كمدير مشروع، جزء كبير من دورك هو كتابة خطط المشروع التي تساعدك على إبقاء المشاريع في المسار الصحيح. ولكن هذا ليس كل ما يجب أن تفعله خطة المشروع.
يمكن القول إن خطة المشروع هي أهم وثيقة ستقوم بإنشائها للمشروع. في جوهرها، يجب أن تنقل الخطة نهج مشروعك والعملية التي سيستخدمها فريقك لإدارة المشروع وفقًا للنطاق.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على ماهية خطة المشروع وكيفية تطوير عملية تخطيط قوية لتوجيه فريقك ومشاريعك نحو النجاح.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
يمكن القول إن خطة المشروع هي أهم وثيقة ستقوم بإنشائها للمشروع. في جوهرها، يجب أن تنقل الخطة نهج مشروعك والعملية التي سيستخدمها فريقك لإدارة المشروع وفقًا للنطاق.
دعونا نلقي نظرة فاحصة على ماهية خطة المشروع وكيفية تطوير عملية تخطيط قوية لتوجيه فريقك ومشاريعك نحو النجاح.
{tocify} $title={ محتويات المقال }
ما هي خطة المشروع؟
خطة المشروع Project Plan - التي تسمى أحيانًا خطة العمل - هي مخطط للأهداف والغايات والمهام التي يحتاج فريقك إلى تحقيقها لمشروع معين. يجب أن تتضمن خطة مشروعك معلومات حول الجدول الزمني لمشروعك ونطاقه وتواريخ الاستحقاق والتسليمات لجميع مراحل دورة حياة المشروع. ولكن لا يتم إنشاء جميع عمليات تخطيط المشاريع بشكل متساوٍ، مما يدفع بعض الفرق إلى عدم استغلالها بشكل كامل أو تخطيها بالكامل. لكتابة خطة مشروع فعالة، يجب أن تكون منهجيًا ومحددة وواضحة عندما يتعلق الأمر بأفكارك واستراتيجية التنفيذ.يجب أن تجيب أي خطة المشروع الفعالة على الأسئلة التالية:
- ما هي الإنجازات الرئيسية؟
- كيف سنصل إلى تلك التسليمات والموعد النهائي؟
- من هم أعضاء فريق المشروع، وما هو الدور الذي سيلعبونه في تلك النتائج؟
- من هم أصحاب المصلحة الذين يتعين عليهم تقديم ملاحظاتهم بشأن المخرجات، ومتى؟
- متى سيحقق الفريق الإنجازات؟
تقوم خطة المشروع بتوصيل هذه المعلومات بطريقة بسيطة ومباشرة حتى يفهم الجميع بوضوح الأهداف وكيفية مساهمتها في نجاح المشروع. وقد تكون مصحوبة أيضًا بوثائق تخطيط أخرى، مثل ميثاق المشروع أو تقييم المخاطر أو خطة الاتصال.
☆ نقدم أهم المقالات ذات الصلة:
لماذا تعتبر خطة المشروع مهمة؟
خطة المشروع تمهد الطريق للمشروع بأكمله. وبدون ذلك، فإنك تفتقد خطوة حاسمة في عملية إدارة المشروع الشاملة. عندما تبدأ في مشروع دون أهداف أو أهداف محددة، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عمل غير منظم، والإحباط. توفر خطة إدارة المشروع الواضحة والمكتوبة توجيهًا أساسيًا لجميع أصحاب المصلحة، مع الحفاظ على مساءلة الجميع أيضًا. إنه يؤكد أن لديك الموارد التي تحتاجها للمشروع قبل أن يبدأ فعليًا.تسمح لك خطة المشروع أيضًا، باعتبارك الشخص المسؤول عن قيادة التنفيذ، بالتنبؤ بأي تحديات محتملة قد تواجهها بينما لا يزال المشروع في مراحل التخطيط. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن المشروع سيكون قابلاً للتنفيذ، أو تصحيح المسار إذا لزم الأمر. وفقا لدراسة أجراها معهد إدارة المشاريع، هناك علاقة قوية بين تخطيط المشروع ونجاح المشروع - كلما كانت خطتك أفضل، كلما كانت نتائجك أفضل. لذا، فإن التغلب على مرحلة التخطيط يؤدي أيضًا إلى تحسين كفاءة المشروع ونتائجه.
ما هي مكونات خطة المشروع؟
الأجزاء الثلاثة الرئيسية لخطة المشروع هي النطاق والميزانية والجدول الزمني. وهي تنطوي على الجوانب التالية:النِطَاق: يحدد النطاق ما سيفعله فريق المشروع وما لن يفعله. فهو يأخذ رؤية الفريق وما يريده أصحاب المصلحة ومتطلبات العميل ثم يحدد ما هو ممكن. كجزء من تحديد نطاق المشروع، يجب على مدير المشروع تحديد أهداف الأداء.
الميزانية: ينظر مديرو المشاريع إلى القوى العاملة والموارد الأخرى المطلوبة لتحقيق أهداف المشروع لتقدير تكلفة المشروع.
الجدول الزمني: ويكشف هذا عن طول الوقت المتوقع لإكمال كل مرحلة من مراحل المشروع ويتضمن جدولاً زمنيًا للمعالم التي سيتم تحقيقها.
7 خطوات لكتابة خطة المشروع لإبقائك على المسار الصحيح
لإنشاء خطة واضحة لإدارة المشروع، تحتاج إلى طريقة لتتبع جميع الأجزاء. بغض النظر عن نوع المشروع الذي تخطط له، يجب أن تحتوي كل خطة عمل على ما يلي:- أهداف وغايات المشروع
- مقاييس النجاح
- أصحاب المصلحة والأدوار
- النطاق والميزانية
- المعالم والتسليمات وتبعيات المشروع
- الجدول الزمني
- خطة الاتصال
الخطوة 1: تحديد أهدافك وغاياتك
أنت تعمل على خطة المشروع هذه لسبب ما، من المحتمل أن يوصلك أنت أو فريقك أو شركتك إلى الهدف النهائي. ولكن كيف ستعرف إذا كنت قد وصلت إلى هذا الهدف إذا لم يكن لديك طريقة لقياس النجاح؟يجب أن يكون لكل خطة مشروع ناجحة نتيجة واضحة ومرغوبة. تحديد أهدافك يوفر الأساس المنطقي لخطة المشروع الخاص بك. كما أنه يبقي الجميع على نفس الصفحة ويركزون على النتائج التي يريدون تحقيقها. علاوة على ذلك، تظهر الأبحاث أن الموظفين الذين يعرفون كيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف الشركة لديهم تحفيز مضاعف.
الخطوة 2: تعيين مقاييس النجاح
بمجرد تحديد أهدافك، تأكد من أنها قابلة للقياس من خلال تحديد مقاييس النجاح الرئيسية. على الرغم من أن هدفك يمثل النتيجة المقصودة، إلا أنك تحتاج إلى مقاييس النجاح لإعلامك بما إذا كنت تعمل على المسار الصحيح لتحقيق هذه النتيجة أم لا. أفضل طريقة للقيام بذلك هي تحديد أهداف ذكية. باستخدام أهداف SMART، يمكنك التأكد من أن مقاييس نجاحك واضحة وقابلة للقياس، حتى تتمكن من الرجوع إلى نهاية مشروعك ومعرفة ما إذا كنت قد حققتها أم لا بسهولة.الخطوة 3: تحديد أصحاب المصلحة والأدوار
عادةً ما يعني تشغيل المشروع إشراك المتعاونين في تنفيذه. في خطة إدارة المشروع، حدد أعضاء الفريق الذين سيكونون جزءًا من المشروع وما هو دور كل شخص. سيساعدك هذا على تحديد المسؤول عن كل مهمة والسماح لأصحاب المصلحة بمعرفة كيف تتوقع مشاركتهم.أثناء هذه العملية، تأكد من تحديد الأدوار والمسؤوليات المختلفة التي قد يتحملها أصحاب المصلحة لديك. على سبيل المثال، من المسؤول المباشر عن نجاح المشروع؟ كيف يتم تنظيم فريق المشروع؟ ما هي الجهات المعنية متعددة الوظائف التي ينبغي تضمينها في خطة المشروع؟ هل هناك أي عوامل لإدارة المخاطر تحتاج إلى تضمينها؟
وبعد ذلك، بمجرد تحديد جميع الأدوار وأصحاب المصلحة، تأكد من تضمين تلك الوثائق في خطة مشروعك.
الخطوة 4: حدد ميزانيتك
من خلال تحديد ميزانية مشروعك أثناء مرحلة تخطيط المشروع (وقبل بدء الإنفاق)، يمكنك الحصول على الموافقة وتتبع التقدم بسهولة أكبر واتخاذ قرارات ذكية واقتصادية أثناء مرحلة تنفيذ مشروعك. إن معرفة ميزانيتك مسبقًا تساعدك في إدارة الموارد، مما يضمن بقاءك ضمن النطاق المالي الأولي للمشروع. يساعدك التخطيط على تحديد تكلفة أجزاء مشروعك، دون ترك مجال للمفاجآت لاحقًا.نظرًا لأنك حددت بالفعل أهدافك وأصحاب المصلحة كجزء من خطة مشروعك، فاستخدم هذه المعلومات لتحديد ميزانيتك. على سبيل المثال، إذا كان هذا مشروعًا متعدد الوظائف يتضمن أقسامًا متعددة، فهل ستقوم الأقسام بتقسيم تكلفة المشروع؟ إذا كان لديك مقياس هدف محدد مثل الحاضرين في الحدث أو المستخدمين الجدد، فهل تدعم ميزانيتك المقترحة هذا المسعى؟
الخطوة 5: التوافق مع المعالم والتسليمات وتبعيات المشروع
جزء مهم من التخطيط لمشروعك هو تحديد المعالم أو الأهداف المحددة التي تمثل إنجازًا. لا تتطلب المراحل الرئيسية تاريخًا للبدء والانتهاء، ولكن الوصول إلى أحدها يمثل إنجازًا كبيرًا خلال مشروعك. يتم استخدامها لقياس التقدم. على سبيل المثال، لنفترض أنك تعمل على تطوير منتج جديد لشركتك. إن تحديد حدث رئيسي في الجدول الزمني لمشروعك عند الانتهاء من النموذج الأولي سيساعدك على قياس التقدم الذي أحرزته حتى الآن.من ناحية أخرى، فإن تسليم المشروع هو ما يتم إنتاجه فعليًا بمجرد تحقيق معلم رئيسي. في مثالنا الخاص بتطوير المنتج، حققنا إنجازًا بارزًا عندما أنتجنا التسليم، والذي كان بمثابة النموذج الأولي. يمكنك أيضًا استخدام تبعيات المشروع، وهي المهام التي لا يمكنك البدء بها حتى تنتهي المهام الأخرى. تضمن التبعيات أن العمل يبدأ فقط عندما يصبح جاهزًا. بالاستمرار في المثال، يمكنك إنشاء تبعية مشروع لطلب موافقة من قائد المشروع قبل بدء اختبار النموذج الأولي.
يمكنك استخدام قوالب وجداول لتنسيق العمل بالاستعانة بمنصة Monday.com التي تمكنك بسهولة تنظيم مشروعك حول التسليمات والتبعيات والمعالم الرئيسية. بهذه الطريقة، يتمتع كل فرد في الفريق برؤية واضحة للعمل ضمن نطاق مشروعك، والمعالم الرئيسية التي سيعمل فريقك على تحقيقها.
الخطوة 6: حدد الجدول الزمني
من أجل تحقيق أهداف مشروعك، تحتاج أنت وأصحاب المصلحة إلى الوضوح بشأن الجدول الزمني العام لمشروعك. يمكن أن تساعدك المواءمة مع الإطار الزمني لديك على تحديد الأولويات بشكل أفضل أثناء جلسات التخطيط الاستراتيجي.في قالب خطة العمل، ابدأ بتقسيم مشروعك إلى مهام، مع ضمان عدم تخطي أي جزء من العملية. ويمكن أيضًا تقسيم المهام الأكبر إلى مهام فرعية أصغر، مما يجعلها أكثر قابلية للإدارة.
بعد ذلك، خذ كل مهمة ومهمة فرعية، وقم بتعيين تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لها. ستبدأ في رؤية كل شيء معًا بشكل مرئي في جدول زمني متماسك للمشروع. تأكد من إضافة أصحاب المصلحة، مع تحديد من يفعل ماذا ومتى.
مقال ذو صلة: استراتيجيات إدارة الوقت ودورها في نجاح المشروع
الخطوة 7: مشاركة خطة الاتصال
لقد أثبتنا أن معظم المشاريع تشمل العديد من أصحاب المصلحة. وهذا يعني أن أساليب الاتصال ستختلف فيما بينها. لديك فرصة لتحديد توقعاتك مقدمًا لهذا المشروع بالذات في خطة مشروعك. يعد وجود خطة اتصال أمرًا ضروريًا للتأكد من أن الجميع يفهمون ما يحدث، وكيفية تقدم المشروع، وما يحدث بعد ذلك. وفي حالة ظهور عائق، سيكون لديك بالفعل نظام اتصال واضح.أثناء قيامك بتطوير خطة الاتصال الخاصة بك، فكر في الأسئلة التالية:
- كم عدد الاجتماعات المتعلقة بالمشروع التي تحتاج إلى عقدها؟ ما هي أهدافهم؟
- كيف ستدير تحديثات حالة المشروع؟ أين ستشاركهم؟
- ما الأداة التي ستستخدمها لإدارة المشروع وإبلاغ التقدم والتحديثات؟
تأكد من إمكانية الوصول بسهولة إلى خطة الاتصال الخاصة بك ضمن خطة مشروعك. يجب أن يتمكن أصحاب المصلحة والمتعاونون متعددو الوظائف من العثور بسهولة على هذه الإرشادات أثناء مرحلتي التخطيط والتنفيذ لمشروعك.
أدوات وبرامج تساعد في خطة المشروع
تخطيط المشاريع وبرامج إدارة المشاريع تسهل عملية مراقبة خطة المشروع. تدعم أفضل الأدوات التعاون بين أصحاب المصلحة، وتتمتع بواجهات مستخدم بديهية وتوفر تتبعًا مدمجًا للوقت وإعداد الفواتير.monday.com
يمكنك استخدامها لإنشاء لوحات بصرية تعكس جميع جوانب مشروعك، وتصور وتخطيط العمل بشكل فعال باستخدام مختلف العروض مثل لوحة Kanban والتقويم والجدول الزمني والرسم البياني لجانت، وغيرها. كما يمكنك الاستفادة من لوحات المعلومات المخصصة للحصول على نظرة عامة عن تقدم مشروعك والجداول الزمنية والميزانيات. تتميز المنصة أيضًا بقدرتها على الاتصال مع الأدوات الأخرى المفضلة لديك من خلال التكاملات، مثل Slack وDropbox وAdobe Creative Cloud وغيرها. توفر المنصة أيضًا خيارات الأتمتة لتبسيط العمليات وتركيز الجهود على المهام الهامة. (راجع مقال: مراجعة شاملة لمنصة monday.com لإدارة المشاريع)
Teamwork
Teamwork هي منصة شاملة لإدارة المشاريع تهدف إلى تمكين التعاون وتحسين الإنتاجية. توفر المنصة مجموعة واسعة من الأدوات والميزات التي تساعدك في تنظيم المشاريع وإدارة المهام ومتابعة التقدم. يمكنك إنشاء مشاريع وفرق عمل وتعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وتوزيع الموارد وتتبع التقدم بشكل مرئي
ClickUp
تتيح لك ClickUp إنشاء مشاريع وتنظيم المهام وتعيين المواعيد وتتبع التقدم. يمكنك تخصيص تجربة العمل الخاصة بك باستخدام العروض المختلفة مثل عرض اللوحة والجدول الزمني والمخطط البياني وعرض القوائم العمل والمزيد. تتميز ClickUp أيضًا بأنها توفر مجموعة واسعة من التكاملات مع الأدوات الأخرى مثل Google Calendar وSlack وZoom وغيرها، مما يتيح لك توحيد تدفق العمل وتحسين التنسيق بين الفرق.
3 نصائح قبل أن تبدأ خطة المشروع
قبل أن تتعمق، تذكر هذه النقاط المهمة حول خطط المشروع:- يجب أن تكون خطة المشروع أكثر من مجرد خريطة طريق؛ لإعطاء العميل رؤية كاملة للمشروع، يجب أن يتم دمجها مع تقدير وبيان العمل أيضًا.
- إن استكمال عملية تخطيط المشروع ليس بالأمر الصعب، ولكنه يستغرق وقتًا. وهذا ليس شيئًا لمرة واحدة. يمكنك إنشاء خطة ومن ثم تحسينها باستمرار.
- لا تضيع كل جهدك في صنع شيء لن يراه أحد سواك. احصل على المزيد منه عن طريق تحويله إلى عرض تقديمي للعملاء حتى يتمكنوا من فهم قيود العمل ونطاقه بشكل أفضل. سيساعدهم ذلك أيضًا على فهم ما إذا كان العمل المقترح سيحقق ما يريدون وما إذا كانت عملية إدارة المشروع التي تقترحها ستحقق النتائج التي يدفعون مقابلها.
في الختام
تعد خطة المشروع عملية أساسية تضع الأساس للتنفيذ الناجح للمشروع. وتتضمن تحديد أهداف المشروع، وتحديد المهام والموارد، وإنشاء جدول زمني، ووضع خطة للاتصالات وإدارة المخاطر. توفر خطة المشروع المطورة جيدًا الوضوح والتوجيه والهيكلة لفريق المشروع بأكمله، مما يمكنهم من العمل نحو هدف مشترك بفعالية.
طوال مرحلة تخطيط المشروع، من الضروري إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين، وجمع مدخلاتهم، ومعالجة أي مخاوف أو قيود. يضمن هذا النهج التعاوني أن تتماشى خطة المشروع مع الأهداف التنظيمية وتلبي توقعات جميع الأطراف المعنية.
ومن خلال وجود أساس متين، تعمل خطة المشروع كنقطة مرجعية لاتخاذ القرار وتمكن من إجراء التعديلات دون المساس بالأهداف العامة للمشروع.
طوال مرحلة تخطيط المشروع، من الضروري إشراك أصحاب المصلحة الرئيسيين، وجمع مدخلاتهم، ومعالجة أي مخاوف أو قيود. يضمن هذا النهج التعاوني أن تتماشى خطة المشروع مع الأهداف التنظيمية وتلبي توقعات جميع الأطراف المعنية.
ومن خلال وجود أساس متين، تعمل خطة المشروع كنقطة مرجعية لاتخاذ القرار وتمكن من إجراء التعديلات دون المساس بالأهداف العامة للمشروع.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن تعديل خطة المشروع؟
نعم، يمكن تعديل خطة المشروع حسب الحاجة. التعديلات قد تكون نتيجة لتغيرات في المتطلبات أو الموارد أو المواعيد النهائية. يجب إدارة التغييرات بعناية وتوثيقها بشكل مناسب للحفاظ على شفافية واتساق الخطة.
كيف يمكن ضمان نجاح خطة المشروع؟
لضمان نجاح خطة المشروع، يمكن اتخاذ الإجراءات التالية:
- تحديد أهداف واقعية قابلة للقياس والتحقق.
- ضمان تشارك جميع الأطراف المعنية في إعداد الخطة وتوافقهم عليها.
- تخصيص الموارد بشكل فعال وفقًا لاحتياجات المشروع.
- مراقبة وتقييم تقدم المشروع بانتظام واتخاذ إجراءات تصحيحية عند الحاجة.
- إدارة المخاطر بشكل فعال وتنفيذ استراتيجيات للتعامل مع التحديات المحتملة.
- توفير آليات فعالة للتواصل والتنسيق بين أعضاء الفريق والشركاء المعنيين.
- تعزيز التعلم المستمر من الخبرات السابقة وتحسين العمليات في المشاريع المستقبلية.
ما هو المشروع؟
المشروع هو جهود مؤقتة تُنفَّذ لتحقيق هدف محدد. يتم تنفيذ المشروعات عادةً بواسطة فرق مختصة تعمل معًا لتحقيق النتائج المحددة في إطار زمني محدود وبموارد محدودة.
ما هو هدف المشروع؟
هدف المشروع هو النتيجة المحددة التي يهدف إلى تحقيقها المشروع. يتعين توضيح الأهداف بوضوح لضمان التوجيه الصحيح لجميع أعضاء الفريق والشركاء المعنيين.