يمكن أن تساعدك الإدارة الناجحة للوقت على تسليم مشاريعك في الوقت المحدد وزيادة إنتاجيتك عند إكمال المهام المحددة. يعد تعلم استخدام استراتيجيات إدارة الوقت بنجاح في عمليات الإدارة الخاصة بك خطوة مهمة في الإدارة الفعالة للمشروع. من خلال اكتشاف الاستراتيجيات التي تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك ولفريقك، يمكنك دمج ممارسات جديدة في مشاريعك لمساعدتك على تقليل التوتر وتحقيق أهدافك في الوقت المحدد.
إذن، كيف يؤدي استخدام الوقت بشكل فعال إلى زيادة التنفيذ لنجاح المشروع؟ الهدف الأساسي هو التحكم عن عمد في كيفية استثمار الطاقة في المهام والتمارين الهامة، سواء في العمل أو في وجودك اليومي.
مع سوء التخطيط وإدارة الوقت، قد يكون من الصعب ملاءمة كل شيء ضمن المواعيد النهائية الضيقة. لهذا السبب قمت بتجميع هذه القائمة من استراتيجيات إدارة الوقت الذكية، حتى تتمكن من تخطيط عملك بشكل أفضل والحصول أخيرًا على الوقت لكل ما يحتاج إلى اهتمامك.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هي استراتيجيات إدارة الوقت؟
استراتيجيات إدارة الوقت هي تقنية لاستخدام وقتك بشكل منتج وفعال. يعني تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين المهام المختلفة. سيكون لديك الوقت لفعل كل ما تحتاجه دون أن تشعر بالقلق حيال ذلك من خلال مهارات إدارة الوقت الجيدة. يمكنك العمل بشكل منتج وتحديد أولويات وقتك للعمل على المهام العاجلة أو المهمة أولاً أثناء المتابعة مع الأشياء التي ليست عاجلة ولكنها لا تزال مهمة. وبالتالي، يمكنك تركيز وقتك وطاقتك على الأشياء الأكثر أهمية. سينتهي بك الأمر بالعمل بذكاء وبجهد أقل لزيادة الإنتاجية.
ما المقصود بإدارة وقت المشروع؟
هو عملية إدارة المشروع لتحليل العمل وتطوير قالب جدول زمني لضمان إكمال مشروع ضمن جدول زمني معين.
كلا التعريفين المذكورين أعلاه لا يقولان كلمة واحدة حول كيفية تحقيق نتائج جيدة من حيث إدارة وقت المشروع. ولكن بالنسبة لأي شخص لديه فرصة لتنفيذ خطة إدارة مشروع، فمن الواضح أن الأمر يتعلق بالتحليل باستخدام البرامج والأدوات والتقنيات. كل ما يضمن الانتهاء من المشروع في الوقت المناسب. ثم تطوير جدولة الموارد مع تعديلات المهام وتخصيص الموارد لإكمال المشروع.
كلا التعريفين المذكورين أعلاه لا يقولان كلمة واحدة حول كيفية تحقيق نتائج جيدة من حيث إدارة وقت المشروع. ولكن بالنسبة لأي شخص لديه فرصة لتنفيذ خطة إدارة مشروع، فمن الواضح أن الأمر يتعلق بالتحليل باستخدام البرامج والأدوات والتقنيات. كل ما يضمن الانتهاء من المشروع في الوقت المناسب. ثم تطوير جدولة الموارد مع تعديلات المهام وتخصيص الموارد لإكمال المشروع.
لماذا تعتبر استراتيجيات إدارة الوقت في إدارة المشروع مهمة؟
تعد استراتيجيات إدارة الوقت أمرًا مهمًا أثناء المشروع من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمال مهامك بنجاح. هناك ثلاثة عوامل أساسية يمكن أن تؤثر على النجاح العام لمدير المشروع: الالتزام بالميزانية والقدرة على تلبية متطلبات المشروع ومهارات إدارة الوقت.
غالبًا ما يستفيد المديرون الذين يظلون على دراية بمتطلبات الوقت والمواعيد النهائية للمشروع مما يلي:
غالبًا ما يستفيد المديرون الذين يظلون على دراية بمتطلبات الوقت والمواعيد النهائية للمشروع مما يلي:
- زيادة رضا العملاء وأصحاب المصلحة
- انخفاض حالات التسويف
- تقليل التوتر والقلق
- مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة
- الرضا من معدلات الإنجاز الأعلى
ماذا يتوجب على مدير المشروع تجاه استراتيجيات إدارة الوقت؟
بصفتك مدير مشروع، فإن مهمتك هي التخطيط الفعال لوقت عملك وإدارته، وكذلك وقت الفرق التي تشرف عليها. اعتمادًا على مدى نجاحك في التوفيق بين المشاريع والأولويات المختلفة، كلما تمكنت من جدولة العمل لفريقك بشكل أفضل. وهذا الأخير يؤدي إلى مشاريع تدار بشكل أفضل، مع فرصة أكبر لإنهائها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.بالتالي، تزيد استراتيجيات إدارة الوقت من إنتاجيتك وفعاليتك أيضًا.
"لا يمكن المبالغة في أهمية إدارة الوقت في إدارة المشاريع - فالأمر لا يتعلق فقط بمواكبة المواعيد النهائية، بل يتعلق أيضًا بتسخير الإمكانات الحقيقية لمشاريعك." Megan DuBose Project manager (PMI)
تشير الدراسات إلى أن الأمر ليس بهذا الوضوح دائمًا. على سبيل المثال، 37٪ فقط من الفرق في المملكة المتحدة (دراسة حالة إدارة المشروع، 2017)، في الغالب ما تنجح في إنهاء مشاريعها في الوقت المحدد، وكان سوء الإدارة أحد أسباب ذلك.
استراتيجيات إدارة الوقت في نجاح المشروع
العديد من الاستراتيجيات هي اختلافات لما يسميه الباحث في إدارة الوقت براد إيون الأبعاد الأساسية الأربعة لإدارة الوقت:• تنظيم الوقت: الجداول الزمنية وقوائم المهام
• حماية الوقت: وضع حدود وقول لا
• تبسيط الوقت: تحديد أولويات المهام
• فهم الوقت: كتابة اليوميات وتحديد الأهداف
عندما تفكر في استراتيجيات إدارة الوقت بهذه الطريقة، يكون اختيار الاستراتيجية التي تحتاجها أنت أو فريقك أسهل. إذا كنت تكافح من أجل حماية وقتك، فقد تكون طريقة الانتقال التي تتبعها تحصر الوقت. إذا كنت تكافح لفهم كيف تقضي وقتك، ففكر في تقنية بومودورو وكتابة اليوميات. أهم استراتيجيات إدارة الوقت لنجاح المشروع هي:
ركز على تحديد الأولويات
عند العمل في مشروع ما، غالبًا ما تكون هناك مهام متعددة تبدو حاسمة وعاجلة. يمكن أن تخلق هذه الأولويات المتنافسة موقفًا يشعر فيه الفريق بالارتباك وعدم التأكد من أين يبدأوا. هذا هو المكان الذي يأتي فيه تحديد الأولويات."إن فهم التسلسل الهرمي لمهامك سيرشدك في تخصيص الموارد وجدولة وقتك بشكل فعال."
من خلال ترتيب المهام بناءً على صلتها بأهداف المشروع والمواعيد النهائية، يمكن للفريق إدارة وقتهم ومواردهم بشكل أكثر فعالية. للمساعدة في تحديد هذه الأولويات، من الضروري التشاور مع أصحاب المصلحة الرئيسيين.
جزء أساسي من عملية تحديد الأولويات هو تحديد المهام التي لها الأولوية على المهام الأخرى. في حين أنه من الممكن القيام بذلك يدويًا، على سبيل المثال باستخدام جدول بيانات أساسي أو حتى القلم والورق، يمكن أن تصبح هذه الطريقة معقدة مع زيادة حجم المشروع وزيادة عدد المهام. لتبسيط هذه العملية، يلجأ العديد من مديري المشاريع إلى برامج إدارة المشاريع، مثل:
Monday, Clickup, و Teamwork والتي تساعد في إدارة المهام وتوزيعها على أعضاء الفرق. لضمان إنجازها في الوقت المحدد. وترتيبها ضمن جداول وقوائم منظمة، ومرتبة في مكان واحد.
ما هي بعض ميزات تحديد الأولويات هذه في برامج إدارة المشاريع؟
- ترتيب المهام: يتيح تعيين مستويات الأولوية للمهام، مع توضيح أهميتها النسبية.
- تخطيط التبعية: تصور الترابط بين المهام، وتوجيه تسلسل إنجاز المهمة.
- مخططات جانت: توفر مخططًا زمنيًا لكل مهمة، مما يساعد على جدولة المهام بشكل فعال.
💡استخدم هذه التقنية الموفرة للوقت
مقياس أيزنهاور Eisenhower Matrix: أسلوب رائع لإدارة الوقت يتطلب منك تقسيم مهامك إلى أربعة أرباع بناءً على أهميتها وإلحاحها. لاستكمال ذلك، يمكن للاستفادة من برنامج تخطيط المشروع تبسيط تنظيم مهمة المشروع وتعزيز كفاءة تحديد الأولويات، وسد الفجوة بين تخطيط المشروع وتنفيذه.
يمكن أن يكون الاستفادة من مقياس أيزنهاور مفيدة في تحقيق إدارة فعالة للوقت لأنها تساعد على ضمان:
1. تحديد أولويات المهام المهمة: باستخدام Eisenhower Matrix، يمكنك التمييز بين المهام الحرجة والمهام غير الحرجة وتخصيص الموارد بشكل فعال.
2. التفويض الاستراتيجي: تساعد المصفوفة في تحديد المهام للتفويض، وتعزيز كفاءة الفريق المثلى.
3. تعقب المشروع: عند تحديد أولويات المهام وجدولتها بشكل مناسب، تظل المشاريع على المسار الصحيح، مما يقلل من مخاطر التأخير.
4. مواءمة الأهداف: تركز هذه المصفوفة على المهام التي تساهم بشكل مباشر في أهداف المشروع وغاياته.
ضع أهدافًا واضحة
يعد تحديد الأهداف في إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لأنه يوفر التوجيه والتركيز الواضح، مما يمكّن الفرق من فهم ما يعملون من أجله. تعطي الأهداف الواضحة والمحددة جيدًا خارطة طريق توجه مهام المشروع، وتساعد على إدارة الوقت والموارد بكفاءة."تحديد الهدف هو بوصلة إدارة المشروع. بدون أهداف واضحة، الإدارة الفعالة مستحيلة. يجب أن تتوافق كل مهمة مع هذه الأهداف ويتم تقييمها مقابلها. لا ينبغي إعطاؤها الأولوية إذا لم توجهنا في الاتجاه الصحيح ".
على سبيل المثال، تخيل فريقًا يقوم بتطوير تطبيق جوال بهدف إطلاقه في غضون ستة أشهر. من خلال هذا الهدف الواضح، يمكن تخطيط مهام مثل التصميم والتطوير والاختبار وتحديد أولوياتها. إذا ظهرت مهمة غير متوقعة، يمكن للفريق تقييمها بما يتناسب مع الهدف الأساسي. إذا كان هناك خطر تأخير الإطلاق دون فوائد كبيرة، فقد يتم تقليل الأولوية، مما يوفر الوقت. ومن ثم، فإن الأهداف الواضحة توجه تحديد أولويات المهام، مما يساعد في إدارة الوقت بشكل فعال.
💡استخدم هذه التقنية الموفرة للوقت
تبني تقنية الأهداف الذكية- The S.M.A.R.T. (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، محددة زمنياً) توضح هذه تقنية تحديد الأهداف، مما يضمن أن كل هدف قابل للقياس الكمي، وقابل للتحقيق، ومقيد بوقت.
تفويض المهام وتقسيمها
التفويض هو حجر الأساس في إدارة المشاريع بكفاءة. يسمح بتوزيع أفضل للعمل، واستخدام مهارات إدارة المشاريع المتنوعة، ورفع مستوى تمكين الفريق. ومع ذلك، يمكن أن يكون تحديًا بسبب الميل للسيطرة أو الشكوك في قدرات الفريق. تشارك DuBose- مدير مشروع، معد إدارة المشاريع- تجربتها في الأيام الأولى:"كنت مترددًة في التفويض، مفضلة التعامل العمل الجماعي. أدركت بسرعة أن هذا النهج لم يكن مجديًا ولا مفيدًا. لذا ركزتُ على الرؤية عالية المستوى، ووثقتُ بخبرة الفريق في التفاصيل. بالإضافة إلى أنني حافظتُ على اتصال مفتوح وأدركتُ ماهية دوري بالضبط – تذكر هذه الأمور جميعها فأنت خبير في إدارة المشاريع، وليس في كل شيء آخر ".
يتطلب التغلب على حواجز التفويض تعزيز الثقة والوضوح في توصيف المهام والاعتراف بالمساهمات الفريدة لكل عضو في الفريق. يجب على مديري المشاريع الذين يسعون إلى إدارة الوقت بكفاءة:
1. إجراء تقييم حواجز التفويض للكشف عن العوامل التي تحد من التفويض الفعال، والتي يمكن أن تسبب تأخير المشروع.
2. تنفيذ استراتيجيات التفويض المناسبة التي تعالج مباشرة الحواجز المحددة. يسمح التفويض المناسب بتقدم المهام بشكل متزامن، مما يوفر الوقت.
3. مراقبة استراتيجيات التفويض وتعديلها بانتظام للحفاظ على الإدارة الفعالة للوقت طوال دورة حياة المشروع.
💡استخدم هذه التقنية الموفرة للوقت
مقياس تعيين المسؤولية (RAM) هي خارطة طريق للتفويض الفعال، وتوفر لقطة مرئية لمسؤوليات المهام. يمكن لبرنامج إدارة المهام المتكاملة رفع هذه العملية، وتعيين المهام تلقائيًا وتتبع التقدم، مما يؤدي إلى تبسيط التفويض وضمان إكمال المهام بكفاءة. وبالتالي تعزيز التفويض وإدارة الوقت. إليك الطريقة:
• تعريف واضح للدور: تحدد RAM الأدوار والمسؤوليات بوضوح، وتضمن أن يعرفها الجميع. هذا يقلل من الارتباك ويجعل التفويض أكثر فعالية.
• تحسين الكفاءة: عندما تكون المسؤوليات واضحة ومتوافقة مع قدرات الفريق، يتم تنفيذ المهام بشكل أكثر كفاءة. هذا يحسن الجداول الزمنية الإجمالية للمشروع والنجاح.
• إدارة أفضل للمخاطر: من خلال التحديد الواضح للمسؤوليات، يتم تقليل مخاطر المشروع المرتبطة بسوء التواصل أو المهام المتجاهلة.
نصائح في استراتيجيات إدارة الوقت لنجاح المشروع
بعد الفهم التام لأهم استراتيجيات إدارة الوقت. تساعدك هذه النصائح في إدارة وقتك بهدف إدارة المشروع ونجاحه.1. الاستفسار والفهم: فهم عملك، وأصحاب المصلحة، والغرض من المشروع من أجل التوافق مع الأهداف.
2. عزز العلاقات: تواصل واضح وحوار مع توقعات مساعدة فريقك وإدارة الوقت.
3. التنبؤ: حساب بشكل استباقي النكسات المحتملة، وإنشاء خطط احتياطية للتعامل مع التأخيرات.
4. التتبع والتوثيق والتعلم: سجل التقدم باستمرار للحصول على رؤى مستقبلية وتنبؤات زمنية محسّنة.
5. الاستفادة من برنامج تتبع الوقت: عزز التحكم في الجدول الزمني ببيانات في الوقت الفعلي عن إكمال المهام، وتعزيز التفويض والمساءلة.
في الواقع، تمزج استراتيجيات إدارة الوقت في إدارة المشروع بين تحديد الأولويات وتحديد الأهداف والتفويض والفهم السياقي لمشروعك. قم بتنفيذ هذه الاستراتيجيات، وستكون في طريقك إلى إتقان إدارة وقت المشروع.
$ads={1}