العمل عن بعد لديه الكثير من الامتيازات ، سواء للشركة أو موظفيها. حيث يوفر العمل عن بعد على أصحاب العمل المال ، وذلك من خلال تجنب النفقات المترتبة للمكاتب التقليدية.
كما ويمكنهم من اختيار أفضل الأشخاص لفريقهم بغض النظر عن موقعهم الجغرافي.
بالمقابل أيضاً، يحصل الموظفون عن بعد على المزيد من المرونة، والتخلص من التنقل اليومي المزعج، وقضاء المزيد من الوقت في المنزل مع عائلاتهم.
مع وجود العديد من الإيجابيات ، فلا عجب لماذا أصبح العمل عن بعد أكثر شيوعًا. فوفقا لبحث نشر من قبل Owl Labs، فإن 16 ٪ من الشركات العالمية تعمل بشكل تام عبر الفرق المدارة عن بعد، و 40 ٪ من الشركات العالمية تعتمد على الفرق المدارة عن بعد بشكل جزئي. ومن المتوقع أن تستمر هذه الأرقام في الارتفاع مع زيادة إدراك فوائد العمل عن بعد.
مع كل فوائد العمل عن بعد المذكورة أعلاه ، فللعمل عن بعد بعض التحديات أيضاً.
فعندما يعمل أعضاء الفريق من منازلهم (أو أي مكان أخر)، أي في مواقع جغرافية مختلفة ، فإنهم يفقدون التواصل مع بعضهم البعض ومع الشركة ككل.
في هذه المقال سأسلط الضوء على بعض الأدوات والأساليب المتبعة لزيادة الترابط مع الفرق المدارة عن بعد:
{tocify} $title={ محتويات المقال }
أولاً: استخدام أدوات الاتصال
يجب أن يتمكن الموظفون عن بُعد من التواصل مع بعضهم البعض بسهولة، و لن يستطيع البريد الإلكتروني القيام بتلك المهمة.لجعل الموظفين عن بُعد يشعرون بالاتصال حقًا، تحتاج إلى استخدام أدوات العمل عن بُعد للتواصل.
إحدى أكثر أدوات العمل عن بعد شيوعًا هي Slack
Slack هي أداة مراسلة فورية تنظم المحادثات ضمن قنوات اتصال. تسمح لك هذه القنوات بتنظيم الاتصالات بشكل أكبر بناءً على الفرق أو المشاريع أو حتى مواقع المكاتب.
إن تطبيقات التواصل والمحادثة، مثل Slack، يسمح للعاملين عن بُعد التواصل مع زملائهم بسرعة إذا احتاجوا لذلك.
نصيحة:
بصرف النظر عن إنشاء قنوات Slack استنادًا إلى الفرق والمشاريع ، يجب عليك إنشاء بعض القنوات العامة أو العائلية التي تسمح للعاملين عن بُعد بالمحادثة مع بعضهم البعض حول مواضيع غير مرتبطة بالعمل
يفوت العديد من الموظفين عن بعد فرصة الدردشة مع زملائهم في العمل كما لو كانوا في مكتب تقليدي. فإذا كان لديهم مساحة للحديث عن كل ما يدور في أذهانهم ، فسوف يشعرون بأنهم أعضاء حقيقيون في عائلة عملك.
بصرف النظر عن إنشاء قنوات Slack استنادًا إلى الفرق والمشاريع ، يجب عليك إنشاء بعض القنوات العامة أو العائلية التي تسمح للعاملين عن بُعد بالمحادثة مع بعضهم البعض حول مواضيع غير مرتبطة بالعمل
يفوت العديد من الموظفين عن بعد فرصة الدردشة مع زملائهم في العمل كما لو كانوا في مكتب تقليدي. فإذا كان لديهم مساحة للحديث عن كل ما يدور في أذهانهم ، فسوف يشعرون بأنهم أعضاء حقيقيون في عائلة عملك.
هناك برنامح أخرى للتواصل يمكنك الاطلاع عليها من خلال المقالة التالية:
ثانياً: عقد اجتماعات فيديو أسبوعية
هناك طريقة أخرى فعالة لجعل الفرق المدارة عن بُعد تشعر بالاتصال أكثر، وذلك من خلال بعض التفاعل وجهًا لوجه.تدعي الكثير من الدراسات أن التكنولوجيا قتلت التفاعلات وجهًا لوجه. في حين أن هذا قد يكون صحيحاً، فإن التكنولوجيا أيضاً تجعل التفاعل وجهاً لوجه ممكنا، وذلك من خلال عقد اجتماعات فيديو أسبوعية باستخدام تطبيقات مكالمات الفيديو واللقاءات مثل Zoom أو Skype
إن عقد اجتماعات بالفيديو بشكل منتظم يسمح للموظفين عن بُعد بالتواصل بشكل أفضل وتكوين روابط أفضل مع زملائهم في العمل
نصيحة:
لبناء اتصالات أقوى أثناء اجتماعات الفيديو الأسبوعية، لا تتحدث فقط عن العمل، أضف لمسة شخصية.
فقبل أن تبدأ في الحديث عن المشاريع أو إطلاق موقع جديد أو مؤشرات الأداء الرئيسية، اسمح لأعضاء فريقك بمشاركة أي أخبار جيدة لديهم.
قد تكون هذه أخبارًا جيدة تتعلق بالعمل أو مجرد شيء ممتع فعلوه في عطلة نهاية الأسبوع.
لبناء اتصالات أقوى أثناء اجتماعات الفيديو الأسبوعية، لا تتحدث فقط عن العمل، أضف لمسة شخصية.
فقبل أن تبدأ في الحديث عن المشاريع أو إطلاق موقع جديد أو مؤشرات الأداء الرئيسية، اسمح لأعضاء فريقك بمشاركة أي أخبار جيدة لديهم.
قد تكون هذه أخبارًا جيدة تتعلق بالعمل أو مجرد شيء ممتع فعلوه في عطلة نهاية الأسبوع.
ثالثاً: إنشاء تقاليد ممتعة لشركتك
من السهل إنشاء تقاليد ممتعة في بيئة عمل التقليدية (ضمن المكتب). فعلى سبيل المثال، في عيد ميلاد كل موظف من موظفيك ، يمكنك إقامة حفل في المكتب. أو القيام بنشاطات شهرية ترفيهية أو رياضية.فإذا كنت ترغب في جعل فرقك المدارة عن بعد تشعر بالاتصال أكثر، فمن المهم الاستمرار في هذه الأنواع من تقاليد الشركة الممتعة عبر الإنترنت. (مقال ذو صلة: العمل عن بعد: تعلم ميف تصبح رئيس نفسك)
ولكن كيف؟؟!!
حسنًا ، للاحتفال بأعياد الميلاد، يمكنك نشر رسائل معايدة عبر تطبيقات الاتصال المستخدمة في شركتك، مما يمكن الموظفين الآخرين من التفاعل فيما بينهم.
ربما يمكنك حتى إرسال كعكة ميلاد إلى موقع موظفك البعيد، أو إرسال هدية مالية أو مادية.
إن إشراك الموظفين عن بُعد في تقاليد الشركة سيخلق روابط أقوى ويساعدك في الحفاظ على ثقافة شركتك.
نصيحة:
جرب اشراك موظفيك في لعبة واحدة من الألعاب الكثيرة المتاحة حالياً عبر الانترنت والتي تسمح للاعبين من جميع أنحاء العالم اللعب مع بعضهم البعض.
جرب اشراك موظفيك في لعبة واحدة من الألعاب الكثيرة المتاحة حالياً عبر الانترنت والتي تسمح للاعبين من جميع أنحاء العالم اللعب مع بعضهم البعض.
رابعاً: احتفل بانجازات فريقك
تعد الإشادة بالإنجازات والتحسينات التي يقوم بها موظفوك، طريقة رائعة لجعلهم يشعرون بالفخر.لذا ، إذا كنت تريد أن يشعر الموظفون عن بُعد بالاتصال أكثر، خذ وقتًا للاحتفال بإنجازاتهم. ولن يؤدي الثناء إلى جعل فريقك يشعر بالاتصال أكثر فحسب ، بل يؤدي إلى زيادة الإنتاجية أيضًا.
ولكن كيف ذلك للفرق المدارة عن بعد؟
يمكنك القيام بذلك عن طريق إرسال رسالة ثناء سريعة عندما يقوم العامل عن بعد بعمل رائع أو إضافة برنامج موظف الشهر.
ومع ذلك ، بصفتك مالك الشركة ، لا يمكنك أن تكون في كل مكان طوال الوقت ، لذلك لن تتمكن من رؤية جميع الأشياء الرائعة التي يقوم بها موظفوك. لذا ، دع أعضاء فريقك يحتفلون ببعضهم البعض من خلال تطبيق نظام يسمح لأعضاء الفريق بتقديم الثناء من خلال تقييم بعضهم البعض مثلاً ، وبذلك يتمكن الجميع من الحصول على بعض اللمعان وبشكل أسهل قليلاً.
خامساً: التخطيط لرحلات جماعية دورية (سنوية)
حاول التخطيط لرحلة جماعية دورية (سنوية) _في حال كان ذلك ممكناً_ لجميع موظفيك حيث يعد التواصل مع الفرق المدارة عن بعد شخصيًا (وجهاً لوجه) طريقة رائعة أخرى لتكوين اتصالات أقوى. وأحد أكثر الطرق فعالية لقضاء وقت عالي الجودة بين أعضاء الفريق وبناء علاقات عميقة، حيث تتيح الرحلات الجماعية لجميع الموظفين التلاقي ومشاركة الأفكار والعمل على المشاريع معًا وتحديد أهداف الشركة.
نصيحة:
الرحلة الجماعية لا يجب أن تركز فقط على العمل.
تأكد من أن فريقك يتواصل مع بعضه البعض على المستوى الشخصي أيضاً. يجب عليك أيضًا التخطيط لبعض الأنشطة الترفيهية الممتعة.
الرحلة الجماعية لا يجب أن تركز فقط على العمل.
تأكد من أن فريقك يتواصل مع بعضه البعض على المستوى الشخصي أيضاً. يجب عليك أيضًا التخطيط لبعض الأنشطة الترفيهية الممتعة.
أهم المهارات التي يتمتع بها المدير لإدارة الفرق المدارة عن بعد
إدارة الفرق عن بعد تتطلب مهارات محددة للمدير لضمان نجاح الفريق وتحقيق الأهداف المحددة. من بين هذه المهارات:1. التواصل الفعال: يجب على المدير أن يكون قادراً على التواصل بشكل فعال مع أعضاء الفريق عن بعد باستخدام البريد الإلكتروني والمحادثة الفورية والمكالمات الصوتية والفيديو. ويجب عليه أيضاً تحديد وسائل التواصل التي يستخدمها الفريق وتحديد السياسات والإجراءات المتعلقة بالتواصل.
2. إدارة الوقت: يجب على المدير تحديد الأولويات وتنظيم جدول العمل بطريقة فعالة لتحقيق الأهداف بشكل ملائم. ويجب أن يكون قادراً على توزيع المهام بشكل عادل بين أعضاء الفريق وتحديد الأوقات المحددة لإنجاز المهام.
3. القيادة: يجب أن يكون المدير قادراً على قيادة الفريق عن بعد بطريقة فعالة وتحفيز الأعضاء لتحقيق الأهداف المحددة. ويجب عليه أيضاً تحديد رؤية واضحة للفريق وتحديد الخطط الاستراتيجية المناسبة لتحقيقها.
4. إدارة الصراعات: يجب على المدير أن يكون قادراً على إدارة الصراعات بين أعضاء الفريق عن بعد وإدارة الأزمات لإيجاد حلول للمشاكل.
منصات لإدارة الفرق المدارة عن بعد
هناك منصات التي خدمات إدارة المهام، والتي تهدف جميعها إلى تسهيل إدارة المشاريع والمهام وتحسين تنظيم الفريق. أهمها:1. Monday: منصة إدارة المشاريع والمهام الشهيرة والتي تتيح للفريق إدارة المشاريع بشكل متكامل، وتحديد المهام وتوزيعها بين أعضاء الفريق والتحكم بتواريخ الانتهاء والإنجاز. كما تتيح المنصة مشاركة الملفات والملاحظات والتعليقات بين أعضاء الفريق.
2.
Teamwork: منصة إدارة المشاريع والمهام والتي تتيح للفريق التعاون معًا بشكل فعال،
وتحديد المهام وتوزيعها بين أعضاء الفريق والتحكم بالتواريخ. كما تتيح المنصة
أيضًا مشاركة الملفات والملاحظات وتعليقات الفريق وإنشاء قوائم المهام.
3. ClickUp: منصة إدارة المشاريع والمهام الشهيرة والتي تتيح للفريق إدارة المهام بشكل متكامل، وتحديد المهام. كما تتيح المنصة إنشاء التقويمات وجداول الزمن والمشاركة في الوقت الحقيقي بين أعضاء الفريق وتتبع التقدم وتقييم الأداء.
تحديات إدارة الفرق المدارة عن بعد
التحدي الأول: الثقة
الثقة هي الأساس الذي يبنى عليه كل العمل الناجح عن بعد. فإن بناء الثقة هو أيضًا أحد أكبر التحديات التي تواجه إدارة الموظفين عن بُعد لأن التفكير التقليدي هو أنه لا يمكنك ضمان الإنتاجية إذا كنت لا تعمل في نفس المكتب وقادرًا على رؤية الأشخاص يعملون بالفعل.لإدارة الفرق المدارة عن بعد، يجب أن تثق في أنهم يمكن أن يكونوا ناجحين تمامًا في العمل من المنزل أو المكتب البعيد كما لو كانوا يعملون من مقر الشركة وأنهم يقومون بالأشياء الصحيحة لفريقهم وللمنظمة. (راجع مقال: تحديات الفرق المدارة عن بعد)
كيف تتغلب على مشكلات الثقة وتبني الثقة مع فريق بعيد؟
بناء الثقة ليس بالأمر السهل ويتطلب الوقت والصبر والمثابرة. إن الخوض في التفاصيل حول جميع طرق بناء الثقة هو مقال في حد ذاته، لكن بناء الثقة يبدأ عادةً بافتراض النوايا الإيجابية.تصف شبكة التدريب التنفيذي كيف أن "افتراض النية الإيجابية يعني التصرف على افتراض أن الأشخاص الذين تلتقي بهم جديري بالثقة وقادرين للعمل عن بعد- وأنهم يشاركونك رغبتك في الحصول على أفضل نتيجة ممكنة للمؤسسة. أنت "تتصرف كما لو" سيتصرفون بطريقة فعالة وإيجابية ".
هذا التغيير في طريقة التفكير مطلوب لبدء دورة الثقة مع أعضاء الفريق عن بعد. إذا كان بإمكانك أن تفترض وجود نية إيجابية، فإن بعض أنشطة بناء الثقة الموثوقة هي:
- إنشاء اتفاقية ثقة حية.
- وضع أهداف SMART التي يمكن للموظفين الالتزام بها ومتابعتها.
- كن منفتحًا وشفافًا، أظهر نقاط ضعفك في مكان ما، وكن على استعداد للاعتراف بأخطائك.
التحدي الثاني: التواصل
يمكن أن يكون الاتصال تحديًا كبيرًا في إدارة الموظفين عن بُعد بسبب جميع جوانب العمل عن بُعد المختلفة التي يمكن أن تتأثر به، مثل:
- التواصل الفردي: كيف يجب أن تتواصل مع الناس ؟ ما هو تأثير المناطق الزمنية واللغة على التواصل؟ كيف تسمح للمحادثات المخصصة؟
- التواصل مع الفريق: كيف ينبغي تنظيم اجتماعات الفريق عن بُعد وقيادتها؟ كيف يمكنك توصيل معلومات تنظيمية (مثل سياسات الموارد البشرية الجديدة) أو معلومات الفريق (مثل أعضاء الفريق الجدد) بطريقة متسقة للجميع؟
- إدارة المشروع: كيف تدير أولويات العمل عبر أعضاء الفريق؟ كيف تضمن الإدارة الفعالة للمشروع وتسليم الالتزامات؟
كيف تتغلب على تحديات التواصل مع الموظفين عن بعد؟
هناك العديد من الجوانب للتواصل، ولكل منها تحدياته الخاصة وطرق التغلب عليها. إليك بعض الأفكار التي يجب وضعها في الاعتبار:- اطلب من أعضاء فريقك عن بُعد التأكد من تحديث التقويمات الخاصة بهم عبر الإنترنت لجعل جدولة الاجتماعات المتكررة أو الفردية أو المخصصة أسهل للجميع.
- استخدم برنامج مؤتمرات الفيديو المناسب (مثل Google Meet) الذي يتوافق مع طريقة عمل فريقك.
- ضع إرشادات اتصال واضحة حول متى وكيف يجب على العاملين عن بُعد استخدام المراسلة الفورية مقابل البريد الإلكتروني مقابل الهاتف مقابل مؤتمر الفيديو.
- استخدم نظامًا أساسيًا مناسبًا لبرامج إنترانت (مثل Microsoft Teams) يتيح المشاركة الفعالة لموارد العمل والمعلومات.
التحدي الثالث: الإنتاجية
قد يجد بعض الموظفين صعوبة في العمل دون إشراف مباشر (شخصي). قد يحتاجون إلى دعم إضافي أو طرق مبتكرة لتتبع الوقت والتقدم حتى يتمكنوا من البقاء على المسار الصحيح. (إقرأ المقال: 8 نصائح تقنية لحمايتك من مخاطر العمل عن بعد)في حالات أخرى، قد يُنظر إلى انخفاض الإنتاجية (ولكن ليس بالضرورة صحيحًا). على سبيل المثال، في المواقف المختلطة (حيث يكون بعض العمال في المكتب والبعض الآخر في المنزل)، يمكن للعاملين في المكتب إدراك أن زملائهم البعيدين لا يعملون بجد لأنهم لا يستطيعون رؤيتهم.
أفضل ممارسات المدير: تعتمد الإنتاجية في أي مكان عمل على إمكانية التنبؤ والهيكل. قم بإنشاء هذا الهيكل من خلال تحديد الأدوار والمسؤوليات بشكل واضح، ووضع جداول زمنية واضحة، وإطلاع الجميع على من يفعل ماذا.
التحدي الرابع: التنوع الثقافي
أخيرًا وليس آخرًا، يوجد التنوع الثقافي في قائمة تحديات إدارة الفرق المدارة عن بعد.يمكن أن يشمل التنوع الثقافي الاختلافات بين مجموعات الأشخاص من مناطق أو مواقع مختلفة - ما نفكر فيه عادةً على أنه "ثقافة" - ولكن يمكن أن يشمل أيضًا الاختلافات بين الأجيال.
- كل تحد فريد ومختلف، ولكن يمكن التغلب عليه باستخدام بعض مبادئ القيادة العامة.
- كن فضوليًا وحساسًا ومنفتحًا على التعلم عندما يتعلق الأمر بثقافات جديدة وطرق مختلفة للقيام بالأشياء.
- اضبط أسلوب الاتصال الخاص بك لاستيعاب الثقافات المختلفة، لا سيما عندما يتعلق الأمر بتقديم ملاحظات الموظف أو إعطاء التوجيه.
- قم بإجراء تدريب متعدد الثقافات لمساعدة أعضاء الفريق البعيدين على فهم بعضهم البعض بشكل أفضل.
التحدي الخامس: العزل الاجتماعي
يمكن أن يكون التفاعل البشري المنتظم أمرًا مفروغًا منه حتى لا يمتلك العمال مكتبًا مليئًا بالأشخاص ليكونوا متواجدين كل يوم. لهذا السبب، تعد الوحدة واحدة من أكثر الشكاوى شيوعًا من العمال عن بعد. يمكن أن يؤثر الشعور بالعزلة عن الآخرين على الرفاهية العقلية والجسدية للأشخاص، بالإضافة إلى الشعور "بعدم الانتماء" لمنظمتهم. في الحالات القصوى، يمكن أن تؤدي العزلة الاجتماعية المطولة إلى أشياء مثل القلق والاكتئاب - ناهيك عن عدم الإنتاجية في العمل، أو حتى الرغبة المتزايدة في ترك الشركة.أفضل ممارسات المدير: قم ببناء علاقات اجتماعية كيفما أمكنك ذلك. خطط للتفاعلات عن بُعد، وافتح قناة دردشة ممتعة، أو "تناول القهوة" معًا (وإن كان ذلك افتراضيًا) - أيًا كان ما يساعد في الحفاظ على الإحساس بالحياة الطبيعية. أثناء تواجدكما معًا، تأكد من الاستماع، ولكن قدم أيضًا التشجيع والدعم العاطفي.
$ads={1}
إن شعور أعضاء فريقك بأنهم على اتصال وثيق ببعضهم البعض، يحسن من مهارات التعاون لديهم، وفي نهاية المطاف يحسن من جودة العمل الذي ينتجونه.
في الختام
عندما إدارة الفرق المدارة عن بعد ، غالبًا ما تشعر بالقلق بشأن "كيف سيتعاون الفريق" ، و "كيف سيتواصلوان فيما بينهم" ، وما إلى ذلك.إن شعور أعضاء فريقك بأنهم على اتصال وثيق ببعضهم البعض، يحسن من مهارات التعاون لديهم، وفي نهاية المطاف يحسن من جودة العمل الذي ينتجونه.
الأسئلة الشائعة
ما هو شعور المدراء تجاه العمل عن بعد؟
تختلف الآراء حول العمل عن بعد بين المدراء. يتبنى البعض مكاسب المرونة
والإنتاجية التي يوفرها، بينما يقلق البعض الآخر بشأن انخفاض تماسك الفريق،
والصعوبات في مراقبة أداء الموظف، والتحديات الأخرى المرتبطة بإدارة القوى
العاملة الموزعة.
ما هي العوائق التي تحول دون العمل عن بعد؟
تشمل العوائق الرئيسية التي تحول دون العمل عن بعد عدم الوصول إلى التكنولوجيا الضرورية، وعدم كفاية أدوات الاتصال والتعاون، وعدم كفاية مساحة العمل أو المعدات، وتحدي الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية وتجنب المشتتات.ما هو الجزء الأصعب في إدارة الفرق عن بعد؟
يتمثل الجزء الأصعب في إدارة القوى العاملة عن بُعد في ضمان التواصل الفعال وتعزيز التعاون والحفاظ على الإنتاجية أثناء التعامل مع تحديات العمل عن بعد، مثل الاختلافات في المنطقة الزمنية والقيود التكنولوجية والمشاعر المحتملة بالعزلة أو الانفصال.ما هو الفرق بين عمل المجموعة وعمل الفريق؟
المجموعة والفريق هما مفاهيم مختلفة في سياق العمل والإنتاجية. المجموعة تشير إلى مجموعة من الأفراد الذين يعملون معًا على نفس المشروع أو الهدف، ولكنهم يعملون بشكل منفصل وليس لديهم تفاعل كبير فيما بينهم. بينما الفريق يشير إلى مجموعة من الأفراد الذين يعملون معًا بشكل وثيق ويتفاعلون مع بعضهم البعض بشكل مستمر، ويعملون بشكل متكامل لتحقيق هدف محدد.يعتبر الفريق أكثر فعالية وإنتاجية من المجموعة، حيث يتم تحقيق الأهداف بشكل أسرع وبجودة أعلى، ويعمل أفراد الفريق بشكل متناسق ومنسق لتحقيق الأهداف. ويعتمد نجاح الفريق على التواصل الجيد بين أعضائه، وتبادل الأفكار والخبرات والمعرفة، وعلى قدرتهم على العمل بشكل متكامل لتحقيق الهدف المشترك.
وعلى الجانب الآخر، قد يكون العمل في المجموعة مناسبًا في بعض الحالات، مثل المشاريع البسيطة التي لا تحتاج إلى تنسيق كبير بين أعضائها، أو المشاريع التي يتم تقسيمها إلى مهام منفصلة يمكن للأفراد العمل عليها بشكل منفصل.