10 أسئلة عليك الإجابة عنها في مرحلة بدء المشروع الرقمي

تعد مرحلة بدء المشروع من أهم مراحل إدارة المشاريع، فالبحث الجيد والتحليل قبل البدء بأي مشروع، سيزيح عنك الكثير من المتاعب والعقبات طوال حياة المشروع.

ولقد أوجزت لك في هذا المقال 10 أسئلة تتعلق بإدارة المشاريع الرقمية والتي يجب على كل مدير مشروع طرحها عند البدء في أي مشروع جديد.

هذه القائمة ستشكل لك نقطة انطلاق لكل مشروع جديد تقوم بإدارته، ويمكن تصميم هذه الأسئلة لتتناسب مع أي مشروع، ويمكنك طرحها شخصيًا في أحد الاجتماعات، أو عبر البريد الإلكتروني أوعبر الهاتف.

بغض النظر عن كيفية القيام بذلك ، قم بتوثيق الإجابات بحيث يمكنك الرجوع إليها لاحقًا، ومشاركتها مع الفريق / أصحاب المصلحة حسب الضرورة.

 {tocify} $title={ محتويات المقال }

ما هي مرحلة بدء المشروع؟

أولاً ، ما هو بدء المشروع؟ 

لنتحدث عن دورة حياة المشروع. مهما كانت المنهجية أو العملية التي اخترتها، يجب أن يبدأ كل مشروع من مكان ما. 

يحتوي أي مشروع بشكل عام على خمس خطوات: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، والإغلاق.

مرحلة البدء هي المرحلة الأولى ، حيث يبدأ المشروع ، سواء مع فريقك أو مع أي منالعملاء أو مع أصحاب المصلحة. 

ويتم خلال هذه المرحلة (مرحلة بدء المشروع) جمع أي معلومات لديك (على سبيل المثال من مرحلة العرض التقديمي أو RFP (طلب تقديم عرض) ) لتعيين وتحديد نطاق المشروع وتوقيته وتكلفته.

وهو الأساس الذي يتم من خلاله إعداد المشروع، وتحديد أصحاب المصلحة، والفريق، والأهداف والغايات والمخرجات.

 10 أسئلة عليك الإجابة عنها في مرحلة بدء المشروع الرقمي

ما الذي يشمله المشروع؟

قد تكون مخرجات المشروع (أو المشروع بحد ذاته) عبارة عن منتج واحد شامل تحت مسمى عريض، مثل موقع ويب أو برنامج أو حملة تسويقية أو تصميم علامة تجارية.

لكن غالب المشروعات تتكون من عدة مراحل أو عناصر يُراد إكمالها بترتيب معين.

ويجب أن تتضمن جميع مستنداتك بما في ذلك العقد وخطة المشروع على قائمة واضحة بكل عنصر من المتوقع أن يقوم فريقك بتسليمه في كل مرحلة من مراحل المشروع.

كمدير للمشاريع، يقع على عاتقك مسؤولية إدارة كل العناصر(الخطوات، المراحل، أو المهام) واستلامها في الوقت المحدد وحسب المواصفات وبالترتيب الصحيح.

تأكد في كل مرحلة أيضًا من معرفة ما تم إكماله وما يجري تنفيذه وما لم ينفذ بعد.

ما الذي لا يشمله المشروع؟

هذا السؤال من أسهل الطرق لتجنب المتاعب، والارتباك، والعمل الإضافي.

على سبيل المثال، لنفرض أن شركتك استلمت مشروعاً لكتابة المحتوى، هل يشمل ذلك كتابة المحتوى العام و كتابة محتوى الموقع الإلكتروني فقط أم يشمل كتابة محتوى للمطبوعات أيضاً.

هذه النقطة ضرورية جداً، وستسهل عنك وتزيل الكثير من المهام، فبكثير من الحالات، يعتقد الفريق أو العميل أن المشروع يتضمن ميزة أو جانب معين وهو غير مطلوب بالأساس.

ما هو الموعد النهائي للمشروع؟

المشاريع لها مواعيد تسليم نهائية بالتأكيد، وصدق أو لا تصدق هذا أمر جيد.

يساعد وجود جدول زمني لإتمام المشروع على بقاء فريقك مركزًا. كما ويساعدك أيضاً على تحديد وتخصيص الميزانية اللازمة للمشروع.

يجب أن تكون أنت وفريقك والعميل وأصحاب المصلحة على دراية تامة بتاريخ التسليم النهائي.

ما هو معيار نجاح المشروع؟

هذه واحدة من أهم أسئلة إدارة المشاريع التي يجب طرحها في بداية أي مشروع.

قد يبدو للوهلة الأولى أن الهدف واضح للعميل أو لأصحاب المصلحة، في الحقيقة الأمور لا تسير على هذا النحو.

على سبيل المثال:

لديك مشروع إنشاء موقع ويب جديد وإطلاقه.

اسأل العملاء وأصحاب المصلحة عما يحاولون تحقيقه حقًا من خلال هذا العمل.

هل يريدون اكتساب المزيد من الوعي بالعلامة التجارية؟ توليد زبائن محتملون؟ زيادة الإيرادات؟

اسأل العميل عن سبب شروعه في هذا المشروع، واحتفظ بهذا الهدف في مقدمة مناقشاتك.

في معظم الأحيان، قد تساعد معرفة الهدف من وراء المشروع على اتخاذ قرارات مهمة طوال عمر المشروع.

من هو العميل؟

إذا كنت تعمل في وكالة أو شركة تسويق رقمي، فأنا متأكد من أن هذا قد حدث لك عدة مرات.

عندما تبدأ بمشروع جديد، فعادة ما تبدأ بالتعامل مع شخص واحد أو ربما شخصين. ولكن بمجرد أن يبدأ العمل، يبدأ العديد من الأشخاص بالظهورالمفاجئ لتقديم الملاحظات أو حتى اتخاذ القرارات.

ولا يمكن لوم العملاء على ذلك، ربما يريد المتعاون الأولي (الشخص الأول الذي تم الإتفاق معه على المشروع) الحصول على رأي ثانٍ (أو ثالث، أو رابع، أو خامس) بشأن العمل، فليس من الضروري أن يكون المسؤول الوحيد عن نجاح المنتج النهائي (المشروع).

وأيضاً علينا أن نتذكر أنه في كثير من الحالات يستثمر عملاؤك في المشروع الكثير من الوقت والمال، ويثقون في فريقك، ويحق لهم مستوى معين من المشاركة في العمل.

أياً كان السبب، فيمكنك إدارة هذه الظاهرة منذ البداية، من خلال السؤال بشكل مباشر "من هم المسؤولون عن اتخاذ القرارات المرتبطة بالمشروع؟".

$ads={1}

من هو نقطة الاتصال؟

من المهم للغاية تحديد من هو جهة الاتصال الرئيسية، لمتابعة حالة المشروع، ولمناقشته حول أي طارئ، ولاتخاذ القرارات النهائية التي تخص المشروع.

اسأل أيضاً على طريقة الاتصال المفضلة لديهم. البريد الإلكتروني؟ هاتف المكتب؟ الهاتف المحمول؟

من يقوم بالعمل؟

معظم أسئلة إدارة المشاريع في هذه القائمة هي أسئلة ستطرحها على العملاء / أصحاب المصلحة، لكن هذا السؤال مهم للغاية وهو يتعلق بفريقك الداخلي.

بمجرد استلامك لمشروع جديد، تأكد أن لديك الأشخاص المناسبين لتنفيذ المهام اللازمة للإتمام مراحل المشروع.

هل لدى الجميع المهارات اللازمة لإكمال العمل في الوقت المحدد وضمن الميزانية المتاحة؟ هل يحتاج أي شخص في الفريق إلى تدريب أو دعم إضافي؟ هل وزعت جميع المهام اللازمة للمشروع على الفريق؟، هل أنت بحاجة موارد بشرية إضافية (مستقلين) لإتمام بعض خطوات المشروع؟

من هو الجمهور؟

غالبًا ، في إدارة المشاريع الرقمية، هناك مجموعتين من أصحاب المصلحة (العميل أو الشخص الذي يطلب إنجاز العمل) والفريق (أو الأشخاص الذين يقومون بالعمل).

ولكن عادة ما تكون هناك مجموعة ثالثة وأحيانًا صامتة من أصحاب المصلحة، وهو الجمهور النهائي (المستهلك / المستلم / المستخدم) الذي سيتفاعل مع العمل أو يشتريه أو يشاهده عند الانتهاء.

بعض المشاريع تتطلب إجراء استطلاعات أو أبحاث لمعرفة المزيد عن المستهلك النهائي، وحتى لم يكن كذلك، فمن الضروري طرح هذا السؤال على العميل وفريقك ونفسك: من هي الفئة المستهدفة النهائية من المشروع؟ احتياجاتهم؟ سلوكهم؟ صفاتهم الديموغرافية؟......

لا شك أن الإجابة على تلك الأسئلة ستساعدك كثيراً في توجيه المشروع.

هل تم القيام بعمل مماثل من قبل؟

حتى أكثر الأعمال ابتكاراً في مجال صناعتنا، عادة ما تبنى أو تستلهم أجزاءاً منها من أعمال سابقة.

رؤية ما تم القيام به سابقاُ ينمي الإلهام، ويمكن التعلم منه أيضاً، والحصول على بعض الأفكار الجديدة.

دائماً، اطلب من العملاء أن يعرضوا عليك أمثلة على المنتجات / المشاريع التي تلهمهم، حتى يتسنى لفريقك رؤية توقعات العملاء، وتجاوزها للأفضل بالطبع.

ما هي العراقيل والمشاكل المحتملة؟

قد يبدو من الصعب تحديد كافة المصاعب والمشاكل المحتملة التي قد يواجهها المشروع، لذا فالاجتماع مع الفريق من جهة وأصحاب المصلحة من جهة أخرى، لتحديد العقبات المحتملة للنجاح يمكن أن يساعدك تمامًا للاستعداواجهة تلك العقبات.

اجتمع مع فريقك واسأل أصحاب المصلحة عما يتوقعونه كحواجز محتملة أمام النجاح - أو ما هي العوائق التي نشأت بالفعل - ثم تأكد من أن الجميع على علم بهذه القضايا وأنهم مستعدون لمعالجته.

دور وأهمية مدير المشروع في مرحلة بدء المشروع

مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن قيادة المشروع. بمعنى آخر، مديرو المشروع هم رواد المشروع. يضمنون اكتمال المشروع خلال الموعد النهائي المحدد وتسليمه إلى العميل دون أي نقص أو عيب. يتعامل مدير المشروع مع جميع جوانب المشروع من بدء المشروع إلى الإغلاق. أثناء مرحلة بدء أو بدء المشروع، يركز مدير المشروع على تطوير البنية التحتية للمشروع اللازمة لتنفيذ المشروع وتطوير الوضوح حول ميثاق المشروع ونطاقه. يمكن أن يكون تطوير البنية التحتية للمشروع مهمة بسيطة في مشروع بمستوى تعقيد منخفض. لإنجاز المهام المذكورة في مرحلة مبكرة، يجب أن يمتلك مدير المشروع مجموعة من المهارات الفنية والإدارية والمهارات الشخصية.

خطوات مرحلة بدء المشروع

يمكن أن يكون بدء مشروع جديد وقتًا مثيرًا وصعبًا لأي مؤسسة. تعد مرحلة بدء المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع، هناك خطوات مهمة لابد من التركيز عليها في هذه المرحلة:

تحديد نطاق المشروع

تتمثل الخطوة الأولى في أي مرحلة لبدء المشروع في تحديد نطاق المشروع. يحدد نطاق المشروع الأهداف والتسليمات والجداول الزمنية والميزانية الخاصة بالمشروع. من المهم التأكد من مشاركة جميع أصحاب المصلحة في عملية تحديد النطاق، للتأكد من أن كل شخص لديه فهم واضح لأهداف المشروع وغاياته.

تحديد فريق المشروع

بمجرد تحديد نطاق المشروع، فإن الخطوة التالية هي تحديد فريق المشروع. يجب أن يتكون فريق المشروع من أفراد يتمتعون بالمهارات والخبرة اللازمة لإكمال المشروع بنجاح. من المهم التأكد من أن أعضاء فريق المشروع لديهم أدوار ومسؤوليات واضحة، وأنهم يفهمون أهداف وغايات المشروع.

تطوير خطة المشروع

تحدد خطة المشروع المهام والجداول الزمنية والموارد المطلوبة لإكمال المشروع. من المهم وضع خطة مشروع مفصلة تتضمن جميع أنشطة المشروع والمعالم والتبعيات. يجب أن تتضمن خطة المشروع أيضًا خطة لإدارة المخاطر، لتحديد وتخفيف المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على المشروع.

 تمويل المشاريع

تمويل المشروع هو عنصر حاسم في مرحلة بدء المشروع. من المهم تأمين التمويل الكافي لضمان إكمال المشروع بنجاح. يجب أن تتضمن ميزانية المشروع جميع تكاليف المشروع، بما في ذلك الموظفين والمعدات والمواد والنفقات العامة.

تأسيس حوكمة المشروع

إدارة المشروع هي الإطار المستخدم لإدارة المشروع والتحكم فيه. من المهم إنشاء هيكل حوكمة للمشروع تتضمن أدوارًا ومسؤوليات واضحة وبروتوكولات اتصال وعمليات صنع القرار. يجب أن يضمن هيكل إدارة المشروع أن جميع أصحاب المصلحة يشاركون في المشروع، وأن هناك مساءلة واضحة عن نتائج المشروع.

إطلاق المشروع

بمجرد الانتهاء من جميع مكونات مرحلة بدء المشروع، فقد حان الوقت لبدء المشروع. يجب أن يشمل إطلاق المشروع اجتماعًا أوليًا، حيث يمكن لفريق المشروع وأصحاب المصلحة مراجعة نطاق المشروع وأهدافه وخطته. يجب أن يتضمن إطلاق المشروع أيضًا خطة اتصال، لضمان إبلاغ جميع أصحاب المصلحة بالمشروع والتقدم المحرز فيه.

في الختام

مرحلة بدء المشروع هي مرحلة حاسمة في دورة حياة المشروع. من خلالها تضع الأساس للمشروع بأكمله وتضمن أن يكون المشروع قابلاً للتطبيق ومُحددًا جيدًا وحسن. من خلال استثمار الوقت والجهد في مرحلة بدء المشروع، يمكن للمنظمات زيادة فرص تحقيق نجاح المشروع. من المهم الاقتراب من مرحلة بدء المشروع من خلال دراسة متأنية والاهتمام بالتفاصيل للتأكد من أن المشروع يتماشى مع أهداف المنظمة، وأن جميع أصحاب المصلحة لديهم فهم واضح لنطاق المشروع والميزانية والجدول الزمني. تمهد هذه المرحلة الطريق لتحقيق نتيجة ناجحة للمشروع، وتساعد على تحقيق النتائج المرجوة.

الأسئلة الشائعة

إلى أي مدى يجب أن تكون خطة المشروع مفصلة في مرحلة بدء المشروع؟

فكر في مدى تعقيد المشروع، وعدد الأشخاص المشاركين، ومهارات هؤلاء الأشخاص وخبراتهم. يمكن أن تلعب كل هذه العوامل دورًا في اتخاذ قرار بشأن مدى تفصيل خطتك. اجعل خطتك مفصلة بما يكفي بحيث يكون الناس واضحين بشأن المخرجات ويعرفون ما هو متوقع منها.

ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها في هذه المرحلة للحد من مخاطر المشروع؟

تحتاج إلى التفكير في نهاية المشروع. تخيل ما هي العقبات التي يمكن أن تحول دون اكتمال المشروع بنجاح. ثم تراجع واسأل نفسك كيف يمكنك إزالة العقبات، وتجاوز حواجز الطرق، وإزالة العقبات الآن. يعد هذا أحد أفضل الاستخدامات لوقتك في البداية، أي اتخاذ خطوات لتقليل هذه الأشياء أو إزالتها قبل أن تحدث لتعطل أو تأخير مشروعك.

ما الفرق بين مرحلة بدء المشروع ومرحلة تخطيط المشروع؟

أثناء مرحلة بدء المشروع، تقوم بتحديد مشروعك على مستوى عالٍ من أجل إظهار قيمته التجارية. بمجرد تأمين قبول أصحاب المصلحة الرئيسيين وإثبات أن مشروعك ممكن، تنتقل بعد ذلك إلى مرحلة تخطيط المشروع. هذا عندما تضع أهدافك المحددة، والمخرجات، وخارطة طريق المشروع بمزيد من التفصيل. فكر في الأمر بهذه الطريقة - فأنت تريد تقديم معلومات كافية لتأمين الموافقة أثناء مرحلة البدء، ثم قضاء بعض الوقت في تسوية تفاصيل تخطيط المشروع بعد حصولك على الضوء الأخضر.

لماذا تعد مرحلة بدء المشروع مهمة؟

تعتبر مرحلة بدء المشروع حاسمة لأنها تحدد الأساس للمشروع بأكمله. تبدأ بتحديد نطاق المشروع، وأصحاب المصلحة الرئيسيين، وتأسيس هيكل إدارة المشروع، ووضع توقعات المشروع. من خلال استثمار الوقت والجهد في مرحلة بدء المشروع، يمكن للمنظمات والشركات ضمان أن المشروع قابل للتطبيق، ومحدّد جيدًا، ومُدار بشكل جيد، مما يزيد من احتمالية نجاح المشروع.

المصادر

https://easy.bi/blog/project-start-up-phase/

https://asana.com/resources/project-initiation