دليل الشركات الصغيرة إلى الانتقال للعمل عن بعد في ظل الأزمات

اضطرت العديد من الشركات إلى تحويل عملها والانتقال للعمل عن بعد، وذلك بسبب الأزمات والكوارث المفاجئة التي من شأنها انهيار أعمال وشركات كبيرة، وليس فقط توقفها عن العمل. 

نحن في Digital Age نعمل جاهداً لتقديم كافة لأدوات والاقتراحات لمساعدتك على تجاوز هذا الانكماش غير المتوقع بسبب الأزمات، على سبيل المثال،  فيروس كورونا COVID19، وتقديم كل النصائح إلى الانتقال للعمل عن بعد كبديل وخطة احتياطية لدوام استمرارية العمل، والتقليل من الآثار السلبية والمخاطر الناتجة عن التوقف المفاجئ للعمل بسبب أحداث طارئة..
أدناه قمنا بتنظيم العديد من الأدوات ذات الأهمية للشركات الصغيرة لتجاوز وإدارة الأزمات والانتقال إلى العمل عن بعد.

{tocify} $title={ محتويات المقال }

ما هي عملية الانتقال للعمل عن بعد؟

العمل عن بعد هو عمل يتم من خلال استخدام التقنية للاتصال والتواصل بين الموظفين وأصحاب العمل، دون الحاجة إلى وجودهم في مكان العمل الرسمي. والانتقال للعمل عن بعد يعد من العوامل الرئيسية التي تساعد في ضمان استمرارية العمل في حال حدوث أزمات. ويتيح للأفراد المرونة في تحديد مواعيد العمل ومكانه، مما يساعدهم على تحقيق الإنتاجية والتركيز على المهام بشكل أفضل.

كيف تستجيب الشركات للأزمات والانتقال للعمل عن بعد؟

تلعب الكوارث والأزمات من الأزمات المالية والموظفين إلى تفشي الأوبئة والأمراض وغيرها من كوارث طبيعية، دورًا حاسمًا في انهيار الكثير من الأعمال والشركات بجميع مجالاتها وأحجامها. حيث اضطرت العديد من الشركات إلى تحويل عملياتها والانتقال للعمل عن بعد بين عشية وضحاها. بينما كان التغيير المفاجئ يمثل تحديًا للبعض، فقد سلط الضوء أيضًا على فوائد العمل عن بعد. لكن الانتقال للعمل عن بعد ليس بتلك السهولة، إلا في حال كان للشركة خطة احترازية مسبقة للعمل عن بعد في الأوقات الحرجة. غير ذلك، هذا الأمر يحتاج إلى وقت وجهد للتأقلم والتكييف مع طبيعة العمل عن بعد. في الواقع، حتى عندما تبدأ الشركات بالتعافي، فإنها تختار الاستمرار في إعداد العمل عن بعد.

لنتذكر معًا تفشي وباء كورونا، كمثال للعمل عن بعد، إحدى الطرق التي تعمل بها الشركات على مكافحة انتشار فيروس كورونا COVID-19 هي من خلال التباعد الاجتماعي .

أثناء تفشي العدوى، أوصى مسؤولو الصحة العامة بتقليل الاتصال بالآخرين لتقليل انتشار المرض. حيث اتبعت الشركات هذه التوصيات من خلال السماح للموظفين بالعمل من المنزل.

في ذلك الحين، تأثرت معظم الشركات بالتأثير الاقتصادي، ونتج بالفترة الأولى سوء إدارة العمليات والمسائل اللوجستية عن بعد الأمر الذي تسبب في ضياع الوقت وتأخر الإنتاجية.

كيف تحمي الشركات موظفيها أثناء الانتقال للعمل عن بعد؟

ولأن هذه الأزمات والكوارث أمر لا يمكن التنبؤ به في كثير من الحالات، تواجه العديد من الشركات والمنظمات الحاجة إلى دعم الموظفين عن بعد. عند الانتقال للعمل عن بعد  نوصيك بشدة بالتعرف على الأدوات الرقمية اللازمة المذكورة أدناه للحفاظ على الإنتاجية .

أولاً: الحلول السحابية المتكاملة (G Suite - Office 365)

G Suite  هي أداة لا تقدر بثمن
تزود الحلول المقدمة من G Suite الفرق المدارة  عن بعد باللوازم الأساسية للعمل عن بعد، مثل المكالمات الهاتفية والمرئية الفردية والجماعية ومؤتمرات الفيديو والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والمستندات والتقاويم.

ميزات الحلول السحابية المتكاملة

التعاون على نفس المستندات وبنفس الوقت

يمكن لفريقك عرض وإنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وتعديلها  عن بُعد.
فإرسال المرفقات بالبريد الإلكتروني أصبح الأن شيئاً من الماضي.
تتيح المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google للموظفين التعاون على نفس المستندات في الوقت الفعلي. ويتم حفظ التغييرات تلقائيًا ويمكن الوصول إلى الإصدارات السابقة من المستند بسهولة.

تخزين ومشاركة الموارد والملفات

باستخدام Google Drive، يتمتع أعضاء الفريق بوصول سهل وآمن إلى الملفات المشتركة. يمكنك تخزين كل أنواع الملفات تقريبًا ومشاركته مع الفريق بأكمله أو تقييد الدخول لموظفين محددين.

التنسيق مع أعضاء الفريق

يسمح تقويم Google لفريقك بالبقاء منظمًا. يمكنك إنشاء تقاويم متعددة لتتبع الاجتماعات والتدريب والعطلات والمزيد.

هل تريد الوصول إلى شخص ما على الفور؟

يعد Google Hangouts أداة رائعة لإرسال رسائل نصية أو التنقل بمكالمة فيديو.

إذا كنت تفضل منتجات Microsoft ، فإن Microsoft 365 يقدم مجموعة مماثلة من أدوات الإنتاجية بما في ذلك Outlook و OneDrive و Word و Excel و PowerPoint و OneNote و SharePoint و Microsoft Teams.

إقرأ أيضًا: 8 نصائح لحمايتك من مخاطر العمل عن بعد

ثانياً: منصات إدارة المشاريع والمهام

توفر منصات إدارة المشاريع والمهام ميزات متعددة لتوفير الوقت وتعزيز التعاون لجعل إدارة المشاريع أسرع وأكثر كفاءة.
تتيح لك جميع برامج إدارة المشاريع والمهام، من التحكم وإضافة قوائم المهام والمهام والمهام الفرعية (3 مستويات)، مما يتيح لك الحصول على خطة عمل مفصلة.
كما تتيح هذه البرامج عادة أدوات أخرى كالعرض بطريقة Gantt Chart والتقاويم، وذلك لأخذ نظرة عامة على المشاريع الفردية أو المشاريع المتعددة.
يمكن لزملاء العمل التعاون في المهام من خلال المراسلة وتحميل الملفات.مما يتيح للمدراء من التأكد أن جميع المشاريع تعمل بسلاسة من خلال تتبع الوقت ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص وإدارة المخاطر.
بالإضافة إلى ذلك، تحتوي بعض تلك البرامج على مجموعة من تطبيقات الدعم، بما في ذلك CRM (إدارة خدمة العملاء ) ونظام أساسي للرسائل ( بعضها يتضمن برامج للدردشة و المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو) وحلول لإدارة الملفات ومشاركتها.

أهم منصات إدارة المشاريع والمهام والتي أنصح بها:

•  Teamwork

هو نظام أساسي لإدارة المشاريع قائم على السحابة يوفر مجموعة من الميزات، بما في ذلك إدارة المهام وتتبع الوقت وتخطيط المشروع. يمكنك تعيين مهام لأعضاء فريق معينين، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع التقدم. يوفر Teamwork أيضًا مجموعة من ميزات التعاون، بما في ذلك مشاركة الملفات والتعليق، لمساعدة الفرق على العمل معًا بشكل أكثر فعالية.

•  Monday

هو أداة لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت تقدم مجموعة من الميزات لمساعدة الفرق على إدارة المشاريع والمهام. لاستخدام هذه الأداة، ابدأ بإنشاء لوحة لمشروعك. يمكنك بعد ذلك إضافة مهام إلى اللوحة وتعيينها لأعضاء فريق معينين. يمكن تخصيص كل مهمة بمجموعة من التفاصيل، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق ومستويات الأولوية والتسميات. يقدم Monday أيضًا مجموعة من ميزات التعاون، بما في ذلك مشاركة الملفات والتعليق، والعمل بفعالية.

•  Bitrix24

عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع والتعاون قائم على السحابة يوفر مجموعة من الميزات، بما في ذلك إدارة المهام وتخطيط المشروع وأدوات الاتصال. يوفر Bitrix24 أيضًا مجموعة من ميزات التعاون، بما في ذلك مشاركة الملفات ومؤتمرات الفيديو والدردشة الجماعية.

•  Workiom

هي منصة لإدارة المشاريع تركز على مساعدة الفرق في إدارة مهام سير العمل والعمليات الخاصة بهم. يمكنك إنشاء قوالب للعمل، والتي يمكن تخصيصها لتلبية الاحتياجات المحددة لفريقك ومشاريعك. تقدم Workiom أيضًا مجموعة من ميزات التعاون، بما في ذلك تعيينات المهام والتعليقات ومشاركة الملفات. (راجع مقال: أنظمة إدارة المشاريع: Workiom كمنصة لإدارة المشاريع والمهام).

•  Trello

تستخدم نظام اللوحات والقوائم والبطاقات لمساعدة المستخدمين على تنظيم وإدارة مشاريعهم. تُستخدم البطاقات لتمثيل المهام الفردية أو العناصر داخل المشروع، ويمكن نقلها بين القوائم لتتبع التقدم. يقدم Trello أيضًا مجموعة من ميزات التعاون وتوزيع المهام الفردية والجماعية.

•  Basecamp

عبارة عن نظام أساسي لإدارة المشاريع والتعاون قائم على السحابة يوفر مجموعة من الميزات، بما في ذلك إدارة المهام وتخطيط المشروع وأدوات الاتصال. يمكنك تعيين المهام لأعضاء فريق معينين، وتحديد المواعيد النهائية، وتتبع التقدم.

ثالثاً: برامج المحادثة والتواصل والتعاون الجماعي

إذا لم تتمكن من التواصل مع فريقك ، فسيكون إنجاز العمل مستحيلًا.
Slack  هو الخيار المفضل للاتصال الفوري. يمكن للموظفين متابعة المحادثات والمساهمة فيها بسهولة، يسمح إنشاء القنوات بتنظيم المحادثات بناءً على المشروع أو الموضوع أو الفريق.
يحتوي Slack أيضًا على مخزون عميق من عمليات دمج التطبيقات للتواصل مع أدوات الإنتاجية الأخرى مثل Google Drive و Asana و Trello و GitHub و Zoom وغيرها.
وأفضل ما في الأمر أن تطبيق Slack سهل جداً ويمكن الوصول إليه عبر أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة.

إليك بعض الخيارات الأخرى للاستكشاف:

• Microsoft Teams :

Microsoft Teams هي مركز للعمل الجماعي في Office 365. يمكنك من خلاله الاحتفاظ بجميع الدردشات والاجتماعات والملفات والتطبيقات الخاصة بفريقك معًا في مكان واحد.

• Google Hangouts Chat :

يسهل Hangouts Chat على الفِرق القدرة على إنجاز أعمالهم في مكان واحد.

• Discord :

دردشة صوتية ونصية الكل في واحد مجانية وآمنة وتعمل على كل من سطح المكتب والهاتف.

• Workplace by Facebook :

قم بتمكين عملك بالكامل وتحويله ، مع ميزات مألوفة مثل المجموعات والدردشة ومكالمات الفيديو.

• Skype :

يمكنك بسهولة إنشاء اجتماعاتك عبر الإنترنت بثلاث نقرات بسيطة.

مقالات ذات صلة:

• أفضل 6 برامج محادثة للفرق المدارة عن بعد للشركات الصغيرة

رابعاً: برامج الاجتماعات والدردشة المرئية

 قد تحتاج بعض الشركات إلى أكثر من مجرد تطبيق مراسلة بسيط. حيث يعد عقد المؤتمرات عن بعد والفيديو من أكثر الأدوات المفيدة لزيادة إنتاجية العاملين عن بُعد.
إذا كان عقد الاجتماعات بشكل دوري جانبًا رئيسيًا في عملك ، فإن Zoom هو حل رائع.
يوفر Zoom مؤتمرات فيديو مبسطة عبر أي جهاز. حيث تحتوي جميع الاجتماعات على تشفير شامل، ويمكنك تسجيل اجتماعاتك محليًا (على جهاز الكمبيوتر الخاص بك) أو على منصات التخزين السحابية (Cloud).
بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل Zoom مع التطبيقات الأخرى لمساعدتك في إدارة اتصالات وإرسال البريد الإلكتروني وإنشاء المهام والمزامنة مع التقويم وغيرها.
تتيح أدوات التعاون المدمجة في النظام الأساسي لـ Zoom لمشاركين متعددين مشاركة الشاشات وإنشاء التعليقات التوضيحية والمزيد.

إذا لم يكن Zoom مناسب لك ، فإليك بعض البدائل:

• Google Meet
• Microsoft Teams
•  Webex

خامساً: كيفية الاستفادة القصوى من العمل عن بعد

إن اعتماد الأدوات التكنولوجية فقط لن يضمن للشركات النجاح.
يحتاج مديرو الأعمال إلى مراعاة عوامل أخرى للحفاظ على الروح المعنوية والإنتاجية.

عوامل مهمة للحفاظ على الإنتاجية

الشفافية

لكي يسير العمل عن بعد بسلاسة، يجب أن تكون شفافًا مع فريقك.
يجب أن يكون الموظفون سباقين في مناقشة أعمالهم ومشاركتها. ويجب على المديرين التواصل بشكل واضح ومتكرر.
يمكن أن يكون إعداد اجتماع يومي من خلال مؤتمر فيديو طريقة رائعة.

الثقة:

قد يكون عدم القدرة على رؤية الموظف وهو يؤدي عمله، أمرًا مرهقًا لبعض المديرين.
مع العمل عن بعد ، تحتاج الفرق إلى بناء شعور قوي بالثقة فيما بينها. يجب أن يكون الموظفون مسؤولين ويكسبون الثقة بمرور الوقت. ويجب على المديرين التركيز على الثقة في موظفيهم، بدلاً من التركيز الشديد في التفاصيل الدقيقة.
تحتفظ العديد من أدوات الإنتاجية التي أدرجناها بسجلات للتفاعلات والتحديثات والتقدم. استخدمها للإشراف على الموظفين وتوجيههم خلال المشروع.

إدارة الوقت

يمكن أن يمثل العمل من المنزل بعض التحديات للموظفين، فهناك الكثير من عوامل التشتيت في المنزل. لذا سيحتاج الموظفون والمديرون إلى الاستفادة من مرونة العمل عن بعد.
حدد الساعات المثلى للتواصل مع الفريق لإبقائك على اطلاع بكل المستجدات. وعزز من ثقافة الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة وذلك لإدارة وقت العمل بشكل مثالي.

سادساً: ماذا يعني هذا لمستقبل عملك؟

يجب أن أنوه في الختام، أن أدوات الإنتاجية هذه لن تحل كل مشكلة ستواجهها في عملك نتيجة الأزمات.

حيث تعتمد العديد من الشركات على التفاعلات الشخصية لإدارة أعمالهم، وسوف تكافح هذه الشركات من أجل التكيف بغض النظر عن الأدوات المتاحة لهم.

فقد تبنت بعض الشركات بعض الأدوات ولكنها لم تأخذ في الاعتبار كيف تتكامل هذه الأدوات مع أهداف العمل الإجمالية. ومن الجدير بالذكر أيضاً، أن هناك أعمال مهمة أخرى لا يمكن حلها باستخدام الأدوات التكنولوجية لتعزيز الإنتاجية.

$ads={1}

خطوات الانتقال للعمل عن بعد

تشمل عملية الانتقال للعمل عن بعد عدة خطوات، تختلف حسب نوع العمل وحجم الشركة. ومن بين هذه الخطوات:

1. تحديد إمكانية العمل عن بعد: حيث يتم تحديد الوظائف التي يمكن القيام بها بشكل فعال عن بعد والتي تتطلب وجود العامل في مكان العمل الرسمي.

2. اختيار وإعداد الأدوات: حيث يتم اختيار أدوات الاتصال المناسبة لضمان التواصل بين الموظفين وأصحاب العمل، وتهيئة الأجهزة والبرامج اللازمة للعمل عن بعد.

3.  تحديد السياسات والإجراءات: حيث يتم وضع السياسات والإجراءات اللازمة للعمل عن بعد، مثل تحديد ساعات العمل والمهام المطلوبة وطرق التواصل والإبلاغ.

4.  تدريب الموظفين: يتم تدريب الموظفين على كيفية العمل عن بعد وكيفية استخدام الأدوات اللازمة لذلك، وتوضيح السياسات والإجراءات المتعلقة بالعمل عن بعد.

5. الاختبار والتقييم: يتم إجراء اختبارات وتقييمات للتأكد من فعالية العمل عن بعد والتأكد من تحقيق الأهداف المطلوبة.

فوائد وتحديات الانتقال للعمل عن بعد

يوفر العمل عن بعد العديد من الفوائد لكل من الموظفين وأصحاب العمل. فيما يلي بعض المزايا الرئيسية:

المرونة

تعد المرونة من أكبر فوائد العمل عن بعد. يمكن للموظفين العمل من أي مكان، سواء كان ذلك من المنزل أو من المقهى أو من مكان بعيد. يوفر هذا للموظفين الفرصة لخلق بيئة عمل تناسبهم بشكل أفضل.

زيادة الإنتاجية

غالبًا ما يبلغ العمال عن بعد عن زيادة في الإنتاجية. هذا لأن لديهم الحرية في إنشاء بيئة عمل تناسبهم، فضلاً عن المرونة في العمل في الأوقات التي يكونون فيها أكثر إنتاجية.

توفير في التكاليف

العمل عن بعد يمكن أن يوفر أيضًا أموال الشركات. بدون الحاجة إلى مساحة مكتبية فعلية، يمكن للشركات التوفير في الإيجار والمرافق والمصروفات الأخرى.

الوصول إلى مجموعة مواهب أوسع

كما يتيح العمل عن بعد للشركات الوصول إلى المواهب من جميع أنحاء العالم. هذا يعني أنه يمكن للشركات توظيف أفضل شخص للوظيفة، بغض النظر عن مكان تواجدهم.

أما تحديات الانتقال للعمل عن بعد

على الرغم من وجود العديد من الفوائد للعمل عن بعد، إلا أن هناك أيضًا بعض التحديات التي يجب أن تكون الشركات والموظفون على دراية بها.

التواصل

يمكن أن يكون الاتصال أكثر صعوبة في إعداد العمل عن بعد. بدون القدرة على إجراء محادثات وجهًا لوجه، قد يكون من الصعب نقل النبرة والنية. (إقرأ أيضًا: إدارة التواصل مع الفرق المدارة عن بعد في المشاريع المعقدة)

العزلة

يمكن أن يشعر العمال عن بعد أيضًا بمشاعر العزلة. بدون التفاعل الاجتماعي الذي يأتي مع العمل في المكتب، قد يكون من الصعب بناء علاقات مع الزملاء.

المشتتات

يمكن أن يكون العمل من المنزل مشتتًا أيضًا. مع وجود وسائل الراحة في المنزل في متناول يدهم، قد يجد الموظفون صعوبة أكبر في الحفاظ على تركيزهم.

في الختام 

إن الانتقال للعمل عن بعد ليس بالأمر البسيط، ولكنه يوفر العديد من الفوائد لكل من الموظفين وأصحاب العمل. في حين أن هناك بعض التحديات التي يجب التغلب عليها، باستخدام الأدوات والاستراتيجيات المناسبة، يمكن أن يكون العمل عن بعد بنفس فعالية العمل في المكتب. لهذا يجب على كل شركة أو صاحب عمل التفكير بوضع خطة احتياطية تضمن آلية العمل عن بعد وجميع المعدات والاستراتيجية التي قد تحتاجها الشركة والموظفون في حال حدوث طارئ والانتقال للعمل عن بعد. وأنا أنصح بتخصص يوم واحد على الأقل، حتى في الظروف الطبيعية، للعمل عن بعد وذلك للتأقلم والتكييف مع هذه الطبيعة. من خلال تبني العمل عن بعد، يمكن للشركات إنشاء بيئة عمل أكثر مرونة وإنتاجية تعود بالنفع على جميع المعنيين.

الأسئلة الشائعة

كيف يمكن للشركات قياس إنتاجية العاملين عن بعد؟

يمكن للشركات قياس إنتاجية العاملين عن بعد من خلال تحديد أهداف ومقاييس أداء واضحة، وتقديم ملاحظات منتظمة، واستخدام برامج تتبع الإنتاجية.

كيف يمكن للشركات ضمان مشاركة وتحفيز العاملين عن بعد؟

يمكن للشركات أن تضمن مشاركة وتحفيز العاملين عن بعد من خلال توفير فرص للتطوير المهني، والاعتراف بالأداء ومكافأته، وتعزيز ثقافة الشركة الإيجابية والداعمة.

كيف يمكن إدارة الوقت أثناء العمل عن بعد؟

يمكن أن تكون إدارة الوقت صعبة عند العمل عن بعد. لإدارة وقتك بشكل فعال، قم بإنشاء جدول والتزم به. حدد ساعات عمل محددة وخذ فترات راحة عندما تحتاج إليها. استخدم أدوات مثل برنامج إدارة المشاريع لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح.

كيف يمكن للشركات تعزيز التوازن بين العمل والحياة للعمال عن بعد؟

يمكن للشركات تعزيز التوازن بين العمل والحياة للعمال عن بعد من خلال وضع حدود واضحة حول ساعات العمل والتوقعات، وتوفير المرونة في الجدولة، وتشجيع العمال عن بعد على أخذ إجازة حسب الحاجة.

كيف يمكن للشركات التأكد من أن العاملين عن بعد يتبعون سياسات الشركة ولوائحها المتعلقة بالعمل عن بعد؟

يمكن للشركات التأكد من أن العاملين عن بُعد يتبعون سياسات الشركة ولوائحها المتعلقة بالعمل عن بُعد من خلال توفير التدريب المنتظم والتذكير بشأن السياسات واللوائح، واستخدام برامج تتبع الإنتاجية، ومعالجة أي انتهاكات للسياسة بشكل سريع وعادل.

ما هي أفكارك حول العمل عن بعد؟ ما هي التحديات التي تواجهك؟

لا تتردد في التواصل معنا عبر التعليقات أو التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني حول أي استفسار، وسنعمل جاهداً للإجابة في أسرع وقت

المصادر

https://www.techtarget.com/whatis/feature/15-advantages-and-disadvantages-of-remote-work

https://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered

https://nulab.com/learn/collaboration/adjusting-to-remote-work/