دليل الشركات الصغيرة للانتقال إلى العمل عن بعد في ظل التباعد الاجتماعي بسبب تفشي فيروس كورونا COVID19

نحن في Digital Age نعمل جاهداً لتقديم كافة لأدوات والاقتراحات لمساعدتك على تجاوز هذا الانكماش غير المتوقع بسبب تفشي فيروس كورونا COVID19، وتقديم كل النصائح للانتقال للعمل عن بعد نتيجة الظروف الراهنة.
أدناه قمنا بتنظيم العديد من الأدوات ذات الأهمية للشركات الصغيرة لتجاوز الأزمة الحالية والانتقال إلى العمل عن بعد

كيف تستجيب الشركات لخطر فيروس كورونا COVID-19 ؟

إحدى الطرق التي تعمل بها الشركات على مكافحة انتشار فيروس كورونا COVID-19 هي من خلال التباعد الاجتماعي .
في حالة تفشي العدوى ، يوصي مسؤولو الصحة العامة بتقليل الاتصال بالآخرين لتقليل انتشار المرض. حيث تتبع الشركات هذه التوصيات من خلال السماح للموظفين بالعمل من المنزل.
نظراً لذلك،  فإن العديد من الشركات تشعر بالفعل بالتأثير الاقتصادي للفيروس التاجي COVID-19، وهي الآن مثقلة بالمسائل اللوجستية التي تسمح للموظفين بالعمل عن بعد. ويمكن أن يؤثر سوء إدارة العمليات خلال هذه الفترة الحاسمة بشدة على الشركات على المدى الطويل.

كيف تحمي الشركات موظفيها من انتشار فيروس كورونا COVID19 مع تقليل التأثير الذي سيحدثه التباعد الاجتماعي على أعمالهم؟ 

بينما يواصل الفيروس التاجي انتشاره في جميع أنحاء العالم، تواجه العديد من الشركات والمنظمات الحاجة إلى دعم الموظفين عن بُعد. نوصيك بشدة بالتعرف على الأدوات الرقمية اللازمة المذكورة أدناه للحفاظ على الإنتاجية .

أولاً: الحلول السحابية المتكاملة (G Suite - Office 365):

G Suite  هي أداة لا تقدر بثمن
تزود الحلول المقدمة من G Suite الفرق المدارة  عن بُعد باللوازم الأساسية للعمل عن بعد، مثل المكالمات الهاتفية والمرئية الفردية والجماعية ومؤتمرات الفيديو والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والمستندات والتقاويم.

ميزات الحلول السحابية المتكاملة:

التعاون على نفس المستندات وبنفس الوقت

يمكن لفريقك عرض وإنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وتعديلها  عن بُعد.
فإرسال المرفقات بالبريد الإلكتروني أصبح الأن شيئاً من الماضي.
تتيح المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google للموظفين التعاون على نفس المستندات في الوقت الفعلي. ويتم حفظ التغييرات تلقائيًا ويمكن الوصول إلى الإصدارات السابقة من المستند بسهولة.

تخزين ومشاركة الموارد والملفات

باستخدام Google Drive، يتمتع أعضاء الفريق بوصول سهل وآمن إلى الملفات المشتركة. يمكنك تخزين كل أنواع الملفات تقريبًا ومشاركته مع الفريق بأكمله أو تقييد الدخول لموظفين محددين.

التنسيق مع أعضاء الفريق

يسمح تقويم Google لفريقك بالبقاء منظمًا. يمكنك إنشاء تقاويم متعددة لتتبع الاجتماعات والتدريب والعطلات والمزيد.

هل تريد الوصول إلى شخص ما على الفور؟

يعد Google Hangouts أداة رائعة لإرسال رسائل نصية أو التنقل بمكالمة فيديو.

إذا كنت تفضل منتجات Microsoft ، فإن Microsoft 365 يقدم مجموعة مماثلة من أدوات الإنتاجية بما في ذلك Outlook و OneDrive و Word و Excel و PowerPoint و OneNote و SharePoint و Microsoft Teams.

ثانياً: منصات إدارة المشاريع والمهام:

توفر منصات إدارة المشاريع والمهام ميزات متعددة لتوفير الوقت وتعزيز التعاون لجعل إدارة المشاريع أسرع وأكثر كفاءة.
تتيح لك جميع برامج إدارة المشاريع والمهام، من التحكم وإضافة قوائم المهام والمهام والمهام الفرعية (3 مستويات)، مما يتيح لك الحصول على خطة عمل مفصلة.
كما تتيح هذه البرامج عادة أدوات أخرى كالعرض بطريقة Gantt Chart والتقاويم، وذلك لأخذ نظرة عامة على المشاريع الفردية أو المشاريع المتعددة.
يمكن لزملاء العمل التعاون في المهام من خلال المراسلة وتحميل الملفات.مما يتيح للمدراء من التأكد أن جميع المشاريع تعمل بسلاسة من خلال تتبع الوقت ولوحات المعلومات القابلة للتخصيص وإدارة المخاطر.
بالإضافة إلى ذلك ، تحتوي بعض تلك البرامج على مجموعة من تطبيقات الدعم، بما في ذلك CRM (إداة خدمة العملاء ) ونظام أساسي للرسائل ( بعضها يتضمن برامج للدردشة و المكالمات الصوتية ومكالمات الفيديو) وحلول لإدارة الملفات ومشاركتها.

أهم منصات إدارة المشاريع والمهام والتي أنصح بها:

•  Teamwork
•  Monday
•  Bitrix24
•  Workiom
•  Trello
•  Basecamp

مقالات ذات صلة:

• أنظمة إدارة المشاريع: Workiom كمنصة لإدارة المشاريع والمهام

ثالثاً: برامج المحادثة والتواصل والتعاون الجماعي:

إذا لم تتمكن من التواصل مع فريقك ، فسيكون إنجاز العمل مستحيلًا.
Slack هو الخيار المفضل للاتصال الفوري. يمكن للموظفين متابعة المحادثات والمساهمة فيها بسهولة، يسمح إنشاء القنوات بتنظيم المحادثات بناءً على المشروع أو الموضوع أو الفريق.
يحتوي Slack أيضًا على مخزون عميق من عمليات دمج التطبيقات للتواصل مع أدوات الإنتاجية الأخرى مثل Google Drive و Asana و Trello و GitHub و Zoom والمزيد.
وأفضل ما في الأمر أن تطبيق Slack سهل جداً ويمكن الوصول إليه عبر أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة.

إليك بعض الخيارات الأخرى للاستكشاف:

• Microsoft Teams :

Microsoft Teams هي مركز للعمل الجماعي في Office 365. يمكنك من خلاله الاحتفاظ بجميع الدردشات والاجتماعات والملفات والتطبيقات الخاصة بفريقك معًا في مكان واحد.

• Google Hangouts Chat :

يسهل Hangouts Chat على الفِرق القدرة على إنجاز أعمالهم في مكان واحد.

• Discord :

دردشة صوتية ونصية الكل في واحد مجانية وآمنة وتعمل على كل من سطح المكتب والهاتف.

• Workplace by Facebook :

قم بتمكين عملك بالكامل وتحويله ، مع ميزات مألوفة مثل المجموعات والدردشة ومكالمات الفيديو.

• Skype :

يمكنك بسهولة إنشاء اجتماعاتك عبر الإنترنت بثلاث نقرات بسيطة.

مقالات ذات صلة:

• أفضل 6 برامج محادثة للفرق المدارة عن بعد للشركات الصغيرة

رابعاً: برامج الاجتماعات والدردشة المرئية:

 قد تحتاج بعض الشركات إلى أكثر من مجرد تطبيق مراسلة بسيط. حيث يعد عقد المؤتمرات عن بعد والفيديو من أكثر الأدوات المفيدة لزيادة إنتاجية العاملين عن بُعد.
إذا كان عقد الاجتماعات بشكل دوري جانبًا رئيسيًا في عملك ، فإن Zoom هو حل رائع.
يوفر Zoom مؤتمرات فيديو مبسطة عبر أي جهاز. حيث تحتوي جميع الاجتماعات على تشفير شامل، ويمكنك تسجيل اجتماعاتك محليًا (على جهاز الكمبيوتر الخاص بك) أو على منصات التخزين السحابية (Cloud).
بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل Zoom مع التطبيقات الأخرى لمساعدتك في إدارة اتصالات وإرسال البريد الإلكتروني وإنشاء المهام والمزامنة مع التقويم وغيرها.
تتيح أدوات التعاون المدمجة في النظام الأساسي لـ Zoom لمشاركين متعددين مشاركة الشاشات وإنشاء التعليقات التوضيحية والمزيد.

إذا لم يكن Zoom مناسب لك ، فإليك بعض البدائل:

• Google Meet
• Microsoft Teams
•  Webex

خامساً:كيفية الاستفادة القصوى من العمل عن بعد:

إن اعتماد الأدوات التكنولوجية فقط لن يضمن للشركات النجاح.
يحتاج مديرو الأعمال إلى مراعاة عوامل أخرى للحفاظ على الروح المعنوية والإنتاجية.

من أهم هذه العوامل:

الشفافية:

لكي يسير العمل عن بعد بسلاسة، يجب أن تكون شفافًا مع فريقك.
يجب أن يكون الموظفون سباقين في مناقشة أعمالهم ومشاركتها. ويجب على المديرين التواصل بشكل واضح ومتكرر.
يمكن أن يكون إعداد اجتماع يومي من خلال مؤتمر فيديو طريقة رائعة.

الثقة: 

قد يكون عدم القدرة على رؤية الموظف وهو يؤدي عمله، أمرًا مرهقًا لبعض المديرين.
مع العمل عن بعد ، تحتاج الفرق إلى بناء شعور قوي بالثقة فيما بينها. يجب أن يكون الموظفون مسؤولين ويكسبون الثقة بمرور الوقت. ويجب على المديرين التركيز على الثقة في موظفيهم، بدلاً من التركيز الشديد في التفاصيل الدقيقة.
تحتفظ العديد من أدوات الإنتاجية التي أدرجناها بسجلات للتفاعلات والتحديثات والتقدم. استخدمها للإشراف على الموظفين وتوجيههم خلال المشروع.

إدارة الوقت:

يمكن أن يمثل العمل من المنزل بعض التحديات للموظفين، فهناك الكثير من عوامل التشتيت في المنزل. لذا سيحتاج الموظفون والمديرون إلى الاستفادة من مرونة العمل عن بعد.
حدد الساعات المثلى للتواصل مع الفريق لإبقائك على اطلاع بكل المستجدات. وعزز من ثقافة الالتزام بالمواعيد النهائية الصارمة.

سادساً: ماذا يعني هذا لمستقبل عملك؟

يجب أن أنوه في الختام، أن أدوات الإنتاجية هذه لن تحل كل مشكلة ستواجهها في عملك نتيجة التباعد الاجتماعي.
حيث تعتمد العديد من الشركات على التفاعلات الشخصية لإدارة أعمالهم، وسوف تكافح هذه الشركات من أجل التكيف بغض النظر عن الأدوات المتاحة لهم.
فقد تبنت بعض الشركات بعض الأدوات ولكنها لم تأخذ في الاعتبار كيف تتكامل هذه الأدوات مع أهداف العمل الإجمالية.
ومن الجدير بالذكر أيضاً، أن هناك أعمال مهمة أخرى لا يمكن حلها باستخدام الأدوات التكنولوجية لتعزيز الإنتاجية.
يجبر فيروس كورونا COVID-19 العديد من الشركات على إعادة التفكير في كيفية تنظيم العمل. في حين أن أدوات الإنتاجية هذه ستساعد على المدى القصير، من المهم النظر في المجهول.
ماذا لو أصبح هذا الإزعاج المؤقت عملية تستغرق عدة أشهر أو لمدة عام؟
ماذا لو ظهرت ظروف أخرى تتطلب من الفريق التعاون عن بعد؟

ما هي أفكارك حول العمل عن بعد؟ ما هي التحديات التي تواجهك؟

لا تتردد في التواصل معنا عبر التعليقات أو التواصل معنا عبر البريد الإلكتروني حول أي استفسار، وسنعمل جاهداً للإجابة في أسرع وقت