لماذا تهتم بمشقة إنشاء مستند بدء المشروع؟ وقد التقيت عميلك ، وأكملت التخطيط ، وحصلت على مواردك ، وتريد الآن البدء في مشروعك؟
يمكنك ببساطة البدء في تعيين المهام للفريق والبدء في العمل ، والمضي قدمًا في
الموعد المحدد.
في حين قد تبدو هذه فكرة جيدة ، فإن
وثيقة بدء المشروع أو PID ضرورية
لبدء مشروع بشكل صحيح. يمكن أن تحدد البداية الناجحة (أو غير الناجحة) لمشروع ما، ونجاح المشروع في
وقت مبكر إلى حد ما.
وقد نوهت في عدة مقالات سابقة على أهمية مرحلة بدء
المشروع والتي تعتبر أولى
المراحل الخمسة في إدارة المشاريع.
لقد وجدت نفسي أتساءل عدة مرات في المشاريع: أين خرج المشروع عن مساره؟ ألم يكن واضحا ما يريده العميل؟ ألم أبلغ الفريق بالضبط بما يجب القيام به ومتى؟ ليس لدي تذكرة لكل شيء؟ لماذا أنشأنا هذا ، على الرغم من أنه خارج النطاق؟
الحقيقة هي:
المعلومات التي لا يتم توثيقها ، فمن المحتمل أن الناس لا يعرفون بها.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هو مستند بدء المشروع (PID)؟
تحدد وثيقة بدء المشروع نطاق المشروع وإدارته ومعايير النجاح الشاملة التي
يمكن للفريق الرجوع إليها أثناء المشروع.
ويحتوي على المعلومات الأساسية للمشروع مثل السياق والنطاق والفريق والتعاون. و هذه الوثيقة مهمة بنفس القدر كدليل داخلي للفريق، ولأصحاب المصلحة الخارجيين.
ويحتوي على المعلومات الأساسية للمشروع مثل السياق والنطاق والفريق والتعاون. و هذه الوثيقة مهمة بنفس القدر كدليل داخلي للفريق، ولأصحاب المصلحة الخارجيين.
أهمية مستند بدء المشروع
تعتبر البداية القوية للمشروع أمرًا أساسيًا ، بغض النظر عن حجم المشروع،
صغيراً كان أم كبير.
تساعد وثيقة أو مستند بدء المشروع في توجيه الفريق في وقت مبكر - لبدء مشروع ناجح دون إنشاء الكثير من العمل الإضافي مقدمًا.
يفضل أن يكون PID مستندًا سحابياً ومتاح للفريق الرجوع إليه. فهو يوفر حماية إذا كان هناك تغيير في الموارد، أو تم إحضار أعضاء فريق جدد إلى الفريق.
تساعد وثيقة أو مستند بدء المشروع في توجيه الفريق في وقت مبكر - لبدء مشروع ناجح دون إنشاء الكثير من العمل الإضافي مقدمًا.
يفضل أن يكون PID مستندًا سحابياً ومتاح للفريق الرجوع إليه. فهو يوفر حماية إذا كان هناك تغيير في الموارد، أو تم إحضار أعضاء فريق جدد إلى الفريق.
وثيقة أو مستند بدء المشروع (PID) هي الخطوة الأساسية الأولى لضمان انطلاق مشروعك
على الطريق الصحيح. إنه يحدد النغمة والسياق والتوقعات والقيود الخاصة بالمشروع.
7 خطوات بسيطة لإنشاء وثيقة بدء المشروع
بصفتك
مدير مشروع رقمي، فإن وظيفتك تتضمن ضمان توافق الفريق مع ما يجب القيام به ، وبواسطة من ومتى.
من أولى مراحل
بدء المشروع
حتى اكتماله. فأنت المدرب الذي يجمع فريقًا من الخبراء معًا ومن المهم للغاية
تقديم التفاصيل اللازمة لإعداد الفريق لتحقيق النجاح.
في مقالنا هذا لن نركز على إنشاء نموذج معقد ، بل على الأقسام الأكثر أهمية في وثيقة بدء المشروع. مما يساعد في جعل فريقك وعميلك على المسار الصحيح دون إنشاء مستند PID ضخم.
الخطوة الأولى: توفير السياق
إذا كنت عملت مع العميل لتحديد نطاق المشروع ، فمن المحتمل أنه يمكنك تقديم
خلفية عامة عن المشروع.
في هذه الخطوة عليك الإجابة عن النقاط التالية وإضافتها ضمن مستند بدء
المشروع:
- لماذا يتابع العميل هذا المشروع؟
- ما هي المشكلة التي يجب حلها؟
- عن ماذا يدور المشروع؟
- هل هناك دوافع فنية بحتة أم أنها متجذرة في الإستراتيجية التنظيمية الشاملة؟
- ما هي أهداف العمل؟
- كيف يتم تعريف النجاح؟
- هل هناك مقاييس محددة ستقيس النجاح في النهاية؟
حدد أيضاً الرؤية الإستراتيجية والأهداف والمهمة.
سيساعدك كل هذا في مواءمة الفريق بشأن النهج ووضع هذه الأهداف في الاعتبار أثناء الحل. كما سيساعد أيضًا في تحديد العمل الإضافي والتحسينات المحتملة للمشروع حيث، يضع الفريق هذا السياق في الاعتبار.
سيساعدك كل هذا في مواءمة الفريق بشأن النهج ووضع هذه الأهداف في الاعتبار أثناء الحل. كما سيساعد أيضًا في تحديد العمل الإضافي والتحسينات المحتملة للمشروع حيث، يضع الفريق هذا السياق في الاعتبار.
الخطوة الثانية: تحديد معالم المشروع
كونك مدير مشاريع ، قد تكون معتادًا على أن تكون محاطًا بخبراء في فريقك. يكمن
التحدي في تمكين كل هؤلاء الأشخاص الأذكياء من العمل معًا لتسليم مشروعك ، لذا
فإن تحديد الخطة في وثيقة بدء مشروعك للفريق لا يقل أهمية عن توفير السياق.
تأكد من الشفافية بشأن قيود المشروع الكلية والمعلومات مثل:
- ما هي ميزانية المشروع؟
- كيف يتم تقسيم ميزانية المشروع؟
- كيف يبدو الجدول الزمني للمشروع؟
- كيف تتصور التعاون مع العميل؟
- ما هو الهدف الأول الذي سيعمل الفريق على تحقيقه؟
في النهاية ، يفوز الفريق ويخسر معًا. من غير المرجح أن يكون لديك مشروع
ناجح ، إذا كان كل عضو في الفريق يفعل شيئًا خاصًا به. لذا ، فإن إنشاء
فريق من الخبراء بدلاً من فريق من الأفراد سيقطع شوطًا طويلاً ويؤسس
إحساسًا بالعمل الجماعي في وقت مبكر.
الخطوة الثالثة: تحديد المواصفات
بعد ذلك في مستند بدء مشروعك - حدد تفاصيل المشروع. يحتاج فريقك إلى فهم ما
يجب فعله بالضبط وتسليمه حتى يكون هذا المشروع ناجحًا.
- ما هو نطاق المشروع وما هو خارجه؟
- هل هناك بعض متطلبات المشروع الأولية التي تم تحديدها بالفعل؟
- ما هي حدود المشروع التي لا يجوز للفريق تجاوزها؟
جزء أساسي من هذا القسم هو الإنجازات المطلوبة. نظرًا لأن هذه عادةً ما
يتم تحديدها في وقت مبكر من العقد ، يحتاج الفريق إلى فهم ماهية
التوقعات. وهذا يشمل الافتراضات والقيود المحتملة ، مثل عدد المراجعات
مع العميل.
الخطوة الرابعة: تحديد هيكل تقسيم المشروع (WBS)
للتأكد من وضوح كيفية إنشاء التسليمات للفريق، من الضروري تقسيم
العمل إلى أجزاء أصغر وإنشاء تفصيل للمشروع يتضمن التخصيصات. يعرض كيف
تتجمع المخرجات ومن سيعمل على ماذا ومع من.
ما هو هيكل تقسيم المشروع (WBS)
هيكل تقسيم العمل (WBS) في إدارة المشروع هو تقسيم موجه نحو التسليم
لمشروع إلى مكونات أصغر. هيكل تقسيم العمل هو أحد أهم التسليمات للمشروع
الذي ينظم عمل الفريق في أقسام يمكن إدارتها.
يعرّف الكتاب المعرفي لإدارة المشاريع (PMBOK) التابع لمعهد إدارة المشاريع (PMI) هيكل تنظيم العمل بأنه "تحليل هرمي موجه نحو تسليم العمل الذي يتعين على فريق المشروع تنفيذه."
من تجربتي الشخصية ، من المفيد جدًا إدارة الفريق من خلال الهيكل التفصيلي
للتخطيط الأولي، بحيث يمكن لأعضاء الفريق التفكير ومساعدتك على التحسين. من
خلال تشغيل الفريق في التخطيط الفعلي ، ستصبح التبعيات واضحة ويكون الفريق
جزءًا من الخطة. كما أنه يساعد على فهم المشروع والمساءلة بشكل عام ، ويمكن
أن تختلف هذه التقسيمات بالتفصيل ويمكن أن تحدد الأنشطة المختلفة في كل
مرحلة. يمكن أيضًا ربطها بتواريخ محددة وربطها بتخطيط الموارد.
وسأتحدث بمقال منفصل بشكل شامل عن وثيقة هيكل تقسيم العمل وكيفية إنشائها.
وسأتحدث بمقال منفصل بشكل شامل عن وثيقة هيكل تقسيم العمل وكيفية إنشائها.
الخطوة الخامسة: تحديد الأشخاص
تتمثل أحد الجوانب المهمة لوثيقة بدء المشروع في الهيكلية العامة لفريق
المشروع داخليًا وأصحاب المصلحة خارجيًا. من الذي يعمل في الفريق؟ من يمكنه
الموافقة على الأشياء قبل أن تذهب وتسلم للعميل. من من جانب العميل تحتاج
إلى استشارته قبل التوقيع؟ سيساعد إثبات وتوثيق ذلك في تجنب سوء الفهم
ويعطيك فكرة عن مدى تعقيد عمليات التوقيع.
طريقة رائعة للإشارة وتحديد الأشخاص في المشروع، وهي مخطط RACI .إليك
كيف تعمل وماذا تعني؟
- Responsible - من المسؤول عن انجاز المهمة؟
- Accountable - من هو صانع القرار؟
- Consulted - من الذي يجب أن نسأل ونستشير قبل المتابعة؟
- Informed - من الذي يجب أن يبقى في الحلقة وعلى علم بوضع المهمة؟
أفضل طريقة لبدء RACI هي من خلال إنشاء جدول بسيط على Excel أو أي محرر
جداول أخر تتعامل به. وتقوم بتحديد مخرجات المشروع أو الأنشطة على الجانب
الأيمن والأدوار على الجانب الأيسر - لكل من أعضاء الفريق الداخليين
والخارجيين ثم تعيين حالة RACI. وتأكد من وجود شخص واحد فقط مسؤول عن كل
مهمة أو مرحلة.
الفريق الداخلي
تأكد من تحديد هيكل الفريق والتأكد من أن الجميع يعرف ما المهام المنوطة في
المشروع. وهذا يشمل مدير المشروع ، ومدير الحساب ، وأعضاء الفريق الآخرين ،
وكذلك القيادة العليا.
أصحاب المصلحة
الأسئلة الكبيرة التي نحتاج إلى طرحها على العميل هي:
- من يعرف حقًا ما يفترض أن نفعله ولماذا؟
- من المسؤول عن الاستلام؟
- هل هناك لجنة توجيهية تحتاج إلى استشارتهم؟
الخطوة السادسة: تحديد المخاطر والافتراضات
أخيرًا وليس آخرًا ، تأكد من تضمين نظرة عامة على المخاطر والقيود المعروفة في
مستند بدء المشروع (PID).
يمكن أن تكون المشاريع معقدة لأسباب مختلفة ومن المفيد دائمًا التفكير فيها وتوقع بعض مخاطر المشروع ومشكلاته والتوصل إلى استراتيجيات التخفيف.
يمكن أن تكون المشاريع معقدة لأسباب مختلفة ومن المفيد دائمًا التفكير فيها وتوقع بعض مخاطر المشروع ومشكلاته والتوصل إلى استراتيجيات التخفيف.
بعض الأمثلة هي:
- المخططات الزمنية القصيرة جدًا أو الطويلة جدًا
- القيود المفروضة على الميزانية
- المشكلات الفنية المجهولة
- المشهد المعقد لأصحاب المصلحة
الخطوة السابعة: مشاركة وثيقة بدء المشروع الخاص بك
لقد انتهيت ، لقد قمت بإنشاء مستند بدء مشروع شامل يهيئ فريقك للنجاح. تأكد من
مشاركتها مع الفريق بأكمله وأعضاء الفريق الجدد الذين سينضمون لاحقًا.
ما رأيك؟
ما هي تجربتك مع مستند بدء المشروع؟ هل تقوم بتضمين أقسام أخرى ضمنه؟
شاركونا تجاربكم وأسئلتكم في التعليقات.
شاركونا تجاربكم وأسئلتكم في التعليقات.