ما الذي تحتاج إلى معرفته للنجاح في إدارة المشاريع؟ كل شيء!! يمكن تضييق نطاق هذه الإجابة من خلال النظر في المجالات المعرفية لإدارة المشروع على النحو المحدد في الدليل المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK)، وهو كتاب صادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI)، والذي يجمع المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع. مفاهيم إدارة المشاريع. لذا، امنح نفسك الفرصة للتعرف على أهم المجالات المعرفية لإدارة المشروع والتي تلعب دورًا كبيرًا في نجاح المشاريع، وتابع قراءة هذا المقال.😊
{tocify} $title={ محتويات المقال }
يجب إدارة كل مجال من المجالات المعرفية لإدارة المشروع طوال مراحل دورة حياة المشروع الخمس، وهي بدء المشروع، وتخطيط المشروع، وتنفيذ المشروع، والمراقبة والتقييم، وإغلاق المشروع. هذه هي المراحل الزمنية التي يمر بها كل مشروع، والتي يشار إليها أيضًا باسم مجموعات عمليات إدارة المشروع في PMBOK الخاص بـ PMI.
يمكنك اعتبار مجموعات العمليات أفقية، بينما تكون مجالات المعرفة رأسية. مجالات المعرفة هي الموضوع الفني الأساسي، وهو أمر ضروري لإدارة المشاريع الفعالة.
ما هي المجالات المعرفية Knowledge Areas لإدارة المشروع؟
يمكن تعريف المجالات المعرفية Knowledge Areas لإدارة المشروع ببساطة على أنها الجوانب الرئيسية لإدارة المشروع التي يجب أن يشرف عليها مديرو المشروع حتى يتمكنوا من تخطيط المشاريع وجدولتها وتتبعها وتسليمها بنجاح بمساعدة فريق المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع.يجب إدارة كل مجال من المجالات المعرفية لإدارة المشروع طوال مراحل دورة حياة المشروع الخمس، وهي بدء المشروع، وتخطيط المشروع، وتنفيذ المشروع، والمراقبة والتقييم، وإغلاق المشروع. هذه هي المراحل الزمنية التي يمر بها كل مشروع، والتي يشار إليها أيضًا باسم مجموعات عمليات إدارة المشروع في PMBOK الخاص بـ PMI.
يمكنك اعتبار مجموعات العمليات أفقية، بينما تكون مجالات المعرفة رأسية. مجالات المعرفة هي الموضوع الفني الأساسي، وهو أمر ضروري لإدارة المشاريع الفعالة.
المجالات المعرفية Knowledge Areas لإدارة المشروع
فيما يلي نظرة عامة على كل مجال من مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع:1. إدارة تكامل المشروع
إدارة تكامل المشروع هي المظلة التي تغطي جميع المجالات المعرفية الأخرى لإدارة المشاريع. فهي تجمع العمليات والمهام الفردية معًا في مشروع واحد بأهداف وتسليمات ومخرجات محددة.إذا كنت تنظر إلى الصورة الكبيرة وكيف يتناسب مشروعك مع مؤسستك الأكبر، فهذا هو المجال المعرفي لإدارة المشروع الذي تحتاجه. نظرًا لأن هذه هي المنطقة الأوسع، فقد ترغب في حفظها للأخير أو على الأقل إعادة النظر فيها في نهاية خطة مشروعك.
تساعد إدارة تكامل المشروع من خلال تنسيق جميع الأجزاء المختلفة للمشروع، مما يضمن اتباع أعضاء الفريق المختلفين لخطة شاملة واحدة. فهو يساعد على الحفاظ على سير المشروع بسلاسة وكفاءة.
يمكن لمديري المشاريع استخدام أدوات مختلفة للتأكد من وجود ممارسات قوية لإدارة تكامل المشروع. على سبيل المثال، تعتبر خطة إدارة المشروع مهمة لتكامل المشروع لأنها تعمل بمثابة خريطة طريق للمشروع للوصول إلى نهاية ناجحة. بمجرد إنشائها، تتم الموافقة على خطة المشروع من قبل أصحاب المصلحة و/أو الجهات الراعية قبل أن تتم مراقبتها وتتبعها من قبل فريق إدارة المشروع.
تشتمل إدارة تكامل المشروع على سبع عمليات مدرجة فيها، وهي:
- تطوير ميثاق المشروع
- تطوير خطة إدارة المشروع
- توجيه وإدارة عمل المشروع
- إدارة المعرفة المشروع
- مراقبة عمل المشروع
- أداء مراقبة التغيير المتكامل
- إغلاق المشروع أو المرحلة
تعد منصة Monday.com مثالية لإدارة تكامل المشاريع لأنها منصة عبر الإنترنت يمكن لمديري المشاريع استخدامها لإنشاء خطة مشروع والإشراف على مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع والتعاون مع فرقهم عبر الإنترنت. اختر من بين مخططات جانت ولوحات كانبان وتقويمات المشروع وطرق عرض إدارة المشروع الأخرى لتخطيط مشاريعك وجدولتها وتتبعها. (راجع مقال: مراجعة شاملة لمنصة monday.com لإدارة المشاريع)
2. إدارة نطاق المشروع
تتضمن إدارة نطاق المشروع نطاق المشروع، أي العمل المضمن في المشروع. تدور هذه العملية حول ضمان أن يكون كل من يعنيه المشروع واضحًا بشأن ما يهدف إليه وما يتضمنه. يتغير النطاق ويغير في الغالب المشروع نفسه، لذلك يجب أن تكون حدود المشروع محددة جيدًا منذ البداية ويتم مراقبتها بعناية. يمكن أن تحدث التغييرات في أي وقت، ولكن حتى أبسط التغييرات يمكن أن يكون لها نتيجة دائمة على نتيجة المشروع.تساعدك إدارة نطاق المشروع على البقاء مطلعًا على المهام الإضافية التي قد تتم إضافتها أثناء سير المشروع. ولذلك، فإنه يجعل التعامل مع أي زيادات متوقعة أو غير متوقعة في التكاليف أو سير العمل أكثر سهولة في الإدارة.
تتضمن إدارة نطاق المشروع ست عمليات:
- إدارة نطاق الخطة
- جمع المتطلبات
- تحديد النطاق
- إنشاء WBS
- التحقق من صحة النطاق
3. إدارة وقت المشروع
تتضمن إدارة وقت المشروع تقدير مدة مشروعك وإنشاء جدول زمني للمشروع وتتبع تقدم فريق المشروع لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد. للقيام بذلك، أول شيء يجب عليك فعله هو تحديد نطاق مشروعك لتحديد المهام التي يجب أن تدخل في جدول مشروعك.مع تسلسل المهام الآن، يجب تقدير موارد المشروع المطلوبة لكل منها وتعيينها. يتم تحديد مدة كل مهمة أيضًا في هذه المرحلة. كل هذا يؤدي إلى جدول زمني من خلال تحديد المسار الحرج والتعويم لكل مهمة أولاً. يجب عليك استخدام أدوات إدارة المشروع مثل مخططات جانت أو لوحات كانبان أو تقويمات المشروع لوضع المهام على مخطط زمني، ثم العمل على تسوية الموارد لموازنة استخدام الموارد.
بمجرد وضع الجدول الزمني للمشروع، من الضروري وضع خطط للتحكم فيه. يتم تنفيذ إدارة القيمة المكتسبة بانتظام للتأكد من أن الخطة الفعلية تسير كما هو مخطط لها.
ستساعدك إدارة وقت المشروع على إدارة المشروع ضمن المواعيد النهائية والجداول الزمنية المحددة في الأصل. وبهذا، ستكون قادرًا بشكل أفضل على ضمان تحرك المشروع بسلاسة حتى اكتماله في الوقت المناسب.
هناك ست عمليات مهمة في إدارة الجدول الزمني للمشروع، وهي:
- إدارة جدول الخطة
- تعريف الأنشطة
- الأنشطة التسلسلية
- تقدير مدة النشاط
- تطوير الجدول الزمني
- جدول التحكم
4. إدارة تكاليف المشروع
تعد إدارة تكلفة المشروع أمرًا بالغ الأهمية للتأكد من بقائك في حدود الميزانية. يمكن للتحديات المالية التي تنشأ أثناء المشروع أن تثير مفاجآت غير مخطط لها وتؤثر على الربحية - يمكن أن تساعد إدارة تكلفة المشروع في تجنب ذلك.إن دورك في إدارة التكلفة ليس مجرد مهمة واحدة لإنشاء الميزانية. ستحتاج إلى تقييم تكاليفك بشكل مستمر لتجنب أي مفاجآت في نهاية المشروع. ستحتاج إلى استخدام أدوات وتقنيات تقدير التكلفة للتأكد من أن الأموال تغطي نفقات المشروع ويتم مراقبتها بانتظام لإبقاء أصحاب المصلحة أو الجهات الراعية على اطلاع.
إن خطة إدارة التكلفة هي الوثيقة التي ستشرح فيها طريقة إنشاء الميزانية، والتي تتضمن كيف وما إذا كانت ستتغير وما هي الإجراءات التي سيتم استخدامها للتحكم فيها. يجب تقدير تكلفة كل مهمة مشروع، مما يعني تضمين جميع الموارد مثل العمالة والمواد والمعدات وأي شيء آخر مطلوب لإكمال المهمة.
عملية إدارة تكلفة المشروع هي:
- خطة إدارة التكاليف
- تقدير التكاليف
- تحديد الميزانية
- تكاليف التحكم
5. إدارة جودة المشروع
في إدارة المشاريع، الجودة ليست هي نفسها الكمال. ليس من العملي قضاء الوقت والموارد للوصول بالمشروع إلى الكمال - وفي كثير من الحالات، لا يمكن تحقيق ذلك. الهدف من إدارة جودة المشروع هو تحقيق الاتساق عبر مشاريعك.إذا كنت تعرف وتفهم توقعات أصحاب المصلحة لديك وأبرمت اتفاقيات معقولة معهم ومع فريقك، فإن مراقبة الجودة ستضمن لك تقديم عمل رائع في كل مرة. في حالة عدم تحقيق المشاريع للنتائج، يمكنك تعديل المسار وتنفيذ التغييرات على العملية أو المنتج للعودة إلى المسار الصحيح.
يعد إكمال المشروع في الوقت المحدد أمرًا واحدًا، ولكن يمكن القول إن إكماله بمستوى عالٍ من العمل هو الأكثر أهمية. تسمح لك إدارة جودة المشروع بالتأكد من أن ما تقدمه يلبي موافقة العميل.
يغطي هذا المجال المعرفي لإدارة جودة المشروع في PMBOK ثلاث عمليات:
- خطة إدارة الجودة
- إدارة الجودة
- مراقبة الجودة
6. إدارة موارد المشروع
تعد إدارة موارد المشروع مفيدة لمعرفة من وماذا تحتاج إلى أن يكون المشروع ناجحًا. يمكنك التحقق من أن لديك ما يكفي من الأشخاص، والأشخاص المناسبين، وفريق المشروع - والبحث عن موارد إضافية إذا كانت هناك أي ثغرات.يتعلق الأمر كله بكيفية إدارة مدير المشروع لفريق المشروع. أولاً، عليه أن يفهم ما هي الموارد (الأشخاص، المعدات، المرافق، التمويل) المطلوبة لإكمال المشروع المطروح ومن ثم تنظيم فريق لتنفيذ العمل المعني. تركز هذه الطريقة بشكل أساسي على كيفية تنفيذ المشروع باستخدام الموارد المطلوبة لإكمال نشاط المشروع.
العمليات المضمنة في هذا المجال المعرفي PMBOK هي:
- خطة إدارة الموارد
- تقدير موارد النشاط
- الحصول على الموارد
- تطوير الفريق
- إدارة الفريق
- موارد التحكم
7. إدارة اتصالات المشروع
جميع المجالات المعرفية لإدارة المشروع مهمة، ولكن إدارة الاتصالات قد تكون ذات أهمية قصوى لأنها تبلغ كل جانب من جوانب المشروع. تُعلم الاتصالات الفريق وأصحاب المصلحة، وبالتالي فإن الحاجة إلى تخطيط إدارة الاتصالات هي خطوة حاسمة في أي مشروع.في هذه المرحلة يتم تحديد نشر الاتصالات، بما في ذلك كيفية القيام بذلك وبأي وتيرة. استهدف من يحتاج ماذا ومتى. لاحظ أيضًا كيف ستتم الاتصالات عند ظهور مشكلات مثل التغييرات في المشروع.
إدارة الاتصالات عند تنفيذ المشروع للتأكد من أنه يعمل كما هو مخطط له. يتضمن ذلك أيضًا التحكم في الاتصالات من خلال مراجعة فعاليتها بانتظام وتعديلها حسب الحاجة. يجب أن يكون هناك تخطيط لتحديد المعلومات التي يجب توصيلها إلى جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. يجب أن تكون هذه المعلومات المحددة متاحة بسهولة لأصحاب المصلحة ويتم إنشاؤها على الفور.
يتضمن مجال المعرفة PMBOK أيضًا ثلاث عمليات:
- خطة إدارة الاتصالات
- إدارة الاتصالات
- مراقبة الاتصالات
8. إدارة مخاطر المشروع
الحقيقة هي أنه لا يوجد مشروع ينجح دون عوائق. ومن غير الواقعي أن ننظر إلى المشروع ونفترض أن كل شيء سوف يسير بسلاسة. يمكن لإدارة مخاطر المشروع أن تحدد المشكلات القادمة وتزودك بالوسائل اللازمة للتغلب عليها ومن خلالها، بدلاً من التسبب في تعقيدات كبيرة.تحدد خطط إدارة المخاطر كيفية تصنيف المخاطر وتصنيفها وترتيب أولوياتها. يتضمن ذلك تحديد المخاطر التي قد تحدث أثناء تنفيذ المشروع عن طريق عمل سجل للمخاطر.
قم بإجراء تحليل نوعي للمخاطر بعد تحديد أكبر المخاطر وتصنيفها حسب الاحتمالية والتأثير. ثم إعطاء الأولوية لهم. ثم قم بإجراء التحليل الكمي حسب تأثيرها على المشروع، مثل ميزانيته وجدوله الزمني وما إلى ذلك.
الآن سوف تحتاج إلى التخطيط للاستجابات للمخاطر. إذا أصبحت هذه المخاطر في الواقع مشكلات، فيجب كتابة الرد مسبقًا، مع المالك الذي يمكنه التأكد من تحديد المخاطر والتعامل معها بشكل صحيح. تتضمن السيطرة على المخاطر المراجعة المنتظمة لسجل المخاطر وشطب تلك المخاطر التي لن تؤثر على المشروع بعد الآن.
هناك سبع عمليات لإدارة المشاريع تشارك في مجال معرفة إدارة المخاطر في PMBOK:
- خطة إدارة المخاطر
- تحديد المخاطر
- إجراء تحليل نوعي للمخاطر
- إجراء تحليل كمي للمخاطر
- خطط للاستجابات للمخاطر
- تنفيذ الاستجابات للمخاطر
- مراقبة المخاطر
9. إدارة مشتريات المشروع
يوفر هذا المجال المعرفي لإدارة المشروع المخطط الذي سيتم من خلاله إكمال المهام أو الخدمات بواسطة مقاولين خارجيين. كما أنه يبني ويخطط للأوراق القانونية وعملية التنسيق مسبقًا. قد لا يكون هذا مجالًا معرفيًا تستخدمه في كل مرة أو حتى في كثير من الأحيان، ولكنه ذو قيمة كبيرة عندما تحتاج إليه.يبدأ تخطيط إدارة المشتريات بتحديد الاحتياجات الخارجية للمشروع وكيفية مشاركة هؤلاء المقاولين. قم الآن بإجراء هذه المشتريات عن طريق التعاقد مع المقاولين، والذي يتضمن بيان العمل والاختصاصات وطلب العروض واختيار البائع. ستحتاج إلى التحكم في عملية الشراء من خلال الإدارة والمراقبة، ثم إغلاق العقود بمجرد إنجاز العمل بما يرضي الجميع.
تتضمن عمليات إدارة مشتريات المشروع ما يلي:
- خطة إدارة المشتريات
- إجراء عمليات الشراء
- مراقبة المشتريات
10. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
يجب أن يكون أصحاب المصلحة سعداء، حيث تم إنشاء المشروع لتلبية احتياجاتهم. ولذلك، يجب إدارتها بشكل فعال مثل أي جزء آخر من المشروع. للبدء، حدد أصحاب المصلحة من خلال تحليل أصحاب المصلحة واكتشف مخاوفهم. الأمر ليس سهلاً دائمًا، ولكنه جزء مهم من بدء أي مشروع.الآن قم بالتخطيط لإدارة أصحاب المصلحة، وهو ما يعني إدراج كل أصحاب المصلحة وتحديد أولويات اهتماماتهم وكيف يمكن أن يؤثروا على المشروع. سيؤدي ذلك إلى إدارة توقعات أصحاب المصلحة للتأكد من تلبية احتياجاتهم وأنك على تواصل معهم.
لا يشمل أصحاب المصلحة طالب المشروع فحسب، بل يشمل أيضًا أعضاء الفريق الذين عملوا في المشروع والمقاولين والموردين والعملاء أو الجمهور، والعديد من الأشخاص الآخرين داخل المنظمة وخارجها. ليس كل أصحاب المصلحة متساوون في نظر المشروع.
طوال المشروع، ستحتاج إلى التحكم في مشاركة أصحاب المصلحة من خلال تحديد ما إذا كانت احتياجات أصحاب المصلحة قد تمت تلبيتها أم لا. إذا لم يكن الأمر كذلك، فاكتشف التغييرات التي يجب إجراؤها إما لتلبية تلك الاحتياجات أو تعديل التوقعات.
العمليات الأربع المشاركة في إدارة أصحاب المصلحة في المشروع:
- تحديد أصحاب المصلحة
- التخطيط لمشاركة أصحاب المصلحة
- إدارة مشاركة أصحاب المصلحة
- مراقبة مشاركة أصحاب المصلحة
تحتوي منصة Airtable على ميزات إعداد تقارير المشروع التي تسمح لمديري المشاريع بإنشاء تقارير المشروع التي يمكنهم مشاركتها مع أصحاب المصلحة في المشروع لإبقائهم على اطلاع.
$ads={1}
في الختام
تغطي المجالات المعرفية لإدارة المشروع الكثير من المجالات. تحتوي هذه العمليات على واحدة أو أكثر من العمليات التي تنتمي إلى مجموعات عمليات إدارة المشروع الخمس. عندما يكون مدير المشروع على دراية جيدة بجميع المجالات المعرفية لإدارة المشروع، فيمكنه تنفيذ المشروع بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية. المهارات المكتسبة من خلال فهم مجالات المعرفة هذه ستساعد مدير المشروع في تجنب الأزمات وانحراف النطاق وتمكين مدير المشروع من اتخاذ قرارات استباقية. لذلك، بمجرد أن يفهم مدير المشروع تمامًا مفاهيم مجالات المعرفة، يصبح بارعًا في إدارة أي مشروع معين والأشخاص المعنيين.
الأسئلة الشائعة
ما هو الفرق بين المجالات المعرفية لإدارة المشروع ومجموعة عمليات إدارة المشروع؟
لقد ناقشنا مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع وهي مرتبطة بمجموعات عمليات إدارة المشروع، ولكنها ليست نفس الشيء. تعتبر مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع بمثابة مبادئ توجيهية للجانب الفني لإدارة المشروع.
ومن ناحية أخرى، تعمل مجموعات عملية إدارة المشروع مع مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع لتشغيل المشروع. مجموعات عمليات إدارة المشروع هي المراحل الخمس الرئيسية للمشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
ومن ناحية أخرى، تعمل مجموعات عملية إدارة المشروع مع مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع لتشغيل المشروع. مجموعات عمليات إدارة المشروع هي المراحل الخمس الرئيسية للمشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
ما الفرق بين المجالات المعرفية لإدارة المشروع ومهارات إدارة المشروع؟
المجالات المعرفية لإدارة المشروع هي كيفية إدارة المشروع. أنها توفر طرقًا مختلفة لتخطيط العمل وإدارته وتتبعه وما إلى ذلك. تعمل مهارات إدارة المشروع، مثل مجموعات العمليات، جنبًا إلى جنب مع مجال المعرفة. على سبيل المثال، العديد من مهارات إدارة المشروع هي مهارات فنية أو صعبة. وتشمل هذه التخصصات مجالات المعرفة الرئيسية من التخطيط إلى المخاطر وكل شيء بينهما.
لكن مهارات إدارة المشاريع تتجاوز المهارات التقنية. وتسمى هذه المهارات الناعمة وتشمل أشياء مثل كونك قائدًا جيدًا، وامتلاك مهارات تواصل قوية وتسهيل التعاون. في حين أن تدريس هذه المهارات غالبًا ما يكون أصعب، إلا أنها لا تقل أهمية لنجاح المشروع. يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على حل المشكلات، وإدارة وقتهم بحكمة، وأن يكونوا منظمين، وأن يتمتعوا بمهارات التفكير النقدي، وإلا فإن جميع المهارات الصعبة الموجودة في العالم لن تؤدي إلى مشروع ناجح.
لكن مهارات إدارة المشاريع تتجاوز المهارات التقنية. وتسمى هذه المهارات الناعمة وتشمل أشياء مثل كونك قائدًا جيدًا، وامتلاك مهارات تواصل قوية وتسهيل التعاون. في حين أن تدريس هذه المهارات غالبًا ما يكون أصعب، إلا أنها لا تقل أهمية لنجاح المشروع. يجب أن يكون مديرو المشاريع قادرين على حل المشكلات، وإدارة وقتهم بحكمة، وأن يكونوا منظمين، وأن يتمتعوا بمهارات التفكير النقدي، وإلا فإن جميع المهارات الصعبة الموجودة في العالم لن تؤدي إلى مشروع ناجح.
ما هو دور إدارة المشاركة في إدارة المشروع؟
تهدف إدارة المشاركة إلى ضمان تشجيع ومشاركة جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة في تحقيق أهداف المشروع. يتضمن ذلك توفير بيئة تعاونية وتحفيزية وتشجيع التفاعل والمشاركة الفعالة. يجب تشجيع الفريق على تبادل الأفكار والمعرفة والخبرات لتعزيز أداء المشروع.
ما هو دور إدارة التوريدات في إدارة المشروع؟
تهدف إدارة التوريدات إلى ضمان توفير المواد والمعدات والخدمات اللازمة لتنفيذ المشروع بشكل صحيح. يشمل ذلك تحديد احتياجات التوريدات واختيار الموردين المناسبين وإدارة عمليات الشراء.
ما هي أهمية تحليل المخاطر في إدارة المشروع وكيف يمكن تحديد وتقييم المخاطر؟
تحليل المخاطر يتضمن تحديد وتقييم المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع. يتم استخدام تقنيات مثل تحليل SWOT وتحليل PESTEL وتحليل المخاطر الكمية لتحديد المخاطر وتقييمها وتطوير استراتيجيات للتعامل معها.