أدت جائحة كوفيد-19 للعديد من التغييرات على مستوى العالم، ومع محاولة السيطرة
على الفيروس ومنع انتشاره قررت بعض الشركات تغيير سياسة العمل من المقر الرئيسي
ليصبح العمل عن بعد من المنزل، فازدادت الحاجة لوجود منصات افتراضية تسهل
اجتماعات العمل بشكل آمن و سلس.
كما ظهرت الحاجة لتنظيم هذا النوع من
الاجتماعات حتى تكون فعالة بأكبر شكل ممكن، بحيث تمكن أعضاء فريق العمل الموزعين
بشكل بعيد جغرافياً من التعاون وحل المشكلات
وإنجاز العمل كمجموعة، حيث إذا كان هذا النوع من الاجتماعات غير فعال فسوف يؤدي
إلى موظفين غير منتجين وغير مندمجين.
لذلك يجب على القادة النظر في تحديات الفرق المدارة عن بعد، وإيجاد الحلول، لتحقيق أقصى استفادة من الفريق في كل اجتماع.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
أفضل النصائح للتخطيط لاجتماع افتراضي فعّال
ضع خطة
هذا صحيح بالنسبة لأي اجتماع ولكنه أكثر أهمية عندما يكون لديك حاضرين متواجدون بأماكن مختلفة، و أقصد هنا أنه من المهم أن يكون لديك خطة مسبقاً حتى يعرف الحاضرون ما يمكن توقعه منهم وكيف يمكنهم المساهمة في الإجتماع.
أفضل الإجراءات لوضع الخطط للاجتماعات الافتراضية
- شارك جدول أعمالك مسبقاً، أرسل جدول الأعمال إلى الحاضرين قبل الاجتماع بفترة جيدة نسبياً، بحيث يكون لديهم معرفة كاملة و واضحة لما يجب عليهم الاستعداد له، قدم التفاصيل في دعوتك عبر البريد الإلكتروني حول نقاط الحديث الرئيسية وأي مستندات أو ملفات أو بحث ذي صلة ستشير إليه أثناء الاجتماع.
- امنح الحاضرين الفرصة لعرض المستند أو إضافة تعليقات قبل الاجتماع، و امنح الجميع فرصة متساوية للمساهمة في الاجتماع، يمكنك القيام بذلك من خلال أدوات إدارة المستندات مثل Google Drive، سواء كان عرض أو فيديو أو تقريراً سنوياً ، فإن استخدام أدوات مشاركة الملفات مثل Dropbox و Box سيضمن بقاء الجميع في السياق نفسه.
- قدم توقعات حول كيفية إدارة المساحة الافتراضية، تأكد من أن جميع الحاضرين لديهم المعرفة الكافية حول كيفية إجراء الاجتماع الافتراضي، على سبيل المثال ، هل يجب على الحاضرين كتم صوت مقاطع الفيديو الخاصة بهم بينما يتحدث الآخرون؟!
جدول في وقت مبكر
قد يكون تنسيق الأوقات للحاضرين الموجودين على جداول زمنية مختلفة ومناطق زمنية مختلفة أمراً صعباً، فيما يلي بعض التوصيات ليكون جميع الحاضرين متفقين على توقيت جدولة الإجتماع:
- اختر توقيت الاجتماع ضمن مدة زمنية تناسب للجميع.
- ضع في اعتبارك استخدام برنامج جدولة المواعيد للمساعدة في الكشف التلقائي عن المنطقة الزمنية لجميع الحاضرين.
- جدولة الاجتماعات مسبقاً، حيث كلما زاد عدد الحاضرين الذين تم تبليغهم قبل الاجتماعات، قل احتمال حدوث تعارض في المواعيد.
أنشئ قواعد عامة للاجتماعات الافتراضية
- إن حضور الاجتماعات وفق قواعد و آداب عامة، يمهد الطريق لعقد اجتماع افتراضي سلس ومثمر، فيما يلي بعض القواعد العامة المفيدة للمضيفين والمشاركين لتأسيسها قبل كل اجتماع افتراضي لضمان تجربة اجتماع مثمرة:
- تأكد من جميع جميع الأمور التقنية قبل الاجتماع، تحقق من التوصيلات التي سوف تستخدمها مسبقاً، يتضمن ذلك فحص كاميرا الفيديو و Wi-Fi والشاشة الخاصة بك، وبحال استطعت ابدأ الاجتماع الافتراضي بمفردك قبل بدء الاجتماع بعشر دقائق.
- اللقاء وجهاً لوجه، أنصحك بأن تتأكد من أن جميع حضور الاجتماع الافتراضي يمكنهم رؤية بعضهم البعض، حيث أن 55٪ من التواصل يكمن في لغة الجسد ، بينما 38٪ هي نبرة الصوت، و يعد الاجتماع وجهاً لوجه عبر الفيديو شخصياً أكثر بكثير من الاجتماع بشكل صوتي فقط .
- ضع كل عوامل التشتيت جانباً، بحسب الدراسات فإن ما يصل إلى 83٪ من الحضور يتحققون من بريدهم الإلكتروني أثناء تواجدهم في الاجتماعات الافتراضية، لذلك ذكّر الحضور بإيلاء اهتمامهم الكامل للاجتماع وتقليل مصادر التشتيت مثل البريد الإلكتروني والرسائل النصية أثناء الاجتماع.
تأكد من تفاعل الحاضرين
في الحقيقة كل التخطيط والجدولة سيذهبون هباء إذا لم يتفاعل الحاضرون بالإجماع، لذلك أقدم لك بعض النصائح لإبقاء الفريق حاضراً بشكل فعال في الإجتماع الإفتراضي:
- أعط فرصة للمحادثات غير الرسمية، و أقصد أن لا تتسرع في إلغاء المحادثات الصغيرة التي تحدث بشكل طبيعي في بداية الاجتماع، فذلك يمنح أعضاء الفريق فرصة للتواصل على المستوى الشخصي قبل البدء في العمل تماماً كما يفعلون شخصياً في أماكن العمل الواقعية.
- ادفع جميع الحاضرين للمشاركة و التفاعل و شجع الجميع على التصرف كما لو كانوا في اجتماع واقعي من خلال خلق فرص للمشاركة، على سبيل المثال ،يمكن منح المشاركين فرصة لطرح الأسئلة قبل بدء الاجتماع الافتراضي.
- اطرح الأسئلة بشكل متكرر و تحقق من متابعتهم معك طوال الاجتماع.
المتابعة
- تماماً مثل الإجتماعات الواقعية، يمكن أن تكون المناقشة التي تلي نهاية الإجتماع هامة مثل الجلسة نفسها، إليك ما يمكنك فعله لضمان الوضوح و إنهاء الإجتماع بودية:
- اختتم الاجتماع بمحادثة عفوية وصادقة، أي قبل انتهاء الاجتماع بحوالي خمس إلى عشر دقائق ، اسأل فريقك عما إذا كان لديهم أي أسئلة أو مخاوف، في الواقع هذا هو الوقت الذي يكون فيه المشاركون منفتحين لمشاركة تحفظاتهم أو مخاوفهم.
- اسأل الحاضرين كيف يمكن أن يكون الاجتماع أفضل، و قم بتقييم نفسك، ما الذي نجح؟ ما الذي فشل؟ حيث من الضروري تخصيص الوقت للاستماع والتقييم والمراجعة بصدق مما يضمن نجاح الاجتماعات القادمة.
في النهاية ليس بالضرورة الإلتزام بجميع النقاط التي ذكرتها سابقاً، في رأيي ما يهم حقيقةً هي النتائج، إذا كنت تجد النتائج التي تريدها من اجتماعاتك الإفتراضية فهذا جيد، أما إذا كنت غير راضٍ عنها فأنصحك بمحاولة تطبيق ما يمكنك تطبيقه من ما ذكرته سابقاً.
أخبرنا عن الإستراتيجية الخاصة بك للاجتماعات الافتراضية، و شاركنا ماذا تعتمد لعقد اجتماعات افتراضية ناجحة؟