مرحبًا بكم في عصر العمل عن بعد. مع دخولنا هذا العالم من العمل الحديث والمرن، أصبح وضع سياسة العمل عن بعد المدروسة بعناية أمرٌ بالغ الأهمية للشركات والفرق التي تدير عملها عن بعد ومن داخل المنزل.
سياسة العمل عن بعد هي المستندات التي تحدد القواعد والإرشادات للعاملين عن بعد. على سبيل المثال، قد يتضمن هذا المستند معلومات حول الحزم التقنية ومشاركة كلمة المرور وتتبع الوقت وإدارة النفقات وغيرها. الغرض من هذه السياسات هو دعم الفرق البعيدة في القيام بأفضل عمل، وتوفير عمليات سلسة.
إذن، يمكن القول إن وضع سياسة العمل عن بعد هي مفتاح نجاح الشركات وأصحاب العمل. وعدم وجود إرشادات مدروسة جيدًا يمكن أن يؤدي إلى ضعف أو فشل في العمل، مما يعني أن سياسة العمل عن بعد الشاملة ضرورية لإدارة فرقك ونشاطك.
نقدم في هذا المقال ماهية سياسة العمل عن بعد وفوائدها وكيفية وضع سياسات مناسبة.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
سياسة العمل عن بعد هي المستندات التي تحدد القواعد والإرشادات للعاملين عن بعد. على سبيل المثال، قد يتضمن هذا المستند معلومات حول الحزم التقنية ومشاركة كلمة المرور وتتبع الوقت وإدارة النفقات وغيرها. الغرض من هذه السياسات هو دعم الفرق البعيدة في القيام بأفضل عمل، وتوفير عمليات سلسة.
إذن، يمكن القول إن وضع سياسة العمل عن بعد هي مفتاح نجاح الشركات وأصحاب العمل. وعدم وجود إرشادات مدروسة جيدًا يمكن أن يؤدي إلى ضعف أو فشل في العمل، مما يعني أن سياسة العمل عن بعد الشاملة ضرورية لإدارة فرقك ونشاطك.
نقدم في هذا المقال ماهية سياسة العمل عن بعد وفوائدها وكيفية وضع سياسات مناسبة.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هي سياسة العمل عن بعد؟
سياسة العمل عن بعد هي اتفاقية بين صاحب العمل والموظف تحدد بوضوح التوقعات والمسؤوليات للموظفين الذين يعملون عن بعد. قد تحدد أيضًا من هو المؤهل لهذا النوع من العمل، وعملية طلب امتيازاته، وكذلك عملية الموافقة. يساعد ذلك في ضمان إعداد الموظفين للنجاح واستمرارهم في الحفاظ على صحتهم وإنتاجيتهم.
إن سياسة العمل عن بعد تضع معايير وتوقعات لسلوكيات الموظفين. لا يمكن للمدير مراقبة الموظف عن بعد بشكل مباشر، لذا يتطلب العمل الافتراضي مستويات عالية من الثقة. تحدد سياسات العمل عن بعد القواعد بحيث يفهم الموظفون كيفية التصرف. على سبيل المثال، قد تحدد السياسة إرشادات حول كيفية استخدام معدات الشركة أو الساعات التي ستكون متاحة.
أهم الأدوات والمنصات المفضلة لدينا لإدارة الفرق والمهام عن بعد:
Monday هو نظام أساسي لإدارة المشاريع يساعد الفرق من جميع الأحجام على إدارة مهامهم ومشاريعهم وسير العمل. يوفر واجهة مرئية وبديهية تتيح لك تتبع التقدم وتحديد المواعيد النهائية والتعاون مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي.Teamwork هو نظام أساسي آخر لإدارة المشاريع يسمح للفرق بالتعاون وإدارة عملهم. يوفر ميزات مثل إدارة المهام وتتبع الوقت وتخطيط المشروع وأدوات التعاون مثل التعليقات ومشاركة الملفات.
Todoist هو تطبيق لإدارة المهام يساعدك على تنظيم المهام والمشاريع وتحديد أولوياتها. يتيح لك إنشاء المهام وتعيين تواريخ الاستحقاق وتصنيفها إلى مشاريع.Airtable عبارة عن منصة تعاون سحابية تجمع بين وظائف جدول البيانات وقاعدة البيانات. يتيح لك إنشاء البيانات وتنظيمها في جداول ، مع ميزات مثل التصفية والفرز والتجميع.
أهمية سياسة العمل عن بعد
لكي يكون العمل عن بعد فعالاً لكل من الشركات والموظفين، من الضروري وجود إرشادات واضحة. إليك سبب أهمية سياسة العمل عن بعد:رضا الموظفين والاحتفاظ بهم
بالنسبة للموظفين، توفر ترتيبات ووجود سياسة العمل عن بعد العديد من المزايا غير الملموسة، بما في ذلك:• تقليل التوتر
• إنتاجية أكبر
• توازن أفضل بين العمل والحياة
• تحسين الصحة والرفاهية
تؤدي هذه المزايا إلى زيادة رضا الموظفين ومعدلات استبقاء أعلى. وتوفر سياسة العمل عن بعد الشاملة للموظفين الدعم وإطار العمل للعمل عن بعد، مما يزيد من تعزيز هذا الشعور بالرضا.
توقعات واضحة ومتسقة
عندما يتعلق الأمر بالعمل، لا أحد يتمتع بعدم اليقين وعدم الاتساق. يتيح لك وجود سياسة متينة للعمل عن بعد وضع توقعات واضحة لك ولموظفيك، بحيث يتفهم جميع المعنيين مسؤولياتهم.تفسح سياسة العمل من المنزل نفسها أيضًا للاتساق، وتوفر مجموعة قواعد تنطبق عبر مؤسستك على جميع ترتيبات العمل عن بعد، سواء كانت بدوام كامل أو جزئي. هذا الاتساق يجعل من السهل على موظفيك عن بعد التكيف بسرعة وكفاءة للعمل عند بعد.
استمرارية الأعمال والقدرة على التكيف والمرونة
تضع سياسة العمل عن بعد القوية عملك في ميزة عندما يتعلق الأمر بالتغلب على الأحداث غير المتوقعة، من الكوارث الطبيعية والأوبئة وغيرها من حالات الطوارئ المماثلة واسعة الانتشار إلى العديد من التحديات التي غالبًا ما تأتي مع التغييرات في بيئة الأعمال.ضع في اعتبارك، على سبيل المثال، مدى سهولة الأمر بالنسبة للشركات في جميع أنحاء العالم إذا كانت لديها سياسات العمل عن بعد عند ظهور الوباء لأول مرة. إن وضع سياسة العمل عن بعد عندما تسير الأمور على ما يرام تكون قادرًا على التعامل مع أي تحديات أو اضطرابات مستقبلية بشكل أكثر كفاءة.
اكتساب المواهب والعلامات التجارية لأصحاب العمل
مع البحث الذي يُظهر باستمرار أن الموظفين يفضلون العمل في الشركات التي تقدم خيارات العمل عن بعد، فإن سياسة العمل عن بعد تساعد في وضع عملك فوق منافسيك عندما يتعلق الأمر بجذب المرشحين للوظائف في المستقبل. وبالتالي، يساعدك ذلك على بناء العلامة التجارية لصاحب العمل وجذب أفضل المواهب.التوفير في التكاليف والفوائد البيئية
يمكن أن توفر سياسة العمل من المنزل توفيرًا في التكاليف ومزايا صديقة للبيئة لكل من عملك وموظفيك. على سبيل المثال، مع عمل قوتك العاملة عن بُعد، قد تتمكن من خفض النفقات مثل المساحات المكتبية والمرافق، بينما يمكن لموظفيك التوفير في تكاليف النقل والوجبات. هناك أيضًا تأثير بيئي إيجابي للعمل عن بعد: انخفاض التنقل يعني حركة مرور أقل وتقليل انبعاثات الكربون.نقدم إليك مجموعة من المقالات تفيدك قراءتها في نجاح العمل عن بعد وإدارة فرقك:
ماذا يجب أن تتضمن (عناصر) سياسة العمل عن بعد
ما هي العناصر التي يجب أن تتناولها سياسة العمل عن بعد؟ سيكون كل عمل مختلفًا، وما قد يصلح للآخرين قد لا يعمل لصالحك. فيما يلي بعض الأقسام الأساسية التي قد ترغب في تضمينها عند إنشاء سياسة العمل عن بعد.لاحظ أن هذه الأقسام تهدف إلى تخصيص كل مكون من هذه المكونات لتلبية الاحتياجات الفريدة لكل من عملك وموظفيك.
1. الهدف
حدد الغرض من سياسة العمل عن بعد أثناء مراحل التحضير والبحث السابقة. هنا ستنتقل المعلومات التي جمعتها سابقًا، وسترغب في تحديد أهداف وغايات سياستك بوضوح، بما في ذلك سبب قيام شركتك بتنفيذها.2. الجدارة / النطاق
تستخدم هذا القسم لتوضيح معايير الجدارة للعمل عن بعد. هذه المعايير فريدة بالنسبة لعملك وستعتمد على عوامل مثل الأدوار الوظيفية والمسؤوليات والأداء ومدى ملاءمة مهام العمل للعمل عن بعد.3. عملية الموافقة
بالإضافة إلى تحديد عملية تقديم طلب العمل من المنزل والحصول على الموافقة، فأنت تريد التأكد من أن قسم عملية الموافقة يؤكد على عدالة الإجراء والعوامل التي سيتم النظر فيها للموافقة على الموظفين.4. التوقعات: جدول العمل والأداء والاتصالات
ستحدد توقعات العمل عن بعد التي تؤثر على جدول عمل الموظف عن بعد وأدائه واتصالاته:• حدد ساعات العمل المتوقعة، بما في ذلك الساعات الأساسية لنشاطك التجاري والتي يجب أن يتواجد خلالها جميع الموظفين.
• حدد توقعات الأداء للموظفين عن بعد، بما في ذلك مقاييس الإنتاجية ومراقبة التقدم.
• حدد أدوات وبروتوكولات الاتصال التي سيتم استخدامها من قبل الموظفين عن بعد، بما في ذلك كيف ومتى يجب أن يتم الاتصال مع أعضاء الفريق الآخرين والمديرين والعملاء.
5. المعدات والتكنولوجيا
يجب أن يحدد هذا الجزء من سياسة العمل عن بعد المعدات والتكنولوجيا المطلوبة لترتيبات العمل عن بعد، بما في ذلك الموارد التي ستوفرها شركتك والموارد التي يتحمل الموظفون عن بُعد مسؤولية الحصول عليها وصيانتها. قم بتضمين قسم يحدد عملية سداد المصاريف لأي مصاريف متعلقة بالعمل تغطيها شركتك.6. أمن البيانات والخصوصية
ضع إرشاداتك لضمان أمان البيانات والخصوصية في هذا القسم. يتضمن ذلك الوصول الآمن إلى أي شبكات أو أنظمة أساسية للشركة، وبرامج مكافحة الفيروسات، واستخدام VPN وإرشادات المعلومات السرية أو الحساسة.7. صحة الموظف ورفاهيته
في هذا القسم، تناول قضايا الصحة والسلامة، مثل إرشادات بيئة العمل، وخرق التوصيات واستراتيجيات الرعاية الذاتية. ينصب التركيز على مساعدة الموظفين عن بعد على إنشاء بيئات عمل عن بعد مريحة وداعمة للحفاظ على الرفاهية أثناء العمل عن بعد.8. التدريب والدعم
يجب أن تتضمن سياسة العمل عن بعد الشاملة قسمًا يحدد التدريب وموارد الدعم الأخرى التي سيوفرها عملك لمساعدة الموظفين عن بعد على العمل بفعالية والاندماج بكفاءة مع بقية أعضاء فريقهم.9. مراجعات وتحديثات السياسة
تعد المراجعات والتحديثات المستمرة لسياسة العمل عن بعد ضرورية لضمان استمرار فعاليتها. قم بتفصيل عملية المراجعة، بما في ذلك عدد المرات التي سيتم فيها إجراء المراجعات، وكيف سيشارك الموظفون وأصحاب المصلحة الآخرون في العملية.10. ترتيب إنهاء العمل عن بعد
في هذا القسم، حدد المواقف أو الظروف التي يمكن فيها إنهاء ترتيبات العمل عن بُعد أو تعديلها، بالإضافة إلى العملية أو الإرشادات الخاصة بنقل الموظفين إلى المكتب عند الضرورة.كيف تكتب سياسة العمل عن بعد
1. تقييم احتياجات عملك: ما الاحتياجات والأهداف المحددة لشركتك عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بُعد لموظفيك؟ ضع في اعتبارك عوامل مثل الأدوار الوظيفية وثقافة شركتك، وحدد الأدوار (أو المهام) المناسبة للعمل عن بُعد. وتأكد من تحديد التحديات والمخاوف المحتملة.
2. تشاور مع أصحاب المصلحة الرئيسيين: إن صياغة سياسة ناجحة للعمل عن بعد ليست مسعى منفردًا. ستحتاج إلى جمع مدخلات من موظفيك، بالإضافة إلى الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات وفرق الإدارة الأخرى. السياسة الفعالة هي جهد تعاوني.
3. أفضل الممارسات البحثية: لست مضطرًا إلى إعادة اختراع العجلة: قم بأبحاثك واكتشف كيف نفذت الشركات الأخرى المشابهة لشركتك سياسات العمل عن بعد الخاصة بها. قم بتجميع مجموعة من أفضل الممارسات التي يمكنك تخصيصها وفقًا لاحتياجات نشاطك التجاري المحددة والفريد.
4. صياغة ومراجعة السياسة: بمجرد جمع المعلومات التي تحتاجها، قم بصياغة سياستك مع مراعاة توفير إرشادات واضحة ومتسقة يسهل على الموظفين والإدارة وفريق الموارد البشرية فهمها ومتابعتها. شارك مسودتك مع أصحاب المصلحة هؤلاء، وقم بإجراء أي تعديلات ضرورية بناءً على ملاحظاتهم.
5. تقديم وعرض السياسة: بمجرد مراجعة سياستك والانتهاء منها، حان الوقت لإبلاغها لجميع موظفيك. ضع في اعتبارك توفير التدريب أو جلسات الأسئلة والأجوبة لمنح الجميع فرصة لطرح الأسئلة والحصول على توضيح.
6. المراقبة والتقييم والتحديث: عالم العمل عن بعد يتطور باستمرار. سواء كان ذلك تغييرًا في احتياجات عملك أو تدفق التكنولوجيا الجديدة، تأكد من التقييم المنتظم لفعالية سياستك وتأثيرها على موظفيك. قم بالتنقيح والتحديث حسب الحاجة حتى تظل سياستك البعيدة ذات صلة ومتوافقة.
$ads={1}