كل شخص منا لديه أعماله المختلفة، منها ما هو على الصعيد الوظيفي أو الصعيد الشخصي، ولدينا فقط 24 ساعة في اليوم، ومن الضروري أن ننجز بها كل ما علينا من التزامات، بما يتضمن أوقات الراحة الشخصية و إنهاء الأعمال وما إلى ذلك.
وكثيراً ما نعجر عن أداء جميع مهامنا في اليوم الواحد، وأيضاً قد نعجز عن أداء
حتى إحدى المهام الموكلة الينا بالرغم من وجود الوقت الكافي، ومن الممكن حتى أن
نعمل بضغط كبير ونكون منغمسين في العمل مع ذلك لا تستطيع إنهاء مهمة معينة وهامة
!!
ولكن كيف نستطيع التغلب على ذلك؟ إنها إدارة الوقت!
فالعشوائية وعدم
التركيز في إدارة وقتنا تثنينا عن أداء الكثير، ومن الممكن أن ينتهي اليوم
بالعديد من الأعمال غير المنتهية والمهام المتراكمة عن عدة أيام وما زالت
تتراكم..
لذلك من الضروري التركيز على فكرة أن الوقت ثمين ومحدود، ومن
الضروري معرفة كيفية استثمارة وعدم هدره.
وعلى الرغم من وجودنا في عصرنا
الحالي ووجود التكنولوجيا التي من المفروض أن تساعدنا على العمل بشكل أفضل
وفاعلية أكبر إلا أننا نجد أنفسنا في نهاية المطاف إنتاجيتنا لا تتعدى
الـ50%.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أعمال محددة، أو هي الطريقة التي تنظم بها وتخطط للمدة التي تقضيها في إنجاز أعمال أو انشطة معينة.
تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء - وليس بجهد أكبر - بحيث تنجز المزيد من الأعمال في وقت أقل، وخاصةً عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط عالية. وبنفس الوقت يؤدي الفشل في إدارة الوقت إلى الإضرار بفعاليتك ويسبب لك التوتر.
هل تشعر أن الوقت غير كاف بعض الأيام؟
بما أننا جميعًا نحصل على نفس الـ 24 ساعة ، فلماذا يحقق بعض الأشخاص في وقتهم
أكثر بكثير من الآخرين؟
الجواب يكمن في إدارة الوقت.
يدير رواد
الأعمال وقتهم بشكل جيد للغاية. باستخدام تقنيات إدارة الوقت، والتي تمكنهم من
تحسين قدرتهم على العمل بشكل أكثر فعالية- حتى عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط
عالية والأعمال متعددة.
تتطلب الإدارة الجيدة للوقت انتقالاً من
التركيز على الأنشطة إلى التركيز على النتائج: لذلك كونك مشغولاً لا يعني أن تكون
فعالًا.
فغالبا ما تنجز أقل عندما تمضي يومك في إنجاز المهام بشكل
عشوائي،لأنك تقسم انتباهك بين العديد من المهام المختلفة.
لكن عندما تدير
وقتك بشكل جيد فأنت تعمل بذكاء - وليس بجهد أكبر - بحيث تنجز المزيد في وقت أقل.
فوائد إدارة الوقت
توفر إدارة الوقت العديد من الفوائد التي تعود على المستوى الشخصي والمؤسساتي، نذكر منها:
- إنتاجية وكفاءة أكبر.
- سمعة مهنية أفضل.
- ضغط اقل.
- زيادة فرص التقدم.
- فرص أكبر لتحقيق أهداف حياتية ووظيفية مهمة.
أضرار عدم إدارة الوقت
يؤدي الفشل في إدارة الوقت إلى بعض العواقب غير المرغوب فيها، مثل:
- مواعيد انتهاء فائتة.
- عرقلة انسيابية العمل.
- ردائة جودة العمل.
- سمعة مهنية سيئة.
- الشعور بالضغط وثقل المهام.
لذلك أنصحك بقضاء بعض الوقت في التعرف على تقنيات إدارة الوقت مما يعود لك بفوائد كبيرة الآن - وطوال حياتك المهنية.
تقنيات إدارة الوقت
حدد أهدافك
اكتب هذه الأهداف بحيث تراها كثيرًا، مثل مرآة الحمام أو الثلاجة. واحتفظ بقائمة مهام لك ، وحدد أولويات ما يجب القيام به أولاً ، وشطب الأشياء عند إكمالها. سيساعدك هذا في معرفة مقدار ما أنجزته خلال فترة زمنية معينة.
حدد أولوياتك
- هام وعاجل: قم بهذه المهام على الفور.
- هام ولكن ليس عاجلاً: قرر متى تقوم بهذه المهام.
- عاجل لكن غير مهم: قم بتفويض هذه المهام إن أمكن.
- ليست عاجلة وليست مهمة: ضع هذه الأمور جانبًا لتفعلها لاحقًا.
تعيين حد زمني لكل مهمة
يساعدك تحديد قيود الوقت لإكمال المهام على أن تكون أكثر تركيزًا وفعالية. إن بذل
الجهد الإضافي الصغير لتحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه لتخصيصه لكل مهمة يمكن أن
يساعدك أيضًا في التعرف على المشكلات المحتملة قبل ظهورها. بهذه الطريقة يمكنك
وضع خطط للتعامل معهم.
على سبيل المثال ، افترض أنك بحاجة إلى كتابة خمس مراجعات في الوقت المناسب
للاجتماع. ومع ذلك ، فأنت تدرك أنك ستتمكن فقط من إنجاز أربعة منهم في الوقت
المتبقي قبل الاجتماع. إذا أدركت هذه الحقيقة في وقت مبكر ، فقد تتمكن بسهولة من
تفويض كتابة إحدى المراجعات إلى شخص آخر. ومع ذلك ، إذا لم تزعج نفسك بفحص الوقت
على مهامك مسبقًا ، فربما ينتهي بك الأمر إلى عدم إدراك مشكلة الوقت حتى ساعة
واحدة فقط قبل الاجتماع. في هذه المرحلة ، قد يكون من الصعب جدًا العثور على شخص
ما لتفويض إحدى المراجعات له ، ويصعب عليه أيضًا ملاءمة المهمة في يومه أيضًا.
خذ استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة ، يكون من الصعب الحفاظ على تركيزك وتحفيزك. اسمح لبعض الوقت بين المهام لتصفية ذهنك وتجديد نشاطك. فكر في الحصول على قيلولة قصيرة أو الذهاب في نزهة قصيرة أو التأمل.
نظم نفسك
استخدم التقويم الخاص بك لإدارة الوقت على المدى الطويل. اكتب المواعيد النهائية للمشاريع ، أو للمهام التي تشكل جزءًا من إكمال المشروع ككل. فكر في الأيام التي قد يكون من الأفضل تكريسها لمهام محددة. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى التخطيط لاجتماع لمناقشة التدفق النقدي في يوم تعرف فيه أن المدير المالي للشركة متاح.
إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية
من المهم إزالة الأنشطة أو المهام الزائدة. حدد ما هو مهم وما يستحق وقتك. تؤدي إزالة المهام / الأنشطة غير الأساسية إلى توفير المزيد من الوقت لقضائه في أشياء مهمة حقًا.
التخطيط للمستقبل
تأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عما عليك القيام به - ما الذي يجب القيام به في ذلك اليوم. ضع في اعتبارك أن تجعل من المعتاد ، في نهاية كل يوم عمل ، المضي قدمًا وكتابة قائمة "المهام" ليوم العمل التالي. بهذه الطريقة يمكنك البدء بهمة ونشاط في صباح اليوم التالي.
أدوات إدارة الوقت
هناك العديد من الأدوات والمنصات التي تسهل عليك عمليات إدارة الوقت والمهام
إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك:
- منصات التعاون ومشاركة الملاحظات واللوحات البيضاء الرقمية باستخدام Miro أو Evernote
- منصات إدارة المهام مثل Monday.com أو Clickup أو Teamwork أو Workiom
كل هذه الأدوات توفر الكثير من الوقت ، وتمنحك القدرة على إدارة وقتك بكفاءة.
هل ترغب في تعلم المزيد من المهارات؟
تزودك هذه المدونة بالمهارات التي تحتاجها للحصول على مسيرة مهنية ناجحة؛ وهذه
مجرد واحدة من العديد من الأدوات والموارد التي ستجدها هنا في Digital Age.
لا تنسى أن تشترك في قائمتنا البريدية المجانية ، ليصلك كل جديد يسهم في تطوير حياتك المهنية!