هل تساءلت يوماً إن كنت تبدأ مشاريعك بالطريقة الصحيحة وتعطيها أفضل فرص النجاح؟
يمكن أن تكون بدايات المشروع غامضة ومربكة. ولكن في هذا الدليل، سأقوم
بتزويدك بالأدوات والمعلومات التي تحتاجها لبدء مشاريعك بالطريقة الصحيحة حتى
يبدأ مشروعك بشكل صحيح والاستمرار على النهج الصحيح في المستقبل.
إن بدء
المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاحه في المستقبل. من التقدير وتحديد النطاق، إلى
تعيين الموارد، وتحديد المتطلبات، والترابط مع فريقك، والعلاقات مع أصحاب
الفائدة.
سأقوم بإرشادك خلال الجوانب الأساسية لمرحلة بدء المشروع، وكيفية
الحماية من التحديات المستقبلية، وتحديد التوقعات الصحيحة، وكذلك إلقاء نظرة
على بعض المجالات التي يجب التركيز عليها والتي يمكن أن تساعدك حقًا على النجاح
لاحقًا.
ولقد أضفت العديد من الروابط ضمن المقال لمزيد من القراءة إذا كنت
تريد التعمق في إدارة المشاريع و
إدارة المشاريع الرقمية.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هي مرحلة بدء المشروع؟
مهما كانت المنهجية أو العملية التي اخترتها، يجب أن يبدأ كل مشروع من مكان ما.
يحتوي أي مشروع بشكل عام على خمس خطوات
(المراحل الخمسة في إدارة المشاريع): البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق.
مرحلة بدء المشروع هي
المرحلة الأولى، حيث يبدأ المشروع، وفيها يتم جمع أي معلومات متاحة لديك معًا
من أجل تعيين وتحديد نطاق المشروع وتوقيته وتكلفته. هذا هو الأساس الذي تم إعداده
لمشروعك، حيث تحدد أيضاً من هم أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والأهداف والغايات
والمخرجات.
كيف أبدأ مشروعًا وماذا يجب أن أفعل في مرحلة بدء المشروع؟
عادة ما تكون مخرجات مرحلة بدء المشروع، هي واحدة من وثيقتين أو كليهما:
- مستند بدء المشروع (Project Initiation Document)
- بيان العمل (Statement of Work) .
وتركز هذه الوثائق عادةَ على ثلاث مجالات أساسية:
- الأشخاص
- العمليات
- المنتج
الأشخاص
لنبدأ بالأهم، الأشخاص بالطبع، لن تنشئ أي شيء بدونهم، أليس كذلك ؟!
أولاً: الفريق
تخطيط شكل الفريق
في مرحلة بدء المشروع، تحتاج إلى تحديد وإعداد فريقك.
أولاً، راجع مشروعك والتسليمات وحدد شكل الفريق الذي تحتاجه.
تحقق من التوافر (هل هناك موظفين متاحين للمشروع؟).
عندما تفكر في من ستحجز في مشروع ما، لا تنظر فقط إلى التوافر - فأنت تحتاج حقًا
إلى التفكير في المهارات التي تحتاجها لتسليم مشروعك بنجاح.
فكر أيضاً بالعميل أو أصحاب المصلحة هنا أيضًا: كيف سيعمل أعضاء فريقك
معهم؟
قم بتشكيل القائمة المرجعية التالية عند تشكيل فريقك:
- المهارات (ما المهارات اللازمة للقيام بمهام المشروع؟)
- الخبرة
- أصحاب المصلحة (هل هناك ضرورة للتواصل بين أصحاب المصلحة والفريق؟...)
- التوفر
- الميزانية (هل يمكنك تحملها؟)
تذكر، لا تفعل هذا بمعزل عن الآخرين. تأكد من أنك لا تضع افتراضات
بمفردك.
من الجيد عقد اجتماع سريع مع العملاء المتوقعين مقدمًا، لتشغيل المشروع
والتسليمات والحصول على مساعدتهم في تحديد المتطلبات و الموارد.
يجب أن يمنحك العمل من خلال ما ورد أعلاه على تحديد شكل الفريق اللازم لمشروعك، وتذكر أن تترك بعض الوقت للطوارئ قبل بدء المشروع، في حال كنت بحاجة إلى
البحث خارج مؤسستك عن مجموعة المهارات المناسبة للعاملين لحسابهم الخاص أو
المقاولين ربما.
إقرأ أيضًا: المجالات المعرفية Knowledge Areas لإدارة المشروع
إشراك الفريق: الانطلاق بالطريقة الصحيحة
من الجيد أن يسبق أي بدء تشغيل للمشروع، بجلسة انطلاق داخلية.
يساعد هذا في الحصول على فهم الفريق والمشاركة في المشروع مبكرًا. و تحديد
المتطلبات وشكل الفريق والأهداف.
تذكر دائمًا أنه من الأفضل إبقاء الأشخاص مشاركين ومدركين، فإن أفضل طريقة
لمرحلة بدء المشروع بالطريقة الصحيحة هي تحديد وإدارة التوقعات مبكرًا. فمن خلال
إشراك فريقك مقدمًا، سيشعرون بمزيد من المشاركة في اتخاذ القرار، وبالتالي
سيكون لديهم انطباع أكثر إيجابية عن المشروع ككل.
لذلك قم بإجراء جلسة انطلاق داخلية. وقم بإعداد اجتماع بجدول أعمال جيد (تأكد
دائمًا من أن الاجتماع مفيد و بحضور الأشخاص المناسبين) للتعريف بخلفية
المشروع وأي أهداف وغايات ومتطلبات تم تحديدها بالفعل. وهناك شيء هام وجدته
مفيدًا، وهو ترك مساحة في نهاية الاجتماع لمنتدى يشبه ورشة العمل لجمع أفكار
الفريق ولا تنسى استخدام تقنيات
العصف الذهني
ﻷي مشكلات من الواجب إيجاد حلول لها.
فيما يلي بعض المجالات الجيدة للمناقشة أثناء جلسة الانطلاق:
- كيف يريد الفريق العمل؟
- كيف ومتى يجب أن يحصل الفريق على ملاحظات العملاء أو أصحاب المصلحة؟
- كيف يريد الفريق التواصل مع العميل أو الحصول على ملاحظات أصحاب المصلحة؟
- ما هي الاجتماعات الدورية التي يجب أن يعقدها الفريق داخليًا؟
كما قلت، من المرجح أن يؤدي إشراك الفريق في اتخاذ القرار مقدمًا إلى شعورهم
بمزيد من الاستثمار في المشروع ككل.
ويمكن أن يساعد القيام بهذا الاجتماع قبل اكتمال بيان العمل (Statement of
Work) في تغذية الطرق المقترحة للفريق للعمل في المستند، مما يجعله
أكثر صلة بكيفية تشغيل المشروع بالفعل.
ثانياً: أصحاب المصلحة
تحديد أصحاب المصلحة
كجزء من بدء المشروع، قم بتحديد وتعريف أصحاب المصلحة. سواء كانوا عميل أو مجموعة عملاء، أو حتى أصحاب المصلحة الداخليين، فمن المهم حقًا أن تكون واضحًا بشأن من يقوم بالمهام، أو التوقيع على التسليمات أو المراجعة والتغذية.إعداد اتصالات المشروع
من المفيد تحديد متى وكيف ستتم الاتصالات مع أصحاب المصلحة. حدد ما هو ضروري من
تحديثات لإبلاغ أصحاب المصلحة بها، وحدد عدد معين من الاجتماعات الدوريّة مع
أصحاب المصلحة الأساسيين.
الاجتماع الافتتاحي لأصحاب المصلحة
أولاً ، تأكد من عقد اجتماعك الداخلي الافتتاحي قبل ذلك. لا تدع أعضاء الفريق
في اجتماع حول مشروع لا يعرفون شيئًا عنه. أيضًا، من الجيد أن تكون قد قدمت
نفسك بالفعل للعميل أو أصحاب المصلحة المعنيين قبل الاجتماع، إما عبر الهاتف
أو شخصيًا بشكل مثالي. تأكد من أن لديك جدول أعمال واضح، ولا تدعو العالم
بأسره إلى الاجتماع. تذكر دائمًا أن تجعل الاجتماع مركزاً وأهدافه ومخرجاته
واضحة.
الأشياء التي يجب مراعاتها في الاجتماع:
- تقديم المشروع
- الأدوار والمسؤوليات
- الإنجازات المتوقعة
- الافتراضات
- المخاطر
- التبعيات
- المواعيد
- التكاليف
- شكل الفريق
ثالثاً: مدير المشاريع...أنت!!
العمليات
من المهم تحديد آلية العمل الخاصة بمشروعك في البداية حتى تكون هناك محددات وأدوات واضحة يجب عليك اتباعها أنت وفريقك (والعميل).
ومع ذلك، تجنب الانغماس في العمليات والتوثيق والقواعد. أحيانًا تكون العملية هي
أسرع طريقة لقتل حماس الفريق! هناك بعض المجالات الأساسية التي يجب تحديدها عند
بدء المشروع.
أولاً: منهجية إدارة المشاريع المتبعة
الهوس القديم في إدارة المشاريع - ما المنهجية التي يجب اتباعها؟ قد يكون هذا واضحًا بالفعل من خلال كيفية عمل عميلك ، أو كيفية إعداد وكالتك أو فريقك على سبيل المثال.
وعلى الرغم من ذلك، قد تقوم بمراجعة المشروع والتسليمات والفريق لتحديد المنهجية
الأنسب التي تلبي الاحتياجات.
وغالبًا ما يكون مزيجًا من المنهجيات المختلفة - لا تقلق من هذا ، فكر
دائمًا في الأفضل للمشروع بدلاً من محاولة إجباره على ملاءمة منهجية معينة.
فكر في الأمور التالية عند التفكير في المنهجية:
- ما هو حجم مشروعك؟
- ما مدى مرونة نطاق وتوقيت وميزانية المشروع؟
- من هم أعضاء الفريق وخبراتهم؟
- هل لديك فريق بدوام كامل أم أنها مشتركة مع مشاريع أخرى؟
- وضع العميل؟
تعريف منهجية إدارة مشروع
"المنهجية هي نظام من الممارسات والتقنيات والإجراءات والقواعد المستخدمة من قبل أولئك الذين يعملون في تخصص" _ معهد إدارة المشاريع PMI
ما هي أكثر منهجيات إدارة المشاريع استخدامًا؟
- Agile
- Waterfall
- Scrum
- RAD
- NPI
- PER
- PRINCE2
وهذه ليست سوى أمثلة قليلة لمنهجيات إدارة المشاريع. لتستطيع تحديد ما هي المنهجية الأنسب للمشروع، عليك الإجابة على بعض الأسئلة تتضمن بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل اتخاذ قرار بشأن المنهجية ما يلي: ما هو نهجك المفضل لإدارة المشروع؟ هل يتوافق المشروع مع المنهجية المختارة؟ ما مدى جاهزية فريقك لمنهجيتك المختارة؟ هل لديك الأدوات اللازمة لتطبيق هذه المنهجية؟ من المهم جداً التأكد من أن مشروعك يتوافق مع قواعد وعمليات المنهجية المختارة
ثانياً: الأدوات
هاجس آخر في إدارة المشاريع، ما هي الأدوات المناسبة لاستخدامها في المشروع؟
حسنًا ، مرة أخرى، هذا يعتمد حقًا على مشروعك وفريقك وعميلك وميزانيتك!
تجنب العمليات الثقيلة جدًا وهذا هو نفسه بالنسبة للأدوات - تجنب إلقاء الكثير من
الأدوات غير الضرورية في المزيج، وفكر في مدى تكاملها جيدًا.
هناك العديد من الأدوان المنصات التي تسهل وتنظم وتؤتمت العمل، وذلك لجعل إدارة
المشاريع مع الفريق سهلة وفعالة.
استفد منها وقم بمتابعة فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من التعاون معًا.
إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك:
وهذا يمنحك (وكل عضو في فريقك) رؤية للمشروع بأكمله.
استفد منها وقم بمتابعة فريقك حتى يتمكن جميع الأعضاء من التعاون معًا.
إليك بعض التطبيقات الرائعة التي يمكنك استخدامها لصالحك:
- منصات التعاون ومشاركة الملاحظات واللوحات البيضاء الرقمية باستخدام Todoist أو Miro أو Evernote
- منصات إدارة المشاريع مثل Monday.com أوClickup أو Teamwork أو Workiom
وهذا يمنحك (وكل عضو في فريقك) رؤية للمشروع بأكمله.
$ads={1}
ثالثاً: المخاطر
التفكير في المستقبل هو أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها في مرحلة بدء المشروع عند بدء المشروع. من المهم للغاية تحديد المخاطر التي قد تمنع المشروع من التسليم مسبقًا. قم بإنشاء سجل لتسليط الضوء على المخاطر والافتراضات والمشكلات والتبعيات ، وكذلك العمل على آلية تخفيف هذه المخاطر. تأكد من إشراك فريقك ، وفكر في عقد جلسة مع فريقك حيث تقوم بالعصف الذهني للمناطق المعرضة للخطر، حيث من المرجح أن يتوصلوا إلى أشياء لم تفكر فيها حتى.المنتج
أخيرًا ، المنتج - ما تقوم بإنشائه. هناك بعض المجالات الأساسية هنا التي يجب تحديدها في مرحلة بدء المشروع.أولاً: المتطلبات
اولا ما هي متطلبات مشروعك؟ قبل بدء المشروع بشكل صحيح وجمع المتطلبات في مرحلة التخطيط ، من الجيد تحديد ما تعرفه بالفعل الآن لتدارك النواقص في مرحلة التخطيط. يساعدك هذا في الحصول على فهم واضح لخلفية وسياق المشروع.ثانياً: النطاق والتسليمات وتحديد المخرجات
في هذه المرحلة من المشروع، يكون لديك فكرة عن ماهية المخرجات.
حان الوقت الآن للبدء في تجسيد ذلك.
بأخذ المعلومات التي لديك، قم بتنظيم اجتماع داخلي لاستعراض النتائج مع
فريقك.
إذا لم يكن فريقك جاهز بعد وتحتاج إلى المضي قدمًا في إعداد المخرجات، فاجتمع مع
أصحاب المصلحة.
ثالثاً: الميزانيات والمواعيد
لديك الآن نطاق تقريبي للمشروع وتحتاج إلى وضع التوقيتات والأدوار مقابل ذلك.
ويمكنك الآن تقدير التوقيت والتكاليف وشكل الفريق والموارد الأخرى اللازمة.
تذكر أنك لا تحتاج إلى تصنيف تفصيلي للتوقيتات ولكن تحتاج نظرة عامة حول مراحل
الوقت.
رابعاً: مقاييس النجاح
ما هو مشروعك أو منتجك دون نجاح؟ لكن ماذا يعني النجاح؟ لا تنس أن مشروعك يحتاج أيضًا إلى نوع من القياس ، حتى تتمكن من مراجعة وفهم الأشياء التي نجحت أو لم تنجح ، ومدى نجاحك في التسليم.
قم بإنشاء بعض معايير القياس التي ستراجعها في النهاية (أو في مراحل معينة
على طول المشروع). ضع في اعتبارك الأسئلة التالية:
- مؤشرات الأداء الرئيسية الأساسية، مثل زيادة عدد زوار الموقع
- رضاء العميل ، أي ما مدى رضا العميل عن كيفية سير المشروع؟
- رضا الفريق ، أي ما مدى سعادة الفريق بالطريقة التي سار بها المشروع؟
- فرق التوقيت
- فرق الميزانية
هل ترغب أن تكون مدير مشاريع رقمية؟
هناك العديد من المقالات والدورات التدريبية والكتب الرقمية وشهادات إدارة المشاريع التي يمكنك الحصول عليها عبر الإنترنت لمساعدتك في الصمود في وجه المنافسة...في الختام
من خلال استثمار الوقت والجهد في بدء المشروع، تزيد المنظمات من فرص نجاح المشروع. فهو يساعد على تقليل حالات عدم اليقين، ويعزز التواصل والتعاون الفعالين، ويعزز إدارة المشروع بشكل عام. إن البدء الناجح للمشروع يضع أساسًا قويًا لنجاح المشروع من خلال وضع أهداف واضحة، وتحديد حدود المشروع، وتمهيد الطريق لممارسات إدارة المشروع الفعالة.
الأسئلة الشائعة
لماذا تعتبر مرحلة بدء المشروع مهمة؟
يوفر دليل بدء المشروع إرشادات واضحة لجميع أعضاء الفريق حول كيفية تنفيذ المشروع بنجاح. يساعد في تحديد الأهداف وتحديد الخطط وتوزيع الموارد بشكل فعال، ويقدم إطارًا لقياس أداء المشروع وتحقيق نتائج مرضية.
هل يمكن لمرحلة بدء المشروع أن يساعد في تعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق؟
نعم، يمكن أن يلعب دليل بدء المشروع دورًا هامًا في تعزيز التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق. من خلال توفير وصف شامل للمشروع وأهدافه وخططه، يمكن للفريق الحصول على فهم مشترك للمشروع ومتطلباته. يمكن استخدام الدليل كأداة لتحقيق التنسيق والتفاهم الواضح بين الأعضاء وتحفيز التعاون في سبيل تحقيق أهداف المشروع.
هل يعتبر دليل بدء المشروع وثيقة ثابتة أم يمكن تحديثه خلال تنفيذ المشروع؟
يعتمد ذلك على طبيعة المشروع ومتطلباته. في بعض الحالات، يمكن أن يكون دليل بدء المشروع وثيقة ثابتة وغير قابلة للتغيير بعد الموافقة عليها. ومع ذلك، في سياق المشاريع الديناميكية والمتغيرة، قد يتطلب تنفيذ المشروع تحديثات وتعديلات على الدليل لتعكس التغيرات الجديدة. يجب أن يكون هناك آلية لإدارة التحديثات وتوثيق التغييرات التي تطرأ على الدليل خلال تنفيذ المشروع.
هل يمكن استخدام دليل بدء المشروع كأداة لتوجيه قرارات إلغاء المشروع؟
نعم، يمكن استخدام دليل بدء المشروع كأساس لاتخاذ قرارات إلغاء المشروع. إذا تبين أن المشروع لن يحقق أهدافه المحددة أو أن الظروف تغيرت بشكل كبير وجعلت استمرار المشروع غير عملي، يمكن استخدام الدليل لتقييم الأسباب والمخاطر المرتبطة بإلغاء المشروع وتوجيه اتخاذ القرارات المناسبة.
هل ترغب في تعلم المزيد من المهارات؟
تزودك هذه المدونة بالمهارات التي تحتاجها للحصول على مسيرة مهنية ناجحة؛ وهذه مجرد واحدة من العديد من الأدوات والموارد التي ستجدها هنا في Digital Age.لا تنسى أن تشترك في قائمتنا البريدية المجانية، ليصلك كل جديد يسهم في تطوير حياتك المهنية!