة للطرفين.هل ترغب في تعلم المزيد من المهارات؟
تزودك هذه المدونة بالمهارات التي تحتاجها للحصول على مسيرة مهنية ناجحة؛ وهذه مجرد واحدة من العديد من الأدوات والموارد التي ستجدها هنا في Digital Age.لا تنسى أن تشترك في قائمتنا البريدية المجانية ، ليصلك كل جديد يسهم في تطوير حياتك المهنية!